Реферат: Информация (от лат. Informatio) означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. Ссер. 20х гг

1. Информация и ее роль в управлении

Информация (от лат. Informatio) означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях или процессах не зависимо от формы их представления. (Опре-е из ФЗ «Об ИИиЗИ»).

Существует 2 подхода к сущности информации:

атрибутивный – инфа рассматривается как неотъемлемое внутренне свойство всех материальных объеутов

функциональных – инфы в неживой природе не существует, т.к. она образуется лишь в процессе деятельности.

Инфа состоит из данных, которые приобретают характер информации когда их начинают обрабатывать и использовать в управлении. Информационный процесс – кругооборот инфы в системе управления, движение инфы от объекта к субъекту и наоборот.

Инфа бывает (характеристики):

постоянная и переменная

первичная и производная

системная (=унифицированная) и несистемная

по форме отображения:

- визуальная

- аудио

- видео

- в электронном виде

входящая и исходящая

ретроспективная и оперативная

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все ор­ганы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движении. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и яв­ляются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Информация является основой управления. С ее помощью реализуют­ся связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций. Информация, используемая для целей управле­ния, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов. Информация на глобальном уровне выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами обществен­ной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в организациях, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодей­ствие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами. (из диссертации Ларина М.В.)


2. ^ Классификация инф-и и ее роль в ИОУ

ГОСТ 6.011-87 дал следующее определение понятию «классификация». Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами.

Классификация фиксирует закономерные связи между объектами с целью определения места объекта в системе, которая указывает на его свойства. С этой точки зрения, классификация является важнейшим средством создания системы хранения и поиска информации. Классификация носит всеобщий характер вследствие той роли, которую она может играть как инструмент научного познания, прогнозирования и управления. Подлинно научная классификация отражает систему знаков, присущих отражаемым в ней объектам реальной действительности. Такая классификация содействует развитию науки. Являясь важнейшим инструментом научного и одновременно выполняя функцию объективного отражения и фиксации результатов этого познания, классификация находит широкое практическое применение во всех областях человеческой деятельности.

Названные возможности классификации обусловили ее использование и в такой сфере как управление. А т.к. с момента зарождения аппарата управления и до настоящего времени функционирование этого аппарата невозможно без четко налаженной работы с документами, классификация документов и разработка специальных схем классификации документов является очень важной проблемой.

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижении информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них. И для осуществления всех этих задач необходима классификация информации, которая осуществляется при помощи методов классификации.


3. ^ Значение международных и государственных стандартов для проектирования систем ИОУ (только про мжд классификаторы)

Обмен опытом и координация давно стали необходимостью во всех отраслях экономики, и разработка и внедрение стандартов – обин из старейших, но по-прежнему эффективных механизмов, обеспечивающих согласованность действий и широкое распространение наилучших методов работы. Как государственные, так и международные стандарты носят обычно рекомендательный характер, но если стандарт становится общепринятым в какой-либо отрасли, он становится обязательным де-факто. Так произошло со стандартами ИСО 9000 по управлению качеством, и со стандартом требований к системам электронного документооборота DoD 5015.2.

Среди требований ISO9000 большое место уделяется правильной организации делопроизводства и документооборота: созданию и поддержанию многочисленных внутренних нормативных документов, тщательному документированию всех производственных и деловых процессов. Чтобы пройти сертификации, компания должна иметь достойное управление документацией. Широкое внедрение ISO9000 стало одним из главных факторов, стимулирующим инвестиции в развитие делопроизводства, повышение статуса службы ДОУ и ее сотрудников во внутренней иерархией компании.


4.^ ИОУ в организации (информационная инфраструктура организации)

Большинство организаций представляют собой открытые системы, каждая имеет внешнюю и внутреннюю среду. Под внутр.средой понимаются элементы системы: люди, технологии, цели, задачи, структура, т.е. то, чем управляют с помощью менеджмента. Внешняя среда – то, чем нельзя управлять. В основе взаимодействия сред лежит обмен инф-ей, тогда внеш.среда=внеш.информационная среда. Она делится на:

среду прямого информац.воздействия. Факторы влияния среды прямого воздействия: поставщики, законы и органы гос.власти, потребители, конкуренты.

среду косвенного информац.воздействия. Ее факторы вляиния: технологии, состояние экономики, социокульт., политич.состояние, междунар.окружение, регион.и национальные факторы, экологич.факторы.

Инф. среда орг-и – то, на основе чего, создается инф.инфраструкутра орг-и. Инф.среда предст.собой совокупность истоников инф-и, оказ.воздействие на систему в целом. Инф.инфраструктура орг-и – это система жизнеобеспечения орг-и, она обеспечивает все элементы системы соотв. инф-ей. (Элемент системы – пользователь). Центр.роль в этой инфраструктуре играет документированная инф-я. Еще две составляющие – инф.технология и инф.персонал. (То же самое другими словами- Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал)

ИО рабочего места любого работника складывается из:

личного инф.массива работника;

инф-и, получ.от источников внутри рабочей группы;

инф-и, получ.из других структ.подразделений или функциональных зон;

инф-и, получ.из других орг-й;

инф-и, получ.из инф.систем (внутр., внеш. сети);

неформальной инф-и, получ.любым путем из любого источника.


Таким образом, информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную инф-ю, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая отдельные рабочие места в эффективно действующий механизм достижения целей организации. Центральное место в информационной структуре занимает человек и особенно руководитель.

(Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые техно­логии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информаци­онных потребностей организации.

Информация, информационные процессы и информацион­ные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организа­ции, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе созда­ваемых информационных ресурсов)


5. ^ Понятие электронного документа

Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Человек способен вос­принимать электронный документ только с помощью специальных техноло­гических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними пред­ставлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции инфор­мации и ее носителя. Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Формирование понятия "электронный документ" и, соответственно, его юридической силы в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации происходило постепенно. Первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

Можно дать несколько определений понятию «электронный документ». ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа (из проекта нового ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»). ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа, где ЭЛЕКТРОННОЕ СООБЩЕНИЕ - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа (ФЗ «"Об электронной цифровой подписи"). Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не ус­тоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ».

В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа. Представляется, что сегодня следует относиться к «электронным» до­кументам так же, как и к другим технотронным документам, учитывая в дей­ствующих правилах и инструкциях специфику носителя информации. Он имеет все признаки и существенные характеристики документа, обладает соответствующими функциями, поэтому может быть включен в процессы управления на тех же основаниях, что и другие технотронные документы. Такой подход облегчает последующие вопросы архивной обработки «электронных документов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техниче­ском обеспечении, о миграции информации и т.д.

Однако главной проблемой электронных документов является прида­ние им юридической силы. До принятия Федерального закона «Об информа­ции, информатизации и защите информации» вопросы юридической силы документов на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержанию рекви­зитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок вне­сения изменений в эти документы. В настоящее время многие положения ГОСТа требуют пересмотра.

В соответствии с ФЗ «Об информации, информати­зации и защите информации» при хранении, обработке и передаче докумен­тов с помощью информационных и телекоммуникационных систем досто­верность информации может подтверждаться электронной цифровой подпи­сью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от не­санкционированного доступа к документам за счет построения системы раз­граничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии упр.аппарата.

При решении проблемы электронного документа, прежде всего, следует опираться на базовое родовое понятие «документ». Меняется тип носителя информации, техника и технология идентификации подлинности информации. Электронный документ может иметь соответст­вующий правовой статус, как и документ на бумажном носителе, если будут достигнуты гарантии подлинности и неизменности содержания зафиксиро­ванной информации, если содержательная часть документа будет оформлена в соответствии с действующими законами, стандартами и правилами, вклю­чая все необходимые реквизиты документа.

Появление электронного документа ставит перед доку-ментоведами ряд проблем, требующих целого комплекса на­учных исследований, обучения, дополнения методических рекомендаций, правил и инструкций, ставит вопрос о переходе к ведению в организациях ча­сти малоценной для архивного хранения документации в электронном виде.


6. ЭЦП и ее значение для ИОУ

В Федеральном законе об «Электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 она понимается как "...реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Для того чтобы использовать ЭЦП нужны:

«закрытые» ключи для пользователей с правом нанесения подписи;

«открытые» сертификаты ключей, с помощью которых осуществляется проверка подписей остальными пользователями.

Понятие "закрытый ключ" обозначает систему, позволяющую владельцу информации зашифровывать ее – защитить от копирования, изменений и других манипуляций. Доступ к таким документам могут иметь только владельцы так называемого "открытого ключа". Это могут быть партнеры по бизнесу, с которыми заранее было заключено соглашение о подобном способе обмена документацией. При этом сторонами выбирается общая система, которая будет поддерживать возможность использования ЭЦП при совершении сделок. Таким образом, должна решаться основная проблема, связанная с использованием электронных документов в сфере управления, - обеспечение их юридической силы. ЭЦП является средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Электронная цифровая подпись позволяет подтвердить ее принадлежность зарегистрированному владельцу и является обязательной частью электронного документа или пакета электронных документов.

Федеральный закон «Об электронно-цифровой подписи» был подписан около двух лет назад. Однако с момента принятия закона прорыва в этой сфере и массового перехода на электронный способ подписания контрактов пока не наблюдается. В некоторых регионах России вообще не имеют понятия, что это такое, даже на уровне органов государственной власти, не говоря уже о руководителях предприятий и организаций. Эта технология используется сейчас в определенной мере в банковской сфере и ведомствах, которые связаны с налоговой отчетностью. Столь малое распространение новой технологии связано со множеством проблем. Выделим главные:

1^ . Несовершенство законодательства. Практически во всех странах «легальная» жизнь электронных документов базируется на трех законах: об электронной цифровой подписи, об электронном документе, об электронной коммерции. В России к настоящему времени принят только первый. С другой стороны, на начало 2001 года в Российской Федерации действуют более 170 законов и нормативных актов в сфере информатизации и работы с информацией. Большое количество законов значительно осложняет процедуры работы с электронными документами. По мнению специалистов, необходимо резко сократить число действующих нормативно-законодательных материалов в информационной отрасли и обеспечить единство исходных положений.

2. ^ Неясной остается процедура утверждения документа. В ситуации с подписанием документа все более или менее ясно, а вот Процедура утверждения на сегодняшний день в большинстве организаций следующая: руководителю приносят отпечатанный на бланке документ со всеми требуемыми визами, и он его подписывает, а затем документ регистрируют. Вносят в него дату и номер регистрации. И только после своей регистрации документ обретает свою окончательную форму. Только подписанный и зарегистрированный текст с номером и датой является документом, имеющим юридическую силу. Внесение же любых исправлений в текст документа после простановки ЭЦП тут же приведет к недействительной подписи.

3. С юридической силой ЭЦП тесно связано понятие сертифицирования. Для того чтобы использовать ЭЦП, требуется получить сертификат открытого ключа ЭЦП (сертификат ключа подписи) - документ, выданный и заверенный удостоверяющим центром. Институт удостоверяющих центров не создан.

4. Не прописан механизм передачи ключей и сертификатов и их хранение. Кто поручится, что загружаемый через сеть ключ или сертификат не будет подделан или искажен? Кто сможет гарантировать надежный механизм передачи подписанного ЭЦП сообщения? Или носитель с ним лучше отправить по почте с описью вложения? Вопрос подтверждения подлинности ЭЦП также не решен.

5. В новом законе есть жесткая привязка ЭЦП к совокупности программного и аппаратного обеспечения, но нет четкой связи с самим носителем подписи. На практике в организациях, где уже используют ЭЦП, часто происходит так: ЭЦП (т.е. закрытый ключ) руководителя хранится, например, в бухгалтерии, и подписывает документы, соответственно, не сам руководитель, а «кто-нибудь из бухгалтерии» по его просьбе. Т.е. это уже получается не личная подпись, а некая форма удостоверения, которую гораздо проще использовать в незаконных целях при условии работы в «нужной» организации

6. Несовместимость стандартов электронной подписи. Существует несколько видов подписи – программных решений и алгоритмов, которые соответствуют ГОСТу, но между собой несовместимы. К примеру, отделения Пенсионного фонда используют систему под названием "Верба", налоговые органы – "Дипост-крипто". Это зачастую мешает им свободно обмениваться документацией друг с другом.

Таким образом, принятие закона об ЭЦП, с одной стороны, регламентировало и узаконило ее использование, а с другой – создало ряд проблем, в связи с неясностью некоторых норм. В целом, можно сказать, что потребуется принятие многих мер, чтобы сделать применение ЭЦП практически возможным.


7. Законодательная и нормативная база ИОУ

Гражданский кодекс Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», от 22.02.1995

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002

Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996

Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002

Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г.

Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и применение ОК, утверждено Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 № 677

ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения.

ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. УСОРД. Требования к оформлению документов

ПР 50-733-93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995.

ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. – М., 1995.

Единая система классификации и кодирования

Унифицированные системы документации

Отдельно следует выделить Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (всего их 31 шт):

- ОКОК – ОК информации об общероссийских классификаторов

- ОКУД – ОК управленческой документации

- ОКС – ОК стандартов

- ОКПДТР – ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

- ОКОГУ – ОК органов государственной власти и управления

- ОКВЭД – ОК видов экономической деятельности

- ОКВ – ОК валют


9. ^ Структура унифицированного документа

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются унифицированные документы, то есть носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу.

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

стандартная форма построения,

приспособление к автоматизированной обработке,

минимизация показателей,

исключение дублирования,

включение всех необходимых для целей управления показателей

Структура унифицированного документа представлена ниже в виде таблицы:

Заголовочная часть

Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего)

Характеристика документа (индекс, код по ОКУД)

Наименование документа

Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков

 

 

Содержательная часть

 

Заголовок графы таблицы

Заголовок графы таблицы

Название количественно-суммового основания документа

Значение

Значение

Название количественно-суммового основания документа

Значение

Значение

Примечание

 

 

Оформляющая часть

Дата заполнения документа

Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа



^ 10. Содержательная унификация док-тов (и вообще унификация)

Унификация в широком смыс­ле слова представляет собой "приведение элементов заданно-

го множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов за­данного множества".Под унифи­кацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рациональ­ного количества их форм и типи­зации построения.

Основная цель унификации документов заключается в созда­нии стабильных комплексов доку­ментов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач уп­равления как в традиционных ус­ловиях, так и в условиях исполь­зования новых информационных технологий, при минимальных зат­ратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

В качестве объекта унифика­ции могут быть документы на лю­бых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствова­ния документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация яв­ляется нормативным закреплени­ем результатов унификации.

Нормативной базой для про­ведения унификации документов являются:

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- межгосударственные и го­сударственные стандарты РФ на унифицированные системы доку­ментации (УСД);

- Типовые методические ука­зания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканс­кой унификации документов, ис­пользуемых в автоматизирован­ных системах управления;

- Основные положения Еди­ной системы классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информа­ции и унифицированных систем документации в РФ;

- другие руководящие доку­менты Госстандарта РФ;

- общероссийские классифи­каторы технико-экономической и социальной информации. Боль­шое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Госу­дарственную сидтему стандарти­зации РФ.

Проведение унификации опи­рается на реализацию следую­щих принципов:

> унификация от общего к частному, заключающаяся в по­строении формуляра-образца документов, а на его основе раз­работке конкретных форм доку­ментов;

> единообразие построе­ния форм документов и правил по­строения и оформления, обеспе­чиваемое путем максимальной ти­пизации и трафаретизапии тек­стов, выработки единых требова­ний к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

> комплексность унифика­ции. При ее проведении должны предусматриваться все требова­ния к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обра­ботки и хранения;

> информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;

> группировка реквизитов в документах в соответствии с пос­ледовательностью их заполнения,

> обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

> стабильность требований к документам, исходя из исполь­зования форм документов в тече­ние достаточно длительного пери­ода времени;

> экономичность за счет обоснованного включения доку­ментов в систему документации и широкого применения бланков;

> сопряжение с действую­щими системами классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информации.

При проведении унификации примен.методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм док-тов и их систем. Она осущ.на основе классификации док-тов по разл.признакам. К методам содержат.унификации относ.:

установление ограничительных номенклатур действующих форм;

создание типовых форм;

построение единой модели док-тов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

унификация и стандартизация информац.элементов и используемых показателей.


В масштабе РФ такой ограничительной номенклатурой явл.ОКУД, предст.собой систематизированный перечень унифиц.форм управленч.док-тов, разрешенных к применению во всех учр-ях и орг-ях РФ. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учр-я такими ограничит.номенклатурами явл. отраслевые (ведомств.)кл-ры управленч.док-тов, аналогичные кл-ры док-тов предприятий или табели док-тов. Они предст.собой классификац.схемы разрешенных к применению форм док-тов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед орг-ями-разработчиками Табелей, с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Для разработки такого табеля создается классификатор функций, вып.всеми подразделениями орг-и.


11. Формальная унификация док-тов

Методами формальной уни­фикации документов являются:

унификация структуры докумен­тов;

создание общих синтаксичес­ких правил построения докумен­тов;

унификация методов контро­ля информации в документах;

унификация типов носителей и форматов документов


12. Стадии разработки УСД (УФД)


УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных

форм документов (УФД), обеспечивающих документированное представление данных

в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения;

нормативных и методических документов по их разработке, ведению и

применению.

Для общероссийской унифицированной формы документов

установлены следующие стадии разработки:

1-я стадия - организация разработки общероссийской

унифицированной формы документов; Начинается с проведения головной организацией по разработке УСД предварительного исследования вопроса. В ходе этого исследования изучаются законодательные и нормативные документы, устанавливающие определенные нормы, которые должны найти отражение в формах унифицированных документов разрабатываемой УСД. Кроме законодательных и нормативных документов изучаются:
- отраслевые (ведомственные) номенклатуры и перечни;
- руководящие документы;
- формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД.
Кроме того, определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов.
Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД. Содержание технического задания должно соответствовать ГОСТ Р 1.2-92 и включать следующие разделы: основание для разработки УСД; срок разработки; цели и задачи разработки УСД; характеристика объекта классификации; структура УСД и перечень основных требований, предъявляемых к ней; взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами; источники информации для разработки УФД; этапы работ и сроки их выполнения; дополнительные указания.
На этой же стадии головная организация подготавливает и представляет во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) для согласования перечень организаций обязательного согласования и перечень организаций, которым будут направлены на отзыв проекты УФД.
Техническое задание подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями-соисполнителями и согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД, и после этого рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.

2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской

унифицированной формы документов;

3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта

общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской

унифицированной формы документов;

5-я стадия - тиражирование бланков форм документов.


14. ^ Структура и задачи ЕСКК

ЕСКК ТЭСИ РФ состоит из совокупности общероссийских классификаторов ТЭСИ, средств их ведения и нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности.

Задачи:

классификация и кодирование ТЭСИ;

упорядочение и унификация технико-экономических и социальных показателей;

обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании объектов;

создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;

создание распределенного автоматизированного банка ОК;

обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения ОК и общероссийских форм документов;

создание комплекса взаимоувязанных ОК и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;

использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта по классификации и кодированию информации;

гармонизация ОК с международными классификаторами и стандартами по классификации и кодированию объектов с учетом отечественной