Реферат: Розділ 6 облік запасів основні терміни І поняття
РОЗДІЛ 6
ОБЛІК ЗАПАСІВ
Основні терміни і поняття:
виробничі запаси, тварини на вирощуванні й відгодівлі, малоцінні та швидкозношувані предмети, матеріали та продукти харчування, готова продукція, продукція сільськогосподарського виробництва, оцінювання та дооцінювання запасів, номенклатурний номер, номенклатура-цінник, методи сортового обліку запасів, оперативно-бухгалтерський метод, кількісно-підсумовувальний метод, інвентаризація запасів.
^ 6.1. Склад, класифікація, оцінювання
та завдання обліку запасів
У процесі діяльності бюджетних установ у складі інших їхніх оборотних активів у кругообігу беруть участь запаси — комплексна категорія, певна частина об’єктів якої з очікуваним терміном використання, що становить один рік, забезпечує функціонування зазначених суб’єктів господарювання протягом року, а решта виступає результатом специфічних для бюджетних установ видів діяльності з виготовлення продукції. Різноманітність складу запасів зумовлює потребу в класифікації, головною ознакою якої вважають функціональну належність. Так, запаси бюджетних установ поділяються на такі основні шість груп:
1) виробничі запаси;
2) тварини на вирощуванні та відгодівлі;
3) малоцінні та швидкозношувані предмети;
4) матеріали та продукти харчування;
5) готова продукція;
6) продукція сільськогосподарського виробництва.
Кожна з груп має відповідну кількість загальних підгруп. Зокрема, до складу першої групи входять:
сировина й матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт та капітального будівництва, матеріали, що дорого коштують і призначені для реставрації та ремонту виробів мистецтва, музейних цінностей та пам’яток архітектури;
обладнання, конструкції та деталі до установки (металеві, залізобетонні та дерев’яні конструкції, блоки і збірні частини будівель і споруд);
збірні елементи; обладнання для опалювальної, вентиляційної, санітарно-технічної систем (опалювальні котли, радіатори тощо); вітчизняне та імпортне обладнання, яке потребує монтажу й передбачене для встановлення, та інші матеріальні цінності, необхідні для будівництва;
спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами (спецобладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами згідно з конкретною темою замовника, до передачі його до наукового підрозділу науково-дослідних організацій і вузів);
будівельні матеріали, призначені для будівельних та монтажних робіт (силікатні матеріали, лісові матеріали, будівельний метал, металовироби, санітарно-технічні матеріали, електротехнічні матеріали, хімічно-москательні та інші аналогічні матеріали — фарби, оліфа, толь тощо);
остання підгрупа виробничих запасів охоплює всі виробничі запаси, які не ввійшли в попередні чотири групи.
Друга група — тварини на вирощуванні та відгодівлі поділяється на такі підгрупи:
молодняк тварин на вирощуванні, зокрема молодняк великої рогатої худоби, свиней, овець, кіз та коней;
тварини на відгодівлі, представлені дорослою худобою, переведеною з основного стада на відгодівлю й нагул;
птиця — як молодняк, так і доросла;
звірі хутрові — як молодняк, так і основне стадо;
кролі — усіх кролів за породами та видами: молодняк та основне стадо;
сім’ї бджіл;
доросла худоба, вибракувана з основного стада — однойменні представники стада;
худоба, прийнята від населення для реалізації.
Третю групу становлять малоцінні і швидкозношувані предмети, які поділяються на малоцінні та швидкозношувані предмети, що перебувають на складі й в експлуатації. До них належать:
знаряддя лову (трали, неводи, сіті тощо);
пилки, сучкорізи, троси для сплаву;
спеціальні інструменти та спеціальні пристосування для серійного й масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень;
предмети виробничого призначення; обладнання, що сприяє охороні праці;
предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;
господарський інвентар — предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;
сценічно-постановні засоби вартістю до 10 грн за одиницю (комплект);
інші предмети, термін корисної експлуатації яких не перевищує одного року (малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення).
Найвагомішою зі складових запасів є група матеріалів і продуктів харчування, яка, у свою чергу, поділяється на такі підгрупи:
матеріали для навчальних, наукових та інших цілей, які охоплюють реактиви й хімікати, скло та хімпосуд, метали, електроматеріали й радіоматеріали, радіолампи, фотоприладдя, папір для видання навчальних програм, посібників, наукових та інших робіт, піддослідні тварини та інші матеріали для навчальної мети й науково-дослідних робіт, а також дорогоцінні та інші метали для протезування;
продукти харчування установ, у кошторисах яких для надання державних послуг передбачено видатки за кодом економічної класифікації видатків 1133 «Продукти харчування»;
медикаменти й перев’язувальні засоби — медикаменти, компоненти, бактерицидні препарати, дезінфекційні засоби, сироватки, вакцини, кров, плівка для рентгенівських знімків, матеріали для проведення аналізів та перев’язувальні засоби, дрібний медичний інвентар (термометри, ланцети, пінцети, голки тощо) установ;
господарські матеріали й канцелярське приладдя;
паливо, горючі та мастильні матеріали, які охоплюють усі види палива, пального й мастильних матеріалів, що належать установі;
тара, до якої входить поворотна тара, обмінна тара (бочки, бідони, ящики, банки скляні, пляшки тощо) як порожня, так і наповнена матеріальними цінностями;
матеріали в дорозі, що складаються з придбаних, але не отриманих установою матеріалів;
запасні частини до машин і обладнання — окремі запасні частини, призначені для ремонту й заміни спрацьованих частин машин (медичних, електронно-обчислювальних тощо), обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів;
інші матеріали — сіно, овес, інші види кормів та фуражу для худоби та інших тварин, насіння, добрива, а також інші матеріали.
Групи готової продукції та продукції сільськогосподарського виробництва не підлягають поділу з огляду на значний асортимент зазначених виробів.
Наведена функціональна класифікація є основою побудови класу 2. Запаси Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ. Проте для здійснення контролю за кожним із предметів, що в сукупності становлять такий об’єкт обліку, як запаси, зазначеного класифікаційного поділу недостатньо. Для відображення усього розмаїття асортименту запасів кожна з підгруп деталізується за функціональними характеристиками якостей, з подальшою деталізацією кожної з уже отриманих груп за видом, маркою, сортом, типорозміром. Отже, простою неподільною одиницею такого поділу є певне найменування запасів відповідного сорту й розміру. Для оптимізації непредметного обліку запасів кожній із таких одиниць присвоюється власний номенклатурний номер — постійне скорочене позначення.
Відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ, затвердженої Наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125, бюджетним установам під час розроблення номенклатурних номерів пропонується використовувати числове кодування. При цьому загальна кількість позначень має становити сім знаків (цифр): перші три — субрахунок, четвертий — групу, три останні — порядковий номер предмета у групі. Номенклатурний номер фіксується у спеціальному реєстрі — номенклатурі-ціннику, що являє собою систематизований перелік запасів установи, застосовуваний як довідник для всіх її служб і підрозділів. Крім номенклатурного номера в номенклатурі-ціннику відображається облікова ціна, одиниця виміру, сорт, розмір і найменування матеріалу.
Важливим моментом щодо достовірності відображення інформації про запаси є їх оцінка. Щодо запасів у бухгалтерському обліку ідентифіковано такі види вартості:
первісна вартість — вартість придбання, одержання, виготовлення запасів;
справедлива вартість — первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно;
відновлювальна вартість — це змінена первісна вартість запасів після їх переоцінювання.
Первісна вартість як базова оцінна категорія розшифровується за допомогою окремих самостійних економічних елементів. Так, молодняк тварин, одержаний від приплоду, а також продукція підсобних сільськогосподарських господарств оцінюється та оприбутковується за плановою собівартістю. Продукція виробничих майстерень відображається за фактичною собівартістю. Інформація за вартісними характеристиками матеріалів, продуктів харчування та малоцінними і швидкозношуваними предметами й іншими запасами відображається на основі договірних цін, визначених у процесі тендерних пропозицій. Закупівля запасів здійснюється через тендерні торги відповідно до Закону України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти». Сума податку на додану вартість щодо придбаних запасів, а також видатки з транспортування зазначених предметів, заготівлю, мито відносяться на фактичні видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків. Запаси, що надійшли до установи як гуманітарна допомога, оцінюються за наявними цінами на аналогічні предмети; отримані в результаті ліквідації об’єктів необоротних активів — за цінами можливого використання. Тара оцінюється на основі цін постачальників, при цьому в разі її повернення або реалізації різниця між цінами придбання і реалізації відноситься на фактичні видатки.
Відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ вартість запасів може бути змінена в результаті переоцінювання, але виключно на виконання нормативно-правових актів України. Для переоцінювання та встановлення реальної вартості матеріальних запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів наказом керівника установи утворюється спеціальна тимчасова комісія у складі:
заступника керівника установи (голова комісії);
головного бухгалтера чи його заступника (в установах і організаціях, де штатним розписом посаду головного бухгалтера не передбачено, — особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);
керівників груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інших працівників бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності;
осіб, на яких покладено відповідність за збереження матеріальних запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів;
інших посадових осіб (на розсуд керівника установи).
Комісія переоцінює кожну окрему одиницю матеріальних запасів, приводячи її вартість у відповідність із ціною, що склалася в торговельній мережі на аналогічні зразки товарів, які виробляються підприємствами України або підприємствами-виробниками за межами України й поставляються в торговельну мережу.
Для визначення нової ціни комісія з проведення дооцінювання може користуватися:
рахунком або накладною на отримані аналогічні матеріальні цінності;
опублікованим у засобах масової інформації листком або прайс-листком підприємства-постачальника та інших підприємств, що випускають аналогічну продукцію, з відображенням нової ціни;
цінами, установленими в торговельній мережі на аналогічні товари;
експертним висновком про вартість матеріальних запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів.
При цьому ціни на однотипні предмети, установлені під час переоцінювання, у межах однієї установи чи організації або установ, що обслуговуються однією централізованою бухгалтерією, мають бути однаковими.
За результатами переоцінювання комісія установи складає в довільній формі акт про зміну вартості матеріальних запасів. В акті зазначаються найменування переоцінених матеріальних запасів, їх кількість та вартість за даними бухгалтерського обліку, нова ціна за одиницю після переоцінювання та сума різниці, яка має бути відображена в бухгалтерському обліку. Акт затверджує керівник установи. Зауважимо, що останнє переоцінювання запасів, зокрема матеріалів та МШП, здійснювалось відповідно до Наказу Головного управління Державного казначейства та Міністерства економіки України від 2.12.97 № 127/138.
Матеріальні запаси бюджетних установ нормуються. Норми запасів зазначених матеріальних цінностей визначаються в мінімальних розмірах, що забезпечують безперервну роботу установи і встановлюються у днях або відсотках до їх річного споживання. Розмір норми резервування запасів залежить від норм та обсягів їх споживання, організації матеріально-технічного забезпечення та умов зберігання. Виконання норм резервування запасів є одним із напрямків дотримання фінансової дисципліни бюджетними установами.
Облік запасів, як і раніше розглянуті облікові напрямки, виконує ряд завдань щодо господарської діяльності бюджетних установ. До головних завдань обліку запасів належать:
правильне і своєчасне документальне оформлення операцій з надходження, руху та вибуття запасів;
контроль за збереженням та рухом запасів на складі;
контроль за раціональним використанням запасів і додержанням норм їх використання.
^ 6.2. Документація та оперативний
облік надходження запасів
Запаси надходять до бюджетних установ унаслідок закупівлі за результатами проведених торгів, тендерних торгів, централізованого постачання, отримання гуманітарної допомоги, надходження у вигляді готової продукції виробництва, а також отримуються в результаті демонтажу необоротних активів. Факт отримання матеріалів супроводжується документуванням інформації щодо зазначеної операції. Для фіксування цієї інформації передбачено пакет документів, склад яких та порядок заповнення визначається Інструкцією про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затвердженою Наказом Державного казначейства України від 18.12.2000 № 130 та Інструкцією про складання типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів, затвердженою Наказом Міністерства статистики від 21.06.96 № 193.
За результатами проведених торгів бюджетна установа визначає переможця, який набуває статусу фактичного постачальника (виконавця). Із зазначеним суб’єктом господарювання замовник (бюджетна установа, що проводила тендерні торги) укладає угоду про закупівлю впродовж 14 днів від дня закінчення торгів. Відповідно до зазначеної угоди здійснюється постачання матеріальних цінностей.
У разі, якщо запаси отримуються на складі постачальника, а їх доставку доручено автопідприємству, на зазначені предмети виписується товарно-транспортна накладна (ф. № 1-ТН) про факт їх відпуску в чотирьох примірниках: виконавцеві — для списання матеріальних цінностей; замовникові — для оприбуткування зазначених предметів; водію-експедиторові — для нарахування заробітної плати; автопідприємству — для подання до оплати транспортних послуг. Товарно-транспортна накладна надходить до відділу постачання установи-отримувача, де на її підставі здійснюються записи в Журналі обліку отриманих вантажів (ф. № М-1), після чого зазначений первинний документ передається до бухгалтерії для перевірки щодо достовірності інформаційних даних.
Якщо доставку здійснює експедитор замовника (покупця), зазначена особа має пред’явити постачальнику оформлену за встановленими правилами довіреність (ф. № М-2б, № М-2), яка дає право відповідній посадовій особі діяти за дорученням установи-замовника. Якщо експедитором під час отримання зазначених матеріальних цінностей на залізничній станції, в аеропорті тощо виявлено розбіжності між фактичною кількістю та даними документів, ознаки злому, пошкодження вантажу чи його псування, останній має вимагати перевірки вантажу. Результати перевірки оформлюються складанням комерційного акта, який є підставою для настання матеріальної відповідальності транспортної організації чи вантажовідправника в особі постачальника. На підставі зазначеного акта замовник — бюджетна установа — висуває претензії щодо відшкодування збитків зазначеним суб’єктам.
Матеріальні цінності експедитор доставляє на склад установи й передає разом з відповідними супроводжувальними документами (рахунками, накладними тощо) завідувачеві складу чи комірникові. На складі здійснюється ретельна перевірка матеріальних цінностей на предмет їх відповідності кількості, асортименту і якості даним, зазначеним у супровідних документах. В окремих випадках здійснюється лабораторні аналізи, випробування та інші види перевірки.
У разі виявлення невідповідності за кількісними і якіс-
ними характеристиками матеріальних цінностей їх подаль-
ше приймання здійснює утворена наказом керівника приймальна комісія за Актом про приймання матеріалів, ф. № З-1 (табл. 6.1).
Акт складається у двох примірниках у присутності завідувача складу та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов’язковим, — представника незацікавленої організації.
Після приймання матеріальних запасів акти з доданими до них документами (рахунки-фактури, накладні тощо) передаються зі складу до бухгалтерії. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий — для висунення претензії постачальнику.
За відсутності розбіжностей матеріальні цінності оприбутковуються на склад виписуванням у день прийняття предметів завідувачем складу чи комірником прибуткового ордера (ф. № М-4) в одному примірнику. Прийняття матеріальних цінностей за відсутності відхилень може супроводжуватись розпискою на документах постачальника про факт оприбуткування, без виписування прибуткового ордера.
^ Таблиця 6.1
Інститут обміну речовин Типова форма № З-1
(назва установи)
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного казначейства України
від 18.12.2000 р. № 130
Ідентифікаційний номер ЄДРПОУ
8038500001
^ АКТ ПРО ПРИЙМАННЯ МАТЕРІАЛІВ № 21
за «18» жовтня 2003 р.
Комісія у складі:
голови нав. відділу постачання Коваленко Олексія Степановича
членів експедитор Іванченко Петра Івановича
матеріально відповідальної особи завідувач складом Степанова Марія Юріївна
склала цей акт про прийняття цінностей
Код
функціональної
класифікації
Джерело
утримання
Матеріально
відповідальна
особа
Вид
операції
40101
постачальник
018
0135
Найменування
Одиниця виміру
Номер
субрахунка
Номенклатурний
номер
Кількість
Ціна
Сума
Кредит
субрахунка
Фарба масляна
кг
234
2349081
50
1-30
65-00
675
Фарба емалева
кг
234
2349085
70
1-80
126-00
675
Висновки комісії: виявлено нестачу під час приймання фарби емалевої в кількості 3 кг на суму 5 грн 40 коп. Отже, фактично наявність фарби емалевої за кількістю — 67 кг, сума — 120,60 грн. Да акта додаються супровідні документи: накладна № 1820, сертифікат якості № 165.
Члени комісії: __________________________ комірник Марушко Л. І.
(здав) (прийняв)
Бюджетні установи можуть отримувати запаси через систему централізованого постачання. При цьому відповідно до Інструкції про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей, затвердженої Наказом Державного казначейства від 16.12.2002 № 232, виокремлюють поняття установи-закупівельника та установи-замовника. Передача матеріальних цінностей закупівельником і вантажоотримувачем здійснюється з відправленням першим повідомлення про відправлення вантажу на адресу останнього. При цьому, у разі неодержання матеріальних цінностей за період, достатній для їх доставки, установа-замовник повідомляє про це установу-закупівельника.
Запаси, що надійшли до бюджетної установи як гуманітарна допомога, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов’язковою участю представника бухгалтерії та вищої організації. Приймання цінностей відбувається в присутності матеріально відповідальних осіб, які отримають ці цінності для зберігання. Факт приймання підтверджується складанням акта, який підписується членами комісії та передається на склад разом з матеріальними цінностями.
Надходження готової продукції від виробничих (навчальних) майстерень та сільськогосподарських підсобних (навчальних) господарств, а також матеріалів від заготівлі та переробки оформлюється актом, який затверджує керівник установи.
^ 6.3. Документація та оперативний облік
відпуску й витрачання запасів
Запаси зі складу передаються до структурних підрозділів для їх використання в основній діяльності, на господарські потреби, потреби будівництва, а також відпускаються для реалізації. Відпуск запасів здійснюється комірником виключно посадовим особам, які відповідно до затвердженого наказом керівника установи переліку мають право на отримання матеріальних цінностей. Перелік зазначених матеріально відповідальних осіб та зразки їхніх підписів передаються для роботи до складу. Оформлення відпуску запасів зі складу супроводжується виписуванням відповідних документів, при цьому з огляду на різнорідність номенклатури запасів бюджетних установ склад документів, запропонований Інструкцією про складання типових форм обліку і списання запасів бюджетних установ, також неоднорідний. Зокрема, видача запасів зі складу оформлюється:
накладною (вимогою) (ф. № З-3), яка являє собою уніфіковану форму для звичайного та понадлімітного відпуску запасів зі складу, оформлення надходження на склад та внутрішнього переміщення. Зазначений документ складається у двох примірниках у бухгалтерії для отримання матеріальних цінностей зі складу та обліку їх за місцем використання і затверджується керівником установи (табл. 6.2);
меню-вимогою на видачу продуктів (ф. № З-4, № З-4а), яка застосовується для відпуску однойменного виду запасів зі складу (комори) до харчоблоку. Цей документ складається щоденно на підставі норм розкладу продуктів харчування та оперативних даних щодо кількості осіб, які одержують харчування;
забірною карткою (ф. № З-5), яка призначена для оформлення систематичного відпуску матеріальних запасів протягом місяця та контролю за дотриманням установлених лімітів (табл. 6.3). Зазначений первинний документ виписується у двох примірниках (для складу й отримувача) для кожного конкретного одержувача на кілька найменувань запасів, що належать до одного й того самого коду економічної класифікації видатків. Картка має обмежений час використання: 15 днів — у разі щоденного відпуску, місяць — періодичного. Факт відпуску запасів зі складу підтверджується підписами одержувачів та матеріально відповідальних осіб, що здійснюють відпуск матеріальних цінностей.
Запаси з балансу установи списуються на підставі Акта списання (ф. № З-2), який складає комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей, утворена наказом керівника установи. Акт складається у двох примірниках і затверджується керівником, а далі передається матеріально відповідальній особі та до бухгалтерії. Ремонтно-будівельні матеріали списуються відповідно до актів про їх витрачання з урахуванням норм витрат та здійснених обсягів робіт. Залишки зазначених матеріалів повертаються на склад і оприбутковуються там у встановленому порядку. Списання паливно-мастильних матеріалів здійснюється на підставі шляхових листків (типові форми № 2, 3) за фактичними витратами пального, але не більш за установлені норми витрат щодо кожної окремої марки автотранспорту. Первинна документація з надходження і вибуття запасів, оформлена у встановленому порядку, передається у визначені графіком документообігу терміни разом із супроводжувальними, транспортними документами та реєстром документів до бухгалтерії для відображення даних у системі аналітичного й синтетичного обліку.
^ Таблиця 6.2
Інститут обміну речовин Типова форма № З-3
(назва установи)
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного казначейства України
від 18.12.2000 № 130
Ідентифікаційний номер ЄДРПОУ
8038500001
ЗАТВЕРДЖЕНО
Дейнеко В. П.
(назва установи)
«21» вересня 2003 р.
Н^ АКЛАДНА (ВИМОГА) № 24
Підстава (мета) оформлення приміщення бібліотеки
Кому Сохно М. І.
Через кого Марушко Л. І.
Код
функціональної
класифікації
Джерело утримання
Установа
Склад
(відправник)
Отримувач
Вид
операції
Номер
субрахунка
Код
економічної класифікації
Отримувач
Відправник
40401
072
018
0140
234
1130
Назва, ґатунок, розмір
Одиниця виміру
Номенклатурний номер
Кількість
Ціна
Сума
вимагається
відпущено
Горщик для квітів
шт.
2214108
3
3
10-00
30-00
Горщик для квітів
шт.
2214109
1
1
45-80
45-80
Горщик для квітів
шт.
2214111
1
1
30-25
30-25
Піддон для горщиків
шт.
2214125
1
1
8-50
8-50
Піддон для горшиків
шт.
2214125
1
1
7-50
7-50
«21» вересня 2003 р. Прийняв (отримав) _______________ Здав (видав) _______________
Таблиця 6.3
^ Типова форма № З-5
ЗАБІРНА КАРТКА № 24
з 1 грудня до 15 грудня 2003 р.
Код
функціональної
класифікації
Джерело
утримання
Матеріально відповідальна особа
Вид
операції
Одержувач
Номер
субрахунка
Код
економічної
класифікації
40.401
011
0142
Сірак
234
1130
Матеріальні цінності
Найменування, ґатунок, розмір
Папка
картання
Олівець-
автомат
Ручка
гелева
Грифель
до олівця-
автомата
Гумка
К-1-N
Стержень гелевий
Папір
письмовий
Тара
Одиниця виміру
шт.
шт.
шт.
Упаковка
шт.
шт.
Упаковка
Номенклатурний номер
2342065
2342127
2342168
2342169
2342238
2342170
2342035
Сума до видачі
Кількість
3
8
18
6
5
10
2
103-30
Ціна
0-30
1-80
1-60
1-70
0-90
0-85
18-00
Сума
0-90
14-40
28-80
10-20
4-50
8-50
36-00
Ліміт
5
10
20
6
8
20
5
№ з/п
Дата
Відпущено
Відпущено
Відпущено
Відпущено
Відпущено
Відпущено
Відпущено
Тара, що оплачується
Підпис
Повернення
1
3 грудня
3
8
6
2
9 грудня
18
10
3
9 грудня
5
2
Отримав ______________
(посада)
___________________
(підпис)
_______________________________
(прізвище та ініціали)
^ 6.4. Облік запасів на складах
та його зв’язок з обліком у бухгалтерії
Попредметний облік запасів здійснюється на складі (у коморі) установи. Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Матеріальна відповідальність робітників та службовців настає згідно з чинним трудовим законодавством. З мате-
ріально відповідальними особами укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність на основі однойменного типового договору. У бюджетних установах письмові договори про повну матеріальну відповідальність мають укладатися з завідувачами господарства, працівниками, що виконують роботи з приймання (видачі) матеріальних цінностей.
Адміністрація установи зобов’язана створити такому працівникові умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збереження матеріальних цінностей; ознайомити працівника з чинним законодавством про матеріальну відповідальність робітників та службовців за збитки, завдані установі, а також чинними інструкціями, нормативами та правилами зберігання, приймання, оброблення, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва переданих йому матеріальних цінностей; проводити у встановленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей.
Запаси мають зберігатися у спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальним приладдям, що забезпечує точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі є кілька сховищ (у відділеннях, філіалах), то за кожним із них закріплюється певна група матеріальних цінностей. Сховищу присвоюють номер (шифр), який проставляється на всіх прибуткових та видаткових документах. Для забезпечення їх швидкого приймання та видачі, а також для проведення інвентаризації запаси розміщуються на стелажах, у комірках, піддонах з обов’язковим зазначенням матеріальних ярликів. В ярликах відображають найменування запасу, його марку, сорт, розмір, номенклатурний номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.
Надходження матеріалів оформлюється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника чи акті (рахунки, накладні, товарно-транспортній накладних) тощо. У разі централізованої доставки матеріальних цінностей приймання їх підтверджується не тільки розпискою матеріально відповідальної особи в супровідному документі постачальника, а й штампом (печаткою) бюджетної установи.
Оформлення відпуску матеріалів зі складів установи здійснюється на основі документів, затверджених керівником установи. Видаткові документи, що описані раніше, за складом та призначенням можна об’єднати у дві групи — разові та накопичувальні.
Такий облік називається складським чи кількісно-сортовим. Він може здійснюватись двома методами:
кількісно-сумовим;
оперативно-бухгалтерським.
Сутність кількісно-сумового методу полягає в паралельному веденні реєстрів кількісно-сумової й кількісно-сортової форм у двох структурних підрозділах — у бухгалтерії та на складі. На складі кількісно-сортовий облік ведуть матеріально відповідальні особи у Книзі складського обліку запасів ф. № З-9, яка до початку записів має бути оформлена відповідним чином, а саме: сторінки пронумеровано, їх кількість завірено підписами керівника установи, головного бухгалтера та скріплено печаткою за найменуваннями ґатунків та кількістю запасів (табл. 6.4). Кожен запис здійснюється на підставі прибутково-видаткових документів, після чого виводяться залишки відповідного виду запасів.
На підставі зазначених записів матеріально відповідальна особа здійснює аналіз запасів матеріальних цінностей і в разі відхилення фактичного залишку матеріальних цінностей від установлених норм, а також виявлення нерухомості окремих запасів повідомляє про ці факти службу постачання.
Прибутково-видаткові документи комплектує в міру їх надходження комірник і відповідно до графіка документообігу передає разом з оформленим реєстром приймання-здачі документів (ф. № М-13)
до бухгалтерії. У бухгалтерії на підставі первинних документів ведуться книга кількісно-сумового обліку (ф. № З-6) чи картка кількісно-сумового обліку (ф. № З-7) (табл. 6.5), книга обліку тварин (ф. № З-8) (рис. 6.1). У зазначених реєстрах інформація фіксується за аналітичними рахунками, що відкриваються за кожним найменуванням (ґатунком) запасів як у цілому по установі, так і з виокремленням кожної обслуговуваної установи (для централізованих бухгалтерій). За даними зазначених реєстрів щомісячно складається оборотна відомість (ф. № З-11), в якій інформація щодо запасів формується за кількістю та вартістю щодо кожної групи аналітичних рахунків, які в сукупності утворюють дані за відповідним синтетичним рахунком. Виведені за кожним субрахунком сумові підсумки мають відповідати показникам синтетичного обліку.
Таблиця 6.4
Типова форма № З-9
^ КНИГА СКЛАДСЬКОГО ОБЛІКУ ЗАПАСІВ
Матеріально відповідальна особа — Лісова М. Л.
Склад
Стелаж
Поличка
Одиниця виміру
Ціна
Марка
Ґатунок
Профіль
Розмір
Номенклатурний номер
Норма запасу
1
4
2
кг
11,00
Емаль ПК1217ВЕ
1
2047132
30
Найменування матеріалу фарба біла
Дата
запису
Номер
документа
Порядковий номер запису
Від кого отримано
й кому надано
Надходження
Видаток
Залишок
Контроль
(підпис і дата)
1.04.03
458
1
ТОВ «Будматеріали»
80
80
15.04.03
128
2
Комендантові корпусу № 3
30
50
18.04.03
130
3
Комендантові корпусу № 2
20
30
Таблиця 6.5
Типова форма № З-7
^ КАРТКА КІЛЬКІСНО-СУМОВОГО ОБЛІКУ
Рахунок 253/31 Бензин А-95
Дата
Номер меморіального ордера
Зміст
операції
Ціна
Дебет
Кредит
Залишок
Кількість
Сума
Кількість
Сума
Кількість
Сума
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Залишок на 1.01.03
1
80
120
216
—
03.01.03
№ 13
Відпуск
1
80
—
120
180
—
—
—
—
28.01.03
№ 4
Оприбуткування
1
85
200
370
—
200
370
—
1.02.03
№ 13
Відпуск
1
85
100
185
—
еще рефераты
Еще работы по разное