Реферат: Ви будете вивчати

Ділова українська мова


Ви будете вивчати:

визначення офiцiйно-дiлового стилю, його найважливiшi риси

вимоги до складання документів, логічні елементи тексту документа

правильність на писання реквізитів розпорядчих документів ДПА України

діловодство за зверненнями громадян

особливості роботи з електронними документами


Мета:

підвищення рівня професійних знань працівників органів державної податкової служби;

практичне оволодіння писемною та усною формами ділової української мови

ознайомити з правилами складання та оформлення службових документів

ознайомити з правилами і рекомендаціями щодо порядку здійснення діловодних процесів в ОДПС


Після вивчення теми слухач зможе:

документально оформлювати управлінські рішення, працювати з кореспонденцією відповідно до правил українського діловодства;

спілкуватися й вести українською мовою документацію у сфері державного управління;


Контроль:

тести для самоконтролю;

практичне заняття.


Література до модуля:

Постанова Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм

власності, в засобах масової інформації"

Постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

Постанова Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"

Наказ ДПА України від 1липня 1998 року № 315 «Типова інструкція з діловодства в органах державної податкової служби України»

Наказ ДПА України від 31 січня 2008 року N 54 «Про затвердження Типового регламенту державних податкових адміністрацій в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі»

Наказ Міністерства юстиції України від 25.12.2008 № 2274/5 "Про затвердження Порядку роботи з документами в органах державної виконавчої служби"

Наказ Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003"

Плотницька І.М. Ділова українська мова: Навч. посіб. – К.: Центр навч. літ-ри, 2004. – С

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К.: Либідь, 2000.

Коваленко В.В., Савченко О.Ф., Зикун Н.І., Цимбалюк О. В. Організація діловодства в органах державної податкової служби України: Навчальний посібник. – Ірпінь: Академія ДПС України, 2001.



Зміст:


1. Офіційно-діловий стиль

2. Організація роботи з документами

3. Складання та оформлення службових документів

4.1. Види службових документів

4.2. Складання розпорядчих документів ДПА України

4. Технологія роботи з документами

4.1. Організаційне забезпечення раціональної роботи з документами

4.2. Організація роботи з вхідними документами

4.3. Проходження вихідних документів

4.4. Контроль за виконанням документів

4.5. Особливості роботи з електронними документами

4.6. Робота з документами для службового користування

5. Діловодство за зверненнями громадян


Ключові слова до теми:


Автоматизована системи електронного документообігу (АСЕДО)-призначена для автоматизації процесів діловодства у центральному апараті Державної податкової адміністрації України та забезпечує взаємодію з обласними відділами ДПА і підлеглими організаціями.

Бланк - аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про події, факти, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Система документації - сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами.

Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується в органах державної податкової служби.

Формуляр - це сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності




^ 1. Офіційно-діловий стиль

  

Статтею 11 Закону України „Про мови в Українській РСР” передбачено, що мовою роботи, діловодства й документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ, організацій є українська мова.

Офіційно-діловий стиль — функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю.

Основне призначення — регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадянські потреби людей у типових ситуаціях.

Мовленню у сфері управління притаманна низка специфічних особливостей. Учасниками ділового спілкування є органи та ланки управління — організації, заклади, підприємства, посадові особи, працівники. Характер і зміст інформаційних зв'язків, у яких вони можуть бути задіяні, залежать від місця установи в ієрархії органів управління, її компетенції, функціонального змісту діяльності. Ці стосунки стабільні й регламентуються чинними правовими нормами.

Специфіка ділового спілкування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому.

В офіційно-діловому мовному стилі виділяють такі підстилі:

1. Законодавчий — використовується в законотворчій сфері у вигляді Конституції, законів, указів, статутів, постанов тощо.

2. Дипломатичний — використовується в сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у вигляді договорів, конвенцій, протоколів, тощо.

3.Юридичний — використовується в юриспруденції у вигляді актів, позовних заяв, протоколів, постанов, запитів, повідомлень тощо.

4.Адміністративно-канцелярський — використовується в професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві у вигляді офіційної кореспонденції, договорів, контрактів, заяв, автобіографій, доручень тощо.

Як і сам офіційно-діловий мовний стиль, його підстилі мають власну сферу застосування, межі якої визначаються метою й умовами ділового спілкування. Вони виступають засобом функціонування взаємозв’язаних між собою систем документації — цілісних утворень із певними специфічними рисами (система управлінських, адміністративних документів та спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, юридична тощо).


^ Найважливіші риси офіційно-ділового стилю  

 

1.      

Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, чіткість у висловленні.

2.      

Однозначність формулювань.

3.      

Несуперечлива аргументація викладеного в документі.

4.      

Відсутність образності, емоційності й індивідуальних авторських рис (хоча службові листи можуть мати окремі індивідуальні авторські риси).

5.      

Уживання усталених мовних одиниць - кліше, що забезпечують певну стандартизацію ділових текстів. 

6.      

Повторюваність окремих мовних одиниць.

7.      

Наявність реквізитів.

8.      

Уживання стилістично нейтральної лексики (слів) у прямому значенні. Використання залежно від мети суспільно-політичної, професійно-виробничої, науково-термінологічної лексики.

9.  

Найуживаніші синтаксичні одиниці - прості поширені речення з прямим порядком слів.

          

^ Основнi вимоги до ділового мовлення. 

         Правильність мовлення - це дотримання норм сучасної української літературної мови. Правильність мовлення полягає в доцільному використанні тих чи інших граматичних форм, синтаксичних структур у певному контексті. 

Точність мовлення ділової особи полягає в чіткій відповідності значення слів предметам, діям, ознакам або  явищам дійсності (понятійна точність) і відповідність висловлювання задуму продуцента (предметна точність), уміння виражати думки так, щоб вони були однозначно сприйняті реципієнтом у процесі спілкування.         

Логічність виражається у способі організації ділового тексту, його композиції, у правильності побудови словосполучень, речень, у точності вживання слів, у змістовних зв`язках мовних засобів, які виражають відношення між частинами й компонентами думки.

          Чистота ділового мовлення передбачає відсутність позалітературних елементів (діалектизмів, просторічних слів, брутальної лексики, жаргонізмів, вульгаризмів, професіоналізмів, іншомовних слів, якщо є українські відповідники,  суржикових слів, форм слів, синтаксичних структур, слів-паразитів тощо), які засмічують ділову українську мову.

          Лаконічність мовлення - це ясне, чітке і стисле викладення змісту ділового тексту. Якщо мовець правильно відбирає слова, він не буде багатослівним. Оскільки зайві слова не несуть нової інформації, то за допомогою мінімуму мовних засобів можна чітко сформулювати думку, виразити максимальну за обсягом інформацію. 

         Доречність полягає в такому доборі й організації мовних засобів, які роблять мову відповідною меті та змісту тексту, комунікативній ситуації,  індивідуальним рисам будь-якої ділової особи. 


^ Щоб вільно володіти мовою,  потрібно: 

       засвоїти норми нової редакції “Українського правопису” і керуватися ними у професійному спілкуванні

      дотримуватися норм літературної мови (правильно вимовляти українські звуки в потоці мовлення, вживати слова в потрібному значенні; уникати слів-паразитів, росіянізмів, жаргонізмів, слів іншоовного походження, якщо в українській мові є відповідники, тощо)

      активно добирати необхідне слово із синонімічного ряду (якщо виникають сумніви, значення слів-синонімів можна з’ясувати за словниками)

       розмежовувати пароніми

      правильно використувати графічні скорочення, абре­віатури та складноскорочені слова

       володіти синтаксичною структурою мови

       уміти чітко висловити свою думку в різних комунікативних ситуаціях

 

В управлінській діяльності ДПА України використовується офіційно-діловий стиль мови. Основним видом ділової мови є документ.


^ 2.  Організація роботи з документами


Основним видом ділової мови є документ. Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про події, факти, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо.




^ Класифікація документів 


 Ознаки

Класифікація

За найменуванням

  заява   лист  наказ  протокол та ін.

За змістом інформації

  загальні адміністративні  спеціалізовані з фінансових, комерційних питань тощо

За призначенням

    організаційні       розпорядчі       інформаційні    колегіальних органів 

За походженням

       внутрішні        зовнішні

За напрямом

       вхідні        вихідні

За джерелами виникнення

       первинні        вторинні

За формою

       стандартні (типові)  мають однакову форму і заповню­ються в певній послідовності й за обов’язковими правилами   індивідуальні (нетипові)  документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій

За технікою відтворення

       рукописні        відтворені механіч­ним способом

За ступенем гласності

       для службового користування (ДСК)   таємні        цілком таємні 

За терміном зберігання

       постійного зберігання       тривалого зберігання (понад 10 років)       тимчасового зберігання (до 10 років)

За стадіями відтворення

 оригінали  копії (відпуск - це повна копія відправленого оригіналу, яка залишається у відправника; витяг - відтворює частину тексту; дублікат - другий екземпляр документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу) 

За юридичною силою

       справжні документи бувають дійсні, що мають юридичну силу, і недійсні, що втратили юридичну силу;        підробні - це документи, зміст або реквізити яких не відповідають істинним.

 

До основних видів роботи з документами належать:

реєстрація вхідної кореспонденції;

реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;

робота з документами у структурних підрозділах;

підготовка документів для доповіді керівництву;

підготовка та узгодження проектів нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру;

оформлення копій та додатків до документів;

підготовка та оформлення документів до засідань колегій;

організація виконання рішень Кабінету Міністрів України;

організація та здійснення контролю за виконанням документів;

складення номенклатури та формування справ;

підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;

ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів центрального органу виконавчої влади.

Реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, а також внутрішніх розпорядчих документів ведеться централізовано за допомогою автоматизованої системи електронного документообігу (АСЕДО), яка функціонує в ДПА України.

Система документації - сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Управлінська документація служить засобом організації та регулювання процесів управління. Документи, що функціонують у сфері управління, називаються організаційно-розпорядчими.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації. Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується в органах державної податкової служби.

Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів. Документування інформації здійснюється на основі відповідних законів і постанов органів державної влади, якими визначається організація діловодства і стандартизація документів. 

Складовою частиною управління є діловодство (справочинство). Діловодство - система документації, документування й організація роботи з документами.

Діловодство охоплює сукупність документів, прийомів, способів і форм роботи з ними. Працівники сфери управління майже 75 % свого робочого часу витрачають на роботу з документами. Щоб уникати проблем, пов’язаних з оформленням документів в управлінській сфері, необхідний єдиний порядок підготовки документів і роботи з ними.


Основний елемент документа  - це текст, який має такі ознаки: 


об’єктивність  і  достовірність  змісту

викладені факти мають відображати справжній стан речей

точність

в документі не допускається подвійне тлумачення слів і висловів

переконливість

текст документа має сприяти прийняттю адресатом пропозиції або виконанню прохань, викладених у документі

нейтральність тону

стилістично нейтральне забарвлення  фрази (в усному мовленні) - речення (в писемному мовленні)

повнота інформації

зміст документа має відображати всі обставини справи

максимальна стислість

у документі не допускаються зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи

 

Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.

Важливу роль у роботі з документами відіграють державні стандарти, вироблені за роки незалежності України, а також у попередній період (частина останніх використовується у сучасній українській документалістиці як спільне надбання).

Зокрема, до них належать наступні:

ДСТУ 2732-94 (відповідно до ГОСТ 6.38.-90) – “Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”;

ГОСТ 6.38-90 (відповідно до ГОСТ 9327-60) – “Папір і вироби з паперу. Споживчі формати”;

ГОСТ 6.39-72 – “Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок” та інші.


Зміст і розташування реквізитів документів   

Реквізити - основні елементи документа, що мають свою послідовність. Кожний документ складається з  реквізитів, які  бувають постійними і змінними. Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка. Змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення. Кількість реквізитів визначається видом і змістом документа. ДСТУ встановлюють максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування (Розділ 5 Наказ Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003").



Реквізит

Місце розташування реквізиту і форма запису

Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим

розміщують на бланках документів із кутовим розміщенням реквізитів; ставлять на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою установи, а на бланках з поздовжнім розміщенням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Емблема підприємства, установи, організації або товарного знака (знака обслуговування)

відповідно до статуту (положення про установу) розміщують з лівого боку від назви установи. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.

Зображення нагород

відтворюють на лівому полі бланка документів на рівні найменування установи і найменування структурного підрозділу

Код підприємства, установи, організації

проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України у верхньому правому кутку після реквізиту „довідкові відомості про організацію”


Код форми документа (якщо він є)

проставляють згідно з ДК 010-99 Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД) вище реквізиту „назва виду документа”

Найменування організації вищого рівня

зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю у верхньому лівому кутку або посередині рядка

Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу

зазначають тоді, коли вони - автори документа, нижче найменування установи у верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати машинописним способом

Довідкові відомості про установу

містять: індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти.

Розміщують нижче найменування установи або структурного підрозділу у верхньому лівому кутку

Назва виду документа

розміщують посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів


Дата документа - це дата його підписання; для документа, який приймає колегіальний орган, - дата його прийняття; для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження


дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Дату документа ставлять під назвою виду документа перед індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють під підписом, ліворуч.

Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі

Індексування документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

розміщують у верхній частині сторінки ліворуч.

Містить три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку.

Посилання на індекс і дату вхідного документа (розташовується у верхній частині сторінки ліворуч)

Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "довідкові відомості про установу"


розташовують на рівні або нижче реквізитів "дата документа" та "індекс документа" посередині рядка у верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування)

проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. При потребі його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містять інформацію обмеженого доступу

Адресати документа - установи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни


у верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери.


Гриф затвердження. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб

розміщують у верхній правій частині документа.

Елементи грифу затвердження: слово

ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження;

слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено.

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа 

розміщують у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. містить такі обов'язкові елементи: прізвище конкретного виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст до­ручення щодо виконання документа, термін виконання, особистий підпис керівника, дату.

Заголовок (короткий зміст) до тексту документа складають обов'язково до кожного документа. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень

друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і починається з прийменника “Про”, який пишеться, як правило, з великої літери, має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Відмітку про взяття документа на контроль позначають словом або штампом "Контроль", або літерою "К"


розташовують на лівому полі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту, і проставляють за формою “К” або “Контроль”

Текст документа викладають грамотно, стисло, зрозуміло й об'єктивно, без повторів. Зміст документа має бути пов'язаним зі змістом раніше виданих документів з певного питання


розташовують по всій ширині сторінки від поля до поля. Текст документа оформляють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Відмітка про наявність додатка

 

ліворуч у верхній половині сторінки.

Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:«Додаток: на 3 стор. у 4 прим.». Якщо документ має додатки, що не згадуються у тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників: «Додаток: “Проект...” на 4 стор. у 3 прим.». Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: «Додаток: на 3 стор. адресатові». Якщо додатків багато, окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: «Додаток: відповідно до списку на 5 стор.»


Підпис

 

підписують перший примірник документа. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписала документ, (розташовують ліворуч), особистого підпису (ставлять посередині рядка) та його розшифрування - ініціалу(-ів) і прізвища посадової особи (вказують праворуч). Підписи кількох службових осіб розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Підписи проставляються на одному рівні, якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду.


Гриф погодження

на зовнішній формі і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади службової особи, включаючи назву установи, з якою погоджується документ, особистого підпису, його розшифрування, дати. Гриф погодження розміщується нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці.

Віза (внутрішнє узгодження проекту документа - це візування)

віза складається з особистого підпису особи, що візує, і дати. Віза ставиться нижче реквізиту “підпис” від краю лівого поля. Якщо той, хто візує, має зауваження і доповнення до проекту документа, він оформляє їх на окремому аркуші. На вихідних документах віза ставиться на другому примірнику, який залишається в установі, організації, фірмі тощо. На внутрішніх документах віза може проставлятися на першому примірнику.

Печатки бувають гербові та прості. Гербові засвідчу­ють юридичні або фізичні права осіб, прикладаються до статутів, положень тощо

відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був зручним для прочитання.

Відмітка про завірення (засвідчення) копії

у правому верхньому кутку пишеться слово “Копія”, під реквізитом “Під­пис” - слово “Правильно”); дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. У разі потреби підпис завіряється печаткою

Прізвище виконавця і номер його телефону (обов’язкові на вихідних документах; листах, довідках, висновках)

у нижньому лівому кутку зворотного або лицьо­вого боку останньої сторінки документа.


Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

у лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить стислу довідку про виконання; слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця

Відмітка про перенесення даних на машинний носій

після тексту в нижній частині документа і містить запис “Інформація перенесена на машинний носій”; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення

Відмітка про надходження

праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа. Містить скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження








^ 3. Складання та оформлення службових документів


3.1. Види службових документів


Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в ОДПС розроблені відповідно до положень Конституції України і Законів України «Про державну службу», «Про державну податкову службу» і «Про звернення громадян», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153.

За призначенням документи поділяються на розпорядчі, організаційні та довідково-інформаційні.


^ До розпорядчих документів ДПА України відносяться: накази, розпорядження, вказівки.

Проекти розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) готують:

з питань основної діяльності – структурні підрозділи ДПА України;

по особовому складу та про надання відпусток – Департамент персоналу, Управління по боротьбі з корупцією в органах державної податкової служби ДПА України;

про відрядження – Адміністративно-господарський департамент ДПА України;

з питань праці та заробітної плати – Управління фінансового забезпечення ДПА України.

З метою підготовки важливих та складних проектів розпорядчих документів рекомендується створювати комісію (робочу групу). У разі необхідності за погодженням з керівництвом ДПА України до розробки проекту можуть залучатися вчені та кваліфіковані спеціалісти-практики.

Юридичний департамент ДПА України проводить правову експертизу проекту розпорядчого документа (наказу, розпорядження).

Персональну відповідальність за достовірність змісту проектів розпорядчих документів та їх відповідність чинному законодавству несуть усі посадові особи, які готували, розглядали та погоджували зазначений проект, у частині компетенції структурного підрозділу, що бере участь у виконанні зазначеного документа.



Наказ

Наказ – це розпорядчий документ, що видається ДПА України у процесі здійснення нею своєї діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до чинного законодавства України і наданої компетенції.

Наказ підписується Головою ДПА України або особою, яка тимчасово виконує його обов’язки, на правах єдиноначальності з найбільш важливих питань організаційно-адміністративних повноважень:

з питань основної діяльності (у тому числі праці і заробітної плати, адміністративно-господарських питань тощо);

про відрядження;

по особовому складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, присвоєння спеціальних звань, накладення стягнення та сумісництво працівників);

про надання відпусток (чергових та з інших причин).

Накази про відрядження оформляються згідно з розділом 8 Типової інструкції з діловодства та Регламентом роботи ДПА України, затвердженим наказом ДПА України від 01.03.2002 № 88.

Метою видання наказів є постановка перед посадовими особами, структурними підрозділами ДПА України конкретних завдань з виконання актів законодавства та доручень органів державної влади тощо.

Меті видання наказу має відповідати суть вимог наказу, що, в свою чергу, має відповідати на питання “що виконувати?”.

Розпорядження

Розпорядження - це розпорядчий документ, який видається з оперативних питань, що мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола питань структурних підрозділів і посадових осіб.

Розпорядження підписується Головою ДПА України або Першим заступником (заступником) Голови ДПА України в межах своєї компетенції з оперативних питань та для організації виконання покладених на ДПА України повноважень та обов’язків.

Меті видання розпорядження має відповідати суть розпорядження, що, в свою чергу, відповідає на питання “як виконувати?”.

Накази та розпорядження ДПА України є обов’язковими до виконання всіма її структурними підрозділами, іншими органами державної податкової служби.

Розпорядчі документи поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання розпорядчих документів органів державної влади.


Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До організаційних документів ДПА України відносяться положення, порядки, інструкції, методичні рекомендації, статути, правила тощо. Положення, інструкції, правила тощо повинні затверджуватися розпорядчим документом ДПА України.

Положення

Положення – документ, що встановлює структуру і функції будь-якого органу, підрозділу або визначає порядок певної діяльності.

Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має розробка положень про структурні підрозділи. Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника. Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи, організації.

Статут

Статут – юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій та установ, права і обов’язки в певній сфері державного управління або господарській діяльності.

Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства, установи, товариства, форм власності тощо.

Інструкції

Інструкція – документ, що встановлює порядок застосування актів законодавства, прийнятих органами вищого рівня, або власних актів, а також порядок здійснення будь-якої діяльності.Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”, “слід”, “повинен” та ін.

Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов’язки працівника. Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов’язків.

^ Штатний розпис

Посадовий і чисельний склад ОДПС із зазначенням фонду заробітної плати закріпляється у штатному розписі. У ньому зазначається перелік посад, дані про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний і річний фонди заробітної плати.

^ Правила (порядок)

Правила (порядок) - звід правових норм організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.


До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать службові і пояснювальні записки, листи, протоколи, звіти, плани-графіки, акти тощо.

Акти

Акт – це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.

^ Службові листи

Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.

Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують (вимагають) відпо