Реферат: Архивный отдел Администрации Михайловского района

Архивный отдел Администрации Михайловского района Алтайского края,
с. Михайловское




Утверждаю

Секретарь Администрации

Михайловского района

______________ С.В. Варенова







30.12.2010

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

№ 01-50

на 2011 год









Индексы

дел

Заголовки дел

Кол-во дел, томов

Сроки хранения и номера статей по типовому перечню

Примечания




1

2

3

4

5

01-01

Постановления, распоряжения Администрации района (копии)




ДМН

ст. 19-а ПТ

Относящиеся к деят.отдела -постоянно

01-02

Решения ЭПМК, коллегии управления Алтайского края по культуре и архивному делу, инструкции, методические указания, положения по вопросам архивного дела (копии)




ДМН

ст. 18-б ПТ

Относящиеся к деят.отдела -постоянно

01-03

Утвержденное Положение об отделе




Постоянно

ст.55-а ПТ




01-04

Должностные инструкции работников отдела

а) примерные

б) индивидуальные





ДЗН

75 лет, ст.77-а ПТ

В составе

личных дел

01-05

Документы о работе отдела (годовые план и отчет, график, объяснительные записки к ним, информации в УАД)




Постоянно

ст.290, 475,

467-б ПТ




01-06

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 01.01…




Постоянно

ст.246 ПТ

В составе

годового отчета

01-07

Документы проверок работы отдела управлением края по культуре и архивному делу




Постоянно

ст.173-а ПТ




01-08

Приемо-сдаточные акты, составленные при смене начальника отдела и приложения к ним




Постоянно

ст.79-а ПТ




01-09

Список фондов архива (книга)




Постоянно

ст.247 ПТ




01-10

Дела фондов (исторические справки, акты приема-передачи, переработки и усовершенствования, о выделении к уничтожению, описания, листы и акты проверок наличия, о выдаче дел во временное пользование) (отдельно на каждый фонд с дополнительным индексом по списку фондов)




Постоянно

ст.246 ПТ

Хранить на месте до выбытия фонда

01-11

Контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПМК или согласованных архивным отделом (отдельно на каждый фонд с дополнительным индексом по списку фондов)-«страховые экземпляры»




Постоянно

ст.248 ПТ

Хранить на месте до выбытия фонда, 2-е и 3-и экземпляры раздельно

01-12

Рабочие экземпляры описей дел, утвержденных ЭПМК или согласованных архивным отделом (отдельно на каждый фонд с дополнительным индексом по списку фондов)




Постоянно

ст.248 ПТ

Хранить на месте до выбытия фонда

01-13

Реестр описей дел (книга)




Постоянно

ст.532 ПТ




01-14

Карточки фондов




Постоянно

ст.246 ПТ




01-15

Листы фондов




Постоянно

ст.246 ПТ




01-17

Книга учета поступления документов




Постоянно

ст.258-г ПТ




01-18

Журнал учета переработки фондов и усовершенствования описей




ДМН

ст. 258-в ПТ

Не менее 5 лет после заведения нового

01-19

Журнал учета описей, утвержденных ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу




ДМН

ст. 258-в ПТ

Не менее 5 лет после заведения нового

01-20

Книга учета поступления фотодокументов




Постоянно

ст.258-а ПТ

Хранить на месте

01-21


Описи фотодокументов, утвержденные ЭПМК УАК по КиАД




Постоянно

ст.74-а ПТ




01-22


Дела по формированию коллекции фотодокументов (договора и акты приема-передачи, листы и акты проверок наличия, о выдаче дел во временное пользование и другие документы о состоянии коллекции и работе с ней)




Постоянно

ст.246 ПТ

Хранить на месте до выбытия фонда

01-23


Журнал учета закартонированных дел




5 лет, решение ЭПМК

После заведения нового

01-23/1


Журнал учета подшивки дел




5 лет, решение ЭПМК

После заведения нового

01-23/2


Журнал учета восстановления угасающих текстов




5 лет, решение ЭПМК

После заведения нового

01-23/3


Журнал учета реставрации дел




5 лет, решение ЭПМК

После заведения нового

01-24

Журнал учета инициативных информаций




ДМН

ст.258 ПТ

После заведения нового

01-24/1

Журнал учета выставок документов




ДМН

ст.258 ПТ

После заведения нового

01-24/2

Журнал учета опубликованных статей и подборок документов, подготовленных по материалам архива




ДМН

ст.258 ПТ

После заведения нового

01-24/3

Журнал учета радиопередач, подготовленных по материалам архива




ДМН

ст.258 ПТ

После заведения нового

01-24/4

Журнал учета подготовленных и проведенных лекций




ДМН

ст.258 ПТ

После заведения нового

01-25

Информационные документы, подготовленные по материалам архива (статьи, публикации, тексты радиотелепередач, лекций, планы выставок, копии инициативных информаций, подготовленных сотрудниками отдела)




Постоянно

ст.537 ПТ




01-26

Журнал учета текущих изменений в составе и объеме фондов




ДМН

ст.258 ПТ

После заведения нового

01-27

Журнал регистрации посещений архива исследователями




3 года

ст.259-а ПТ

После заведения нового

01-28

Анкеты исследователей, работающих в архивном отделе




10 лет

ст.250,251 ПТ




01-29

Книга выдачи дел из хранилища для работы в читальном зале




3 года

ст.259-е ПТ

После заведения нового

01-30

Журнал учета дел, выданных во временное пользование фондообразователям, правоохранительным, следственным органам и прокуратуре




3 года

ст. 259-е ПТ

После заведения нового и возвращения дел

01-31

Утвержденный список учреждений, организаций, предприятий, документы которых подлежат приему в архив, дополнения и изменения к нему. Список владельцев личных фондов и коллекций документов




Постоянно

ст.19-а ПТ




01-32

Соглашения и договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства между архивным отделом и организациями района (государственными и негосударственными)




Постоянно

ст.254 (1) ПТ




01-33

Описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, находящихся на ведомственном хранении




Постоянно

ст.248-а ПТ

Отдельное дело на каждую организацию с дополнительным индексом по списку комплектования

01-34

Документы о работе и состоянии архивов организаций и предприятий – источников комплектования (положения об архиве и ЭК, приказы о создании и составе ЭК, о назначении ответственного за делопроизводство и архив, номенклатуры дел, акты на уничтожение дел временного хранения, паспорта архива (ф.№5), справки проверок, о причинах отсутствия дел по описям, переписка с учреждением, типовые и индивидуальные инструкции по делопроизводству, исторические справки – до первой передачи дел в архив)




10 лет

решение ЭПМК от 23.05.99№6

(после выбытия из списка комплектования)

Отдельное дело на каждую организацию с дополнительным индексом по списку комплектования

01-35

Карточки учета работы с учреждениями




10 лет

решение ЭПМК

После выбытия из списка комплектования

01-36

Заключения экспертов ЭПМК, руководителя архивного органа на описи дел, акты, номенклатуры дел, исторические справки




5 лет

ст.29 ПТ

После утверждения описей

01-37

Документы по проведению семинаров, совещаний, консультаций по делопроизводству (планы, списки участников, тексты выступлений, образцы документов)




10 лет

решение ЭПМК




01-38

Журнал учета проведения тематических и комплексных проверок




ДМН

решение ЭПМК




01-39

Журнал учета проведения семинаров, индивидуальных консультаций по вопросам делопроизводства и ведения архива




ДМН

решение ЭПМК




01-40

Картотека по истории учреждений района (местонахождение документов по личному составу)




Постоянно

ст.532 ПТ

Хранить на месте, в качестве НСА

01-41

Журнал регистрации тематических запросов граждан и организаций




5 лет ст. 252 ПТ

После заведения нового

01-42

Тематические запросы и копии ответов на них (архивные справки, выписки, архивные копии и т.п.)




5 лет ст. 253 ПТ




01-43

Журнал регистрации заявлений граждан и запросов организаций по наведению справок социально-правового характера




5 лет ст. 252 ПТ

После заведения нового

01-44

Заявления граждан и организаций по наведению справок социально-правового характера и копии ответов на них (архивные справки, выписки, архивные копии и т.п.)




5 лет ст. 253 ПТ




01-45

Инвентарные книги для записи книжного фонда архивного отдела (литература по краеведению, методическая, законодательные акты, периодические издания – журналы по архивоведению)




Постоянно

ст.532 ПТ




01-46

Журнал регистрации входящих документов




3 года

ст.258-гПТ




01-47

Журнал регистрации исходящих документов




3 года

ст.258-г ПТ




01-48

Журнал учета работы с ведомственными архивами учреждений и организаций – источников комплектования




ДМН

ст.258 ПТ

После заведения нового

01-49

Журнал учета ксерокопий, выданных по запросам учреждений и заявлениям граждан




ДМН

ст.259-д ПТ

После заведения нового

01-50

Утвержденная номенклатура дел отдела




Постоянно

ст.200-а ПТ

По месту разработки

01-51

«Консульские» запросы граждан и организаций по наведению справок социально-правового характера и копии ответов на них (архивные справки, выписки, архивные копии и т.п.)




5 лет ст. 253 ПТ

По заявлениям, поступившим

из-за пределов РФ, в том числе из стран СНГ

01-52

Журнал регистрации «консульских» запросов граждан и организаций по наведению справок социально-правового характера




5 лет ст. 252 ПТ

По заявлениям, поступившим

из-за пределов РФ, в том числе из стран СНГ.

После заведения нового

01-53

Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел) во временное пользование фондообразователям, правоохранительным, следственным органам и прокуратуре




3 года

ст. 251 ПТ

После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 л. ЭПК




Номенклатуру составила:







Начальник архивного отдела




Л.А. Савицкая

30.12.2010

^ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в архивном отделе администрации : (заполнять обязательно)
По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой ЭПМК

1

2

3

4

Постоянного










Долговременного (свыше 10 лет)










Временного (до 10 лет включительно)










ИТОГО













Начальник архивного отдела




Л.А. Савицкая



Номенклатура составлена по функциональному принципу.

При составлении номенклатуры использованы:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Министерством культуры от 25.08.2010 №558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010, рег.№18380 (ПТ, М, 2010)

Решения ЭПМК Управления Алтайского края по культуре и архивному делу об установлении сроков хранения некоторых видов документов, не предусмотренных Перечнем.