Сочинение: Пресс-конференция как жанр делового общения

Содержание

Введение

1. Пресс-конференция какжанр делового общения

2. Технология организациии проведения пресс-конференций

2.1 Подготовка проведенияпресс-конференции

2.2 Выбор места и временипроведения пресс-конференции

2.3 Правила проведенияпресс-конференции

2.4 Некоторые особенностиобщения с представителями СМИ

Заключение

Список использованнойлитературы

Введение

Самыймассовый вид общения людей в социуме (обществе) — деловое общение. Без него необойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих,административных отношений. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно иправильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время сталонеотъемлемой частью профессиональной культуры человека.

Для достижениявысокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельностинеобходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений оправилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципахделового общения. Культура делового общения содействует установлению и развитиюотношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями иподчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношения)эффективность. В этой связи современный человек должен владеть наукой деловыхотношений, уметь устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения слюдьми, должен уметь обращать свою деятельность во благо других людей, а такжесвоей работы, своего дела.

Специфическойособенностью делового общения является его регламентированность, т.е.подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяютсятипом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями изадачами, которые стоят перед общающимися. Они фиксируются, оформляются в видепротокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых нормсоциального поведения, в виде этикетных требований, ограничений временных рамокобщения. Владение всеми жанрами делового общения, в том числе и в формепресс-конференций, входит в профессиональную компетенцию современногоруководителя или менеджера.

Такимобразом, выбранная тема является достаточно актуальной.

Работасостоит из введения, основной части, заключения и списка использованнойлитературы.

/>/>1.Пресс-конференция как жанр делового общения

Деловоеобщение является одним из самых важных для руководителя. Его целью являетсяорганизация связей, посредством которых сотрудники будут взаимодействоватьвнутри организации, а также оно направлено на деятельность вне фирмы. Этадеятельность может носить научный производственный характер, преследоватькоммерческие цели и т.д. Деловое общение включает в себя передачу и приемважной информации, восприятие ее всеми сторонами. Очень важным являетсявзаимопонимание людей, поскольку оно обеспечивает эффективный результатвзаимодействия, что и определяет эффективность сотрудничества.

Крупныекомпании, где работа с прессой поставлена на профессиональном уровне, регулярнопроводят специальные мероприятия. Естественно, такие мероприятия должны бытьхорошо организованы, чтобы они не нанесли вред репутации компании. На такихмероприятиях всегда много прекрасных возможностей наладить дружеские контакты сжурналистами. Основные цели общения делового человека со СМИ таковы:

-         презентациясвоих разработок, своего проекта или своих личных способностей с прицелом накарьерное продвижение, повышение личной стоимости на рынке специалистов;

-         презентациясвоих разработок для инвесторов, партнеров, потребителей;

-         противодействиеконкурентам, борьба с конкурентами за симпатии общественного мнения (засимпатии партнеров, инвесторов, потребителей);

-         укреплениеличной, корпоративной репутации, репутации производимого продукта;

-         формированиекосвенных условий, способствующих успеху личному, корпоративному или успехупродукта.

Можновыделить пять основных форм общения делового человека со СМИ:

1)интервью;

2)пресс-конференция;

3)авторская статья;

4)неформальное общение с журналистами;

5)пресс-релиз.

Деловомучеловеку, стремящемуся к успеху, необходимо владеть всеми навыками активнойличной коммуникации со СМИ, однако наиболее привлекательной формой такого информационногообщения является пресс-конференция.

Пресс-конференция/> — специально организованное мероприятие, встреча официальных лиц (руководителей,политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов посвязям с общественностью, бизнесменов и т.п.), с представителями прессы,телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам(сообщить важную новость, познакомить с важной информацией или сделать важноезаявление).

Организация пресс конференций – явление ныне широкораспространенное. И это совсем неудивительно: как метод общения со средствамимассовой информации, пресс конференциипредставляют собой эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ.

Следуетсказать и о том, что получив огромное распространение как метод общения сосредствами массовой информации, пресс-конференции дают весьма положительные результаты!

Это деловое мероприятие является великолепныминструментом привлечения внимания общественности к самой компании, к еедеятельности, продуктам или услугам. Пресс-конференции способствуют адресномураспространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакцийСМИ. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции,отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений.

Важноепреимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка иуточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимопредусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну априглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных всообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность длякомментирования предлагаемой информации.

Чтобысозвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой ужурналистов могут возникнуть вопросы.

Инициаторамипроведения пресс-конференций, как правило, являются руководители и специалистыразличных структур организаций и компаний, но иногда работники СМИ, желающиеполучить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующиеобщественность вопросы.

Поводомможет послужить любое значимое событие с участием компании, информационныйповод, который может привлечь внимание СМИ и стать интересным для целевыхаудиторий, к примеру объявление о выпуске нового товара, об открытии новогозавода, о получении патента на изобретение, объяснения в трудной ситуации,например, при предъявлении фирме обвинения в загрязнении окружающей среды и т.д.

Она являетсятакже эффективным средством выдачи информации, «не для протокола», когда ее нестоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационныеконтакты журналистов с официальными лицами.

Пресс-конференциюникогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ илиинформацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза.

Такимобразом, цель пресс-конференции — это информационно-управленческаянаправленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) нанекоторую общественно значимую проблему в контексте стратегическойкоммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

Подготовкапресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-техническихи творческих вопросов, которые и будут рассмотрены в следующей главе.

2.Технология организации и проведения пресс-конференций

Каждоеделовое мероприятие имеетсвой план и структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарийделового мероприятия содержит перечисление всех нюансов программы мероприятия с указаниемисполнителей и времени, отводимого на каждую из его частей. Успешное мероприятие требует серьезнойподготовки, в процессе организациисобытия важно четко определить ее цели, задачи, согласовать еесо всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников.

Естьряд обязательных формальных требований, которые надо соблюсти для успешногопроведения пресс-конференции. В процессе подготовки и проведенияпресс-конференции выделяется этапы (подготовительный, этап непосредственноперед мероприятием, сама пресс-конференция и этап по окончании мероприятия),каждый из которых имеет характерные особенности.

 

2.1 Подготовкапроведения пресс-конференции

Подготовкапредполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных,разработку детальной программы и сценария.

Первыйэтап — это планирование и оповещение.

Примерноза неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьёприсутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Какправило, это делается путём рассылки пресс-релизов, по электронной почте или пофаксу.

Изначальностоит определить, насколько ваша информация интересна представителям СМИ, ведьможно ограничиться рассылкой пресс-релиза. Хотя можно отметить, что средняя покачеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов вСМИ, чем самый хороший пресс-релиз. В любом случае, пресс-релиз необходим наэтапе подготовки пресс-конференции в качестве разогревающей информации и послезавершения акции как дополнительный материал. Кроме того, в пресс-релизе такжесодержатся все необходимые координаты организаторов, чтобы журналист мог принеобходимости задать уточняющие вопросы.

Послерассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону.Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетитпресс-конференцию. За сутки до пресс-конференции целесообразно обзвонитьключевые СМИ с целью выяснить, получено ли приглашение? планируется ли явка? ненужна ли какая-то дополнительная информация? В рассылаемом приглашении следуетуказать:

-         место,день и время проведения пресс-конференции, ее примерную продолжительность;

-         общуютематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых крассмотрению;

-         фамилиии должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов.

Вприглашении не рекомендуется подробно перечислять и комментировать основныевопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ кпредстоящему событию.

Приглашениярассылаются по редакциям, естественно, заранее. Если в нем будет обозначенапросьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколькожурналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет иликоктейль. (Кстати, если коктейль намечается, в приглашении принято упоминать обэтом).

Аккредитация(время и место) объявляется также в приглашении.

Информационныйпакет документов (пресс-кит) готовится заранее — на подготовительном этапеопределяется перечень документов, подбор их в папки.

Сценарийпресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференциис указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этихчастей единого мероприятия:

— открытие, представление хозяев (устроителей)пресс-конференции;

— вступительное слово ведущего;

— выступления (информационные сообщения);

— вопросы и ответы;

— закрытие;

— неофициальная часть, включающая просмотр слайдов,видеороликов и т.п.

Допустимоприглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихсяжурналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимаетстатус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ. Важноприсутствие «узнаваемых персонажей». Поэтому нужно заранее наладить с нимиконтакт и пригласить, заинтересовав их. Для того, чтобы заинтересовать какможно большее количество важных (и нужных) людей, необходимо поставить во главеобсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых (так, чтобы вназвании не фигурировало название компании или организации). Приглашать следуетпредставителей различных общественных слоев.

Время,непосредственно предшествующее мероприятию так же необходимоиспользовать для достижения наибольшего успеха пресс-конференции.Нужноизготовить и разместить указатели: объявления навходе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа икомнаты; стрелок с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на дверипресс-конференционного помещения и указателя «регистрация» на столе, гдефиксируется прибытие журналистов, уместен указатель «раздевалка», особенно еслиона расположена не на виду. Чем быстрее вас найдут журналисты, тем в лучшемрасположении духа они окажутся.

Нагрудные указатели (бэджи) должны иметь все организаторы со своимиименами для более эффективной коммуникации с ними, чтобы журналисты видели, ккому они могут обратиться по различного рода вопросам.

Настол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся табличкис их данными. Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера, должны бытьнаписаны полностью, крупно и повторены на обратной стороне таблички. На стенеза столом участников должен располагаться логотипорганизаторапресс-конференции, он закрепляет авторские права организаторов на даннуюпресс-конференцию. Каждому участнику пресс-конференции был предоставленперсональный набор, включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан,бумагу и ручку для записей.

Ньюсмейкеровнеобходимо встречать сразу же после входа в здание и проводить в помещение, гдеони могли бы перед пресс-конференцией выпить чашку чая или кофе и обговорить сорганизаторами следующие вопросы: продолжительность вступительной речи (речей),последовательность выступлений, количество времени, отводимого навопросы-ответы. Нужно не допустить общения перед пресс-конференциейньюсмейкеров и журналистов. Только для СМИ — ваших основных информационных партнероввозможны исключения.

Вэто же время окончательно распределяются роли на пресс-конференции.

Ихтри: ньюсмейкер — носитель новости, имеющий опыт публичноговыступления, ведущий (или модератор) и эксперт — специалист вданной области. Первая роль предполагает ответственность за саму информацию,вторая — за процедуру ведения пресс-конференции, третья — за информационнуюполноту и насыщенность. Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться,но первую и вторую роли необходимо всегда разделять.

Втак называемом президиумедолжно быть как можно меньше людей, иначе пресс-конференция будет напоминатьторжественное заседание.

Пространствопресс-конференции должно быть организовано так, чтобы журналистам было удобноработать. Надо обязательно предусмотреть места для работы телеоператоров. Еслиэтого не сделать, они поставят свои камеры прямо перед президиумом и закроютпрезидиум от зала.

Репетициявсех участников будущей пресс-конференции необходима, особенно для новичков,впервые выходящих на встречу с журналистами. Но и для искушенных в этом делеасов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается ТВ-трансляция. Приэтом выбирается режим освещения площадки, готовность средств связи, интерьер(со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и пр. Вопросы и ответырепетируются с участием статистов.

 

2.2Выбор места и времени проведения пресс-конференции

День и времяпроведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпускав свет большинства газет. Наиболее подходящее время для проведенияпресс-конференции с 11.00 до 16.30. Лучшие дни — вторник, среда и четверг, т.к.есть большая вероятность попасть в газеты следующего дня. Если необходиморазместить материал о пресс-конференции в утренних газетах, нужно начинать пресс-конференциюв 11.00 или 12.00.

Если идеториентация на телевидение, радио, еженедельники и ежемесячники, то часыпроведения пресс-конференции не имеют значения; если же новость действительногорячая, проводить пресс-конференцию можно в любое время — СМИ все равнособерутся, а при промедлении новость «остынет».

Событияпредопределяют место проведения пресс-конференций, подразделяют эти встречижурналистов с главными действующими лицами на некоторые разновидности.

Оперативныепресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий,вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. «Летучиепресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их«визави». Специально оговаривается неофициальный характер подобныхпресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняюттрактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализситуации.

Регулярные пресс-конференцииорганизуются в предварительно объявленное время в специально приспособленныхдля встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов,пресс-центры и т.д.).

Подобныепомещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режимудиалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

-         микрофонына столе и в зале;

-         ТВкамеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;

-         телефоннуюсвязь;

-         техническиеслужбы;

-         системасинхронного перевода;

-         службыаккредитации;

-         службабезопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Продолжительностьпресс-конференциисоставляет в среднем от 30 до 60 минут. Ее длительность должна быть объявленазаранее, чтобы журналисты знали, сколько у них будет времени для вопросов и какдолго они будут заняты.

Впроведении пресс-конференциидопустимо немного затянуть ее открытие. Отступление от объявленного времени на5-10 минут (но не более) иногда даже желательно — за этот период подтянутсяопоздавшие. Но планируемая продолжительность не должна превышать 30-60 минут(менее 30 минут — это оперативный брифинг или короткаяпресс-конференция).

Затянувшаясяпресс-конференция снижает внимание журналистов, утрачивается ощущениесолидности происходящего. Поэтому имеет смысл прекратить пресс-конференциюискусственно. Исключение составляют случаи, когда ньюсмейкер еще не высказалтого, что хотел.

 

2.3 Правилапроведения пресс-конференции

Пресс-конференциюведет пресс-секретарь. Обязанности ньюсмейкера и ведущего пресс-конференциидолжны быть непременно разделены. Вступительное слово пресс-секретаря — этообъявление темы пресс-конференции и знакомство (поименное, с указаниемдолжности, титула, звания и пр.) с каждым из тех, кто устраивает данную встречус журналистами.

Регламентоглашается ведущим пресс-конференцию, в дальнейшем он же следит за егособлюдением. Можно заранее определить количество вопросов (задавать только поодному вопросу). Попытки нарушить регламент можно легко нейтрализовывать фразой- «…мы договорились задавать по одному вопросу». Порядок вопросоврегулируется обычноочередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.

Ведущийпресс-конференции должен:

1.        Недопускать преувеличений, называя вещи своими именами.

2.        Проявлятьуважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.

3.        Нестремиться убедить других в том, что успех — ваше личное достижение, помнить освоей команде и всех тех, кто работал на успех.

4.        Избегатьвступать в споры, а также давать односложные ответы типа «ДА», «НЕТ».

5.        Некасаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.

6.        Непроявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей.

7.        Старатьсязамедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы нанекоторые из них.

8.        Отказатьсяот втягивания в спор или дебаты.

Пресс-конференцияпредполагает некое стартовое сообщение или заявление приглашающей стороны и,затем, вопросы журналистов с последующими ответами. Главный фактором,обеспечивающим успех пресс-конференции, является наличие статусной фигуры,выступающей на пресс-конференции и/или наличие действительно важной информации.

Пресс-конференция предполагает участиеодного или нескольких представителей компании, ее клиентов, партнеров ипредставителей целевых СМИ. Распространенная ошибка — обилие выступающих(ньюсмейкеров) на пресс-конференции. Желая всесторонне познакомитьобщественность со своим проектом, организаторы предоставляют слово инвестору,спонсору, директору, главному инженеру, главному художнику, главному мастеру ит.п. На журналистов, да и на аудиторию, это производит удручающее впечатление.

Пресс- конференция – это синтезированный жанр, в котором объединяются ораторскиймонолог (заявление) и публичный диалог (ответы на вопросы). Достаточно одного выступающего,который может интересно рассказать о проекте и обладает достаточно высокимстатусом для того, чтобы ссылка журналиста на его слова выглядела весомо вглазах общественности.

Выступленияпредставителей организации должны быть краткими (в расчете на последующиевопросы), с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут длякаждого выступающего. Характер этих выступлений, их структура зависят от целейпресс-конференции.

Еще до началамероприятия следует решить, что необходимо сказать прессе и общественности.Нужно иметь в наличии уже готовое заявление. В нем касаются наиболее важныхтем. Постарайтесь предугадать вопросы, которые зададут и отрепетируйте ответы.Они должны быть спокойными, правдивыми и, по возможности, краткими.

Текстывыступлений (заранее отпечатанные) размещаются или на специальном столике, илина информационном стенде. Их включают и в информационный пакет документов(пресс-кит). Вполне допустимо читать текст по бумажке.Иметьпечатный текст перед глазами не вредно в любом случае. Но сплошное чтениеполностью снимет эффект естественности, который желателен на пресс-конференции.

Навопросы надо стараться отвечать без замешательства, авторитетно и доверительно.Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее:

-         ответ«Не для записи» используйте как можно реже, в тех случаях, когда вы хотитеобсудить ситуацию, не высказываясь по существу дела публично;

-         когдаречь идет о конфиденциальной информации, то еще одним вариантом ответа можетбыть заявление, что в настоящее время у вас нет данных, чтобы ответить навопрос, но что вы в самое ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этотвопрос, и ответите на него;

-         такиеситуации нужно предвидеть и заранее к ним готовиться и, если обещаете ответитьпозже, — это нужно потом обязательно выполнить;

-         нежелательнопри ответах на вопросы использовать фразы типа «без комментариев», постарайтесьиметь ответ на любой случай;

-         продумайтевсе термины и их адекватную интерпретацию, не используйте в ответах жаргонные,арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо;

-         и,наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в ролях, с участием в нейваших юридических и технических экспертов, которым поручите отследить вашесообщение и ответы на вопросы с профессиональной и коммуникативной точекзрения. Такие репетиции придадут вам уверенность.

Вопросыжурналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они, далее, не могутпринимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такиевопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленнойтемы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядокработы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на негопресс-конференция закрывается.

Ответывыступающих согласуются с их компетенцией. По ходу встречи ведущий определяет,кому из ораторов более всего «подходит» вопрос.

Не отвечатьна вопросы на пресс-конференции не принято. Нужно избегать здесь таких фраз,как «Без комментариев!», «Не для печати». Если затронут вопрос, не подлежащийпока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

Даже болееважной частью, чем вступительное слово, является грамотно организованная концовкапресс-конференции. Иногда случается оказия такого рода: ведущий предлагаетзадавать вопросы, а вопросов-то и нет. Повисает неловкая пауза, создаетсявпечатление, что тема никому не интересна. Чтобы этого не случилось, опытныйведущий отмечает про себя, сколько еще желающих задать вопрос осталось, инезадолго до завершения конференции следует дать знать аудитории об этом,например объявив, что следующий вопрос будет последним. Тогда не повиснет пауз,и пресс-конференция закончится в управляемом режиме. А если же вдруг объявятсяеще желающие задать вопрос, то создастся впечатление, что тема журналистамочень интересна и они не хотят отпускать спикера.

Можно заранеераспределять некоторые вопросы из числа предполагаемых среди своих сотрудниковв зале или знакомых журналистов. Этот прием можно использовать и для смягчениятрудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Однако злоупотреблятьэтим приемом не стоит. Можно произнести фразу: «…перед пресс-конференцией намбыло передано несколько записок (или поступило несколько звонков) с вопросами»и т. д.

Еслиорганизаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрациявидеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытияпресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несутдополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходепресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегдаустраивает журналистов.

Последнийэтап пресс-конференции наступает после ее непосредственного завершения. Когдамодератор говорит «спасибо и до свидания», пресс-конференция не заканчивается,ведь журналисты подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либодополнительную информацию. Это допустимо, ведь основной целью пресс-конференцииявляется максимальный выход материалов в СМИ. Чем больше встреч и вопросов, тембольше и материалов. Более того, СМИ, получившие приглашения, но не приславшиена пресс-конференцию своих представителей не должны лишаться возможностирассказать об этом событии на своих страницах, в радио- или теле-эфире. Поэтомуорганизаторы пресс-конференции должны разослать в эти СМИ все необходимые материалы,а также текст или тезисы основных выступлений участников пресс-конференции.

Существуюти вспомогательные целипоследнего этапа — расположить к себежурналистов. Нужно найти возможность сказать настойчивому репортеру пару слов,дать свои контактные телефоны.

Организаторымогут устроить для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение(коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия — создать неформальнуюобстановку для более эффективного общения руководителей и специалистов компаниис представителями СМИ. Организаторы могут использовать фуршет для решениядополнительных задач: собрать с пришедших информацию длявключения в медиа-карту, провести среди них социологический опрос поинтересующим вопросам и т.д.

2.4 Некоторыеособенности общения с представителями СМИ

Контингентпредставителей СМИ разнообразен, и в некоторых случаях невозможно просчитатьдальнейшую судьбу преподнесенной на пресс-конференции информации; поэтому,чтобы снизить риск появления «неожиданной» информации, необходимо учитыватьособенности поведения и речи на этом мероприятии.

Важнопомнить: любое общение с представителями СМИ — это изменение общественногомнения, поэтому текст речи должен быть тщательно отработан. В выработке докладане обязательно придерживаться схемы «введение — основная часть — заключение».Вполне приемлемо кратко высказаться по сути, иначе говоря, «взять быка за рога»,а общую информацию о компании раздать перед началом пресс-конференции впресс-пакете.

Желательно,чтобы комментарии других выступающих (их численность не должна превышать трехчеловек) не выходили за рамки 5-7 минут. Таким образом, с учетом вступительныхслов ведущего, основная часть (доклады) укладывается в 30-40 минут. Оставшиеся20-30 минут отводят для вопросов журналистов.

Выступлениелучше не читать, а заранее выучить (исключение составляют цифровые показатели).Таким образом удается, во-первых, удерживать внимание аудитории, а во-вторых,наблюдать, как аудитория реагирует на сообщение. Кроме того, журналисты, как ивсе люди, любят, когда обращаются непосредственно к ним и смотрят, чтоназывается, в глаза. В этом смысле желательно не забыть даже далеко сидящихпредставителей СМИ, возможно, с неприятными лицами или плохо одетых.

Кстати,драные джинсы и плохо выстиранная майка у журналистов, как правило, не признакотсутствия денег на приличный гардероб, а некий вызов истеблишменту,периодически проявляющийся также в резких публикациях и негативныхвысказываниях. Единственный способ противодействия ему — заранее продуманная тактикаповедения и высказываний.

Во времявыступления желательно избегать слов и выражений-паразитов («как бы», «на самомделе», «вот» «и все же» и т.п.), а также непрерывного произнесения междометий(например, «э-э-э…»). Это сразу производит неблагоприятное впечатление: ведьдиктофоны работают, а время идет. Поэтому необходимо заранее несколько разпрорепетировать речь. Лучше сделать это перед коллегами, а за отсутствием оных— у зеркала.

Следите засвоими руками. Кроме того, что их обязательно надо держать на столе (а не подним), время от времени полезно жестикулировать.

Выступлениелучше начать с шутки или вскользь коснуться актуальной для всех присутствующихтемы. Это разрядит обстановку и будет работать на создание благоприятногоимиджа. В любом случае необходимо создать атмосферу сопричастности, но незаискивания. Например: «Здравствуйте, уважаемые дамы и господа! Искренне радвидеть вас в добром здравии, несмотря на эпидемию гриппа, которая сейчассвирепствует (или которой нас пугают врачи). Надеюсь, это не помешает нашемуконструктивному сотрудничеству. Итак, начнем с вашего позволения» (Грипп можнозаменить любым другим общезначимым событием: выборы президента, хорошая илиплохая погода и пр.).

Удачный ход —подстроенный случай с диктофоном, выражающий заботу о нелегкой работежурналиста. На стол ставится подставной диктофон, через некоторое времяраздается щелчок — он останавливается. Прервав выступление, докладчикобращается к журналистам: «Чей это диктофон? (Демонстрирует залу). У Вас пленказакончилась!».

Вашеповедение на мероприятиях во всех случаях должно быть спокойным иуравновешенным. Даже если собеседник ведет себя по отношению к Вам вызывающеили в Вас летят помидоры, необходимо сохранять выдержку и спокойствие. При этомВаше лицо должно быть человечным, а не каменным (!). Если вдруг возникаетсостояние испуга, заставьте себя вспомнить, что журналисты — те же люди, онитоже едят, пьют, имеют слабости и недостатки. Если страх не проходит, выберитеиз присутствующих одного, наиболее симпатичного Вам, и представьте, что это Вашдавний друг и у вас сейчас состоится разговор по душам. В этот момент для Васвсе присутствующие журналисты — Ваши друзья. Улыбайтесь, но, разумеется, толькок месту.

Другаянеприятность, которая может случиться на пресс-конференции — это техническиенеполадки, например, отсутствие микрофона или его нетрудоспособность. В этомслучае Вам придется говорить громче, что без предварительной подготовки можетпривести к деконцентрации Вашего внимания. Конечно, это крайность, но во времяпубличного выступления надо быть готовым ко всему, причем заранее. Это залогуспеха всего мероприятия и гарантия того, что Вы сможете достичь нужной Вамцели.

Важнаядеталь: если кто-то из содокладчиков в силу обстоятельств не может выступить напресс-конференции (находится в другом городе, заболел, не имеет навыковпубличных выступлений и т.д.), то это легко преодолеть, разместив впресс-пакете интервью с ним. Недопустимо отказываться от пресс-конференции всамый последний момент без достаточной на то причины.

Заключение

Пресс-конференции — один из наиболее распространенных иэффективных способов организации связей с общественностью и передачи ейнеобходимой информации через посредника, роль которого в данном случаевыполняет пресса и другие СМИ. Получив огромное распространениепресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, даютвесьма положительные результаты.

Подготовкапресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-техническихи творческих вопросов. Пресс-конференции целесообразны, когда организациинеобходимо:

-         проинформироватьсвою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;

-         продемонстрироватьдостижения фирмы или ее новую продукцию;

-         представитьновую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

-         решитьспорные вопросы, давно обсуждаемые общественность.

-         наладитьличные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференции большинстве случаев являютсяруководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногдаработники СМИ, которые под давление различных групп общественности желаютполучить развернутое, квалифицированное и официальные ответы на интересующийвопрос. Специалисты в области связи с общественность не рекомендуюторганизовывать пресс-конференции по мало значительным поводам, а также в техслучаях, когда обычная информация может быть передана с помощью традиционныхсредств(например с помощью пресс-релизов).

До начала пресс-конференцииее организаторы должны подготовить и разослать специальные приглашения темпредставителям СМИ, которых они хотели бы видеть, на данном предприятии.

В зависимостиот событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистовс главными лицами подразделяют на несколько видов. Оперативныепресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий илипроисшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров ит.д. Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленноевремя в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы,конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.).

Организаторыпресс-конференции должны тщательно продумать многочисленные технические аспектыее обеспечения (помещения, столы, стулья, освещение, исправные розетки,микрофоны, средства орг. Техники, оперативную связь, место для телекамер ит.д.).

По завершениюпресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов ирепортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данногомероприятия – вовсе не налаживание дружеских контактов с представителямиагрессивно настроенных СМИ, а создание неформальной обстановки для болееэффективного общения руководителей и специалистов компании с представителямиСМИ и деловых кругов.

Послезавершения пресс-конференции ее организаторы должны оценивать результативностьпроведения мероприятия.

Такимобразом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространенииинформации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому,чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой ужурналистов могут возникнуть вопросы.

Подобногорода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаютсяавторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важноепреимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка иуточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимопредусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну априглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных всообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность длякомментирования предлагаемой информации.

Список использованнойлитературы

 

1.    Алешина И.В. ПабликРилейшнз для менеджеров. Учебник / И.В. Алешина. – М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. — 480с.

2.    Варакута С.А. Связи собщественностью: Учебное пособие / С.А.Варакута. – М.: ИНФАРА-М, 2009. — 207с.

3.    Игнатьев Д. Настольнаяэнциклопедия Public Relations / Д. Игнатьев, А. Бекетов. — М.: Альпина БизнесБукс, 2004. — 496 с.

4.    Круглянская Л.Я.Настольная книга секретаря. Справочник/ Л.Я. Круглянская. – М.: Издательский дом Герда,2003 — 320 с.

5.    Мельникова С.В. Деловаяриторика (речевая культура делового общения): Учебное пособие / С.В. Мельникова.– Ульяновск: УлГТУ, 2000. — 106 с.

6.    Мирошниченко А.А.Бизнес-коммуникации.Мастерство делового общения: Практическое руководство/ А.А. Мирошниченко.– М.: Книжный мир, 2008. — 384 с.

7.    Психология и этикаделового общения: Учебник для вузов/ В.Ю. Дорошенко, Л.И. Зотова, В.Н. Лавриненкои др.; Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. — М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 2007. — 279 с.

8.    Скаженик Е.Н. Практикумпо деловому общению: Учебное пособие / Е.Н. Скаженик. — Таганрог: Изд-во ТРТУ,2005. — 96 с.

9.    Стенюков М.В.Секретарское дело / М.В. Стенюков. – М.: Издательство ПРИОР, 2005. — 227 с.

10.  СтепановаЛ.М. Психология деловогообщения / Л.М. Степанова// Элитариум. — 2003.- №12.