Лекция: Microsoft Word: Сортировка по столбцам и строкам

Обзор: Сортировка

Word выполняет сортировку абзацев текста и строк/столбцов — таблиц.

Каждая строка фрагмента текста, который подлежит сорти­ровке, должна завершаться символом конца абзаца.

Программа Word распознает таблицы автоматически.

В таблице Word различает сортировку по строкам (абзацам, записям) и по столбцам (полям):

В случае сортировки по строкам (абзацам, записям) каждая полная табличная строка (полный абзац) рассматривается как единое целое, и абзацы сортируются заданным спосо­бом, независимо от того, какая часть строки была выделена перед сортировкой.

В случае сортировки по столбцам выполняется сортировка только выделенных столбцов (полей) по содержимому ука­занного столбца (поля), а остальная часть таблицы остается неизменной.

Для каждой процедуры сортировки можно задать до трех клю­чей. Сначала выполняется сортировка по первому ключу, затем — по второму и наконец по третьему. Программа Word различает несколько типов сортируемой ин­формации: данные типа Текст включают буквы и цифры (даты рассматриваются как числа), данные типа Число включают только цифры (другие символы игнорируются), а данные типа Дата — корректно сформатированные значения дат. В качестве порядка сортировки выбирается либо По возрас­танию (А… Я; 0...9; более ранняя дата… более поздняя дата), либо По убыванию (Я… А; 9...0; более поздняя дата… более ранняя дата). Из соображений безопасности рекомендуется сохранить текст перед выполнением сортировки, даже несмотря на то, что операцию сортировки можно отменить обычным путем.

Процедура. Сортировка по строкам (сортировка списков)

1. Выделите сортируемый текст. В выделенную часть должно входить первое поле (первый столбец) или начала абзацев сортируемых строк (записей).

2. Выполните команду Таблица/Сортировка текста или Табли­ца/Сортировка. Открывается диалоговое окно.

3. Задайте первый ключ сортировки.

В первом списке для представленных в форме таблицы дан­ных можно выбрать поле (столбец), по содержимому кото­рого будет выполняться сортировка. Например, Поле 3 сор­тирует по третьему столбцу.

В поле Тип следует выбрать тип сортируемой информации.

Определите порядок сортировки: По возрастанию или По убыванию.

4. Нажмите командную кнопку Параметры и в группе Раздели­тель полей выберите нужную опцию (выбор возможен, если сортируется текст, т.е. список, а не таблица Word).

Опцию Символ табуляции следует активизировать, если отдельные элементы строки (поля) отделены один от дру­гого символами табуляции.

Опцию Точка с запятой следует активизировать, если от­дельные элементы строки (поля) отделены один от другого точками с запятой.

• Выбрав опцию Другой, можно указать любой другой символ в качестве разделителя элементов строки (полей). В диалоговом окне Параметры сортировки в группе опций Сортировать можно указать дополнительные параметры сор­тировки.

Посредством параметра С учетом регистра можно заста­вить Word отсортировать слова, записанные прописными буквами, от слов, записанных строчными буквами, и вывес­ти первые перед вторыми.

Параметр Только столбцы позволяет выполнить сортиров­ку только отдельных столбцов — сортировку по столбцам.

Закройте диалоговое окно Параметры сортировки нажатием кнопки ОК. При необходимости задайте и другие ключи сор­тировки. Если не все элементы заданного в качестве первого ключа столбца различаются один от другого, то для выполне­ния полной иерархической сортировки следует использовать несколько ключей. В группе Список выберите необходимое значение опции. Если первая строка (запись, абзац) из выделенных использу­ется в качестве заголовка таблицы (заголовка списка запи­сей), то ее можно исключить из сортировки, выбрав опцию Со строкой заголовка. Нажмите кнопку ОК или клавишу [Enter], чтобы запустить про­цесс сортировки. Если полученный результат вас не удовле­творит, вы сможете отменить операцию сортировки, как и любые другие действия, с помощью команды Правка/Отме­нить.

Процедура. Сортировка по столбцам

В случае сортировки по столбцам учитываются (и переставляются) только поля (ячейки), содержащиеся в выделенных столбцах, фактически речь идет о сортировке только части таблицы.

Выделите нужное поле (поля) в списке записей с помощью [Shift]+[Ctrl]+[F8] или путем перетаскивания мыши при нажатой клавише [Alt] и левой кнопке мыши. В таблице выделите подлежащие сортировке столбцы таблицы. Одновременно может выполняться сортировка нескольких соседних столбцов (полей), однако при этом следует проследить за тем, чтобы было выделено все содержимое всех сортируемых столбцов (полей). Выполните команду Таблица/Сортировка текста или Табли­ца/Сортировка. Открывается диалоговое окно. Определите первый ключ сортировки и щелкните на кнопке Параметры. На экран выводится диалоговое окно Парамет­ры сортировки. Установите флажок параметра Только столбцы. При необходимости установите и другие параметры и под­твердите установку нажатием кнопки ОК. Word возвращается в предыдущее диалоговое окно. Нажмите кнопку ОК или клавишу [Enter], чтобы запустить про­цесс сортировки.