Реферат: Автоматизация рабочего места менеджера по учету товара

МИНТРАНС

МосковскаяГосударственная Академия Водного Транспорта

РЕФЕРАТ

 

по предмету:

Автоматизированные системы обработки экономическойинформации

 

Тема: «Автоматизация рабочегоместа менеджера по учету товара»

Выполнил:

студент 2 курса

группа ЭУ-99

шифр 99036

Чигир А.Н.

 

 Проверил:

Москва

 2000
Содержание

 

Введение

1.Задача

2.Требования к системе

3.Пользователи системы

4.Обследование предметной области

5.Описание пользователей

6.Запросы и регламентные задачи

7.Описание алгоритма работы программы

8.   Выбор СУБД

9.Даталогическая модель

 10. Справочники

Приложение:

Схемаданных

Словарьданных

Введение

Одной из самых сложныхзадач для фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный иупорядоченный учет материальных средств. При очень большом обороте первичныхдокументов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многиефирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники ипрограммного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.

Одной из проблемнесовершенства методов ведения учета – является недальновидность руководствафирм.

Мною  рассмотреныпрограммы 1С-СКЛАД и возможных ее аналогов, автоматизирующей складской учет намалых и средних предприятиях. Наибольшее внимание мною направлено на  анализпостроения правильных структур баз данных, т.е. на даталогическоепроектирование.

1. Задачи.

Выделим предметнуюобласть. Это учет товарооборота на фирме занимающейся  торговой деятельностью.Сюда входит и учет товаров на складе ( на нескольких складах), оформлениедокументов по отгрузке и при оприходованию товара на склад, ведение реестрапоставщиков и покупателей, учет взаиморасчетов с юридическими и частными лицамии получение отчетной информации о продажах.

Основной задачей ставитсяправильная организации структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.),алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программапредставляет собой справочную систем.

2. Требования ксистеме.

Требования к разрабатываемой системе:

·    Четкая и логичная структура базданных;

·    Наличие минимум третьей нормальнойформы для всех создаваемых структур данных;

·    Наличие логически грамотных связеймежду компонентами структуры данных;

·    Способы получения информации изсистемы.

Что касается требований каппаратным ресурсам, то здесь все зависит от размеров автоматизируемого учета,хотя бывает достаточным платформа на основе 386 процессора и операционнойсистемы ДОС.

3 Пользователи системы

Система предназначена дляочень широкого круга пользователей.

Первыми пользователями этойсистемы будут кладовщик и/или менеджер, т.к. они будут вводит первичныедокументы. По мере надобности они могут удалять документы, изменять ужесуществующие документы, добавлять информацию о новых покупателях, формироватьотчеты для отслеживания неточностей в учете. Но этими людьми круг пользователейне заканчивается.

Система может бытьиспользована бухгалтером для получении информации о суммах приходных ирасходных накладных, долгах поставщикам, и долгов клиентов нам. Кроме того, онимогут участвовать в этой системе, например, вводить выписки из банка, которыебудут погашать задолженности.

Для главного менеджерафирмы система тоже может представлять интерес. Например, он может посмотретьобъемы продаж, товарооборота за определенный период, определить товарпользующийся, который приносит наибольший доход (самый продаваемый товар) иполучить другую статистическую информацию.

4. Обследованиепредметной области.

Необходимо проанализироватьпредметную область, т.к. обычно системы складского учета разрабатываются подконкретного заказчика.

Для анализа предметнойобласти выбрана конкретная фирма, и на ёё примере исследовались информационныепотребности менеджера, кладовщика, бухгалтера и других пользователей системы.

При более подробномрассмотрении работы менеджера был выявлен перечень документов и типовыхопераций, необходимых для ведения учета. Для оприходования товараиспользовались документы либо приходная накладная, либо возврат от покупателя.Расход товара оформлялся либо расходной накладной, либо возврат поставщику.

После выявления полногоперечня необходимых документов и выполняемых типовых операций была разработанасложная структура баз данных (приведена ниже) основным требованием к которой — были универсальность, логичность, наглядность.

Для проектирования структурбаз данных были формализованы первичные документы (выделен реквизитный минимум,проанализированы связи между ними) и сформированы структуры записей БД. Затемпутем нормализации структур данных они были сведены к структурам данных,удовлетворяющим требованиям третьей нормальной формы.

5. Описаниепользователей

Для рассматриваемой системыможет существовать большое множество категорий пользователей, но предлагаемаяпрограмма предполагает пользователя, которому необходима справочная информация.

Для каждой хорошей системывсегда должен существовать администратор, который будет сопровождать систему,устранять ошибки, а при расширении предметной области дорабатывать программныемодули.

Что касается конечныхпользователей, то тут могут быть почти все сотрудники фирмы, причем для каждогосотрудника может быть запрограммирован тип доступа (чтение, изменение,добавление, удаление и др.) к документам, справочникам, регистрам и другойинформации в системе.

6. Запросы ирегламентные задачи

Для системы основнымзапросом является запрос на получение движения по определенному товару законкретный промежуток времени. Этот запрос выполняется на основании данныххранящихся в базах данных, которые можно условно отнести к «Регистрам».

Также в системе могутреализованы следующие запросы:

·    информация о долге клиента (илинашем долге клиенту)

·    любая информация, которая можетбыть получена на основании документов (например, сумма отгрузок клиенту заопределенный период, и др.)

Регламентной задачей дляпроектируемой системы является расчет объемов продаж (например, за наличный илибезналичный расчет).

Регламентным запросомявляется получение информации об остатках товаров и движении товара подокументам и вывод полученной информации в видеоформу.

7. Описание алгоритмаработы системы

В данном разделе, описывается:каким образом должна функционировать проектируемая система на основаниивыбранной предметной области.

Рассмотрим цепочкудокументов, которые необходимо оформить для отпуска товара при расчете забезналичный расчет.

Сначала клиент выбираетнужный ему товар в необходимом количестве. На основании этой заявки (возможноустной) менеджер выписывает этому клиенту счет для оплаты. В случае если клиентеще не существует в системе, то его необходимо добавить. Когда клиенту выписансчет, это не говорит о том, что товар клиенту отдан, но документ в системувведен. Для этого этот вид документов не учитывается в базах учитывающихдвижение товаров (назовем их регистрами). Позже, когда клиент оплатил,выписанный ему счет, и деньги попали на наш расчетный счет, бухгалтер вводитвыписку из банка, соответствующим документом, например, «приход денег на счет».Соответственно в системе появляется наш долг клиенту на сумму, которую оноплатил. Через некоторое время клиент приходит, чтобы получить свой товар итогда менеджер выписывает ему расходную накладную и налоговую накладную побезналичному расчету (можно ввести на основании ранее выписанного счета). Привыписывании накладной  система автоматически заносит информацию о том, чтоклиенту был отдан товар на сумму указанную в накладной, и таким образомпогашает наш долг клиенту. Кроме этого документ проходит по регистрам движенийи остатков товаров, т.е. информация о количестве проданного товара заносится всоответствующие базы данных.

На основании выданнойклиенту накладной, кладовщик отдает товар. Таким образом, мы получили четкуюсистему отгрузки товара.

Процедура отгрузки товараза наличный расчет происходит аналогичным образом, только счет при этом невыписывается, деньги оформляются документом «приходный кассовый ордер» илидругим подобным и при оформлении  накладных указывается что продажа произведеназа наличный расчет.

Поступление товара на складможет возникать в двух случаях. Во-первых, при поступлении товара отпоставщика, а во-вторых, при возврате товара от покупателя.

В первом случае оформляетсяприходная накладная от поставщика за наличный или безналичный расчет, а деньгипоставщику (подразумевается в системе) отдаем документом «платежное поручение»или «расходный кассовый ордер» или другим документом.

Если оформляется возврат отпокупателя, то процедура идентична, только в накладной указываетсясоответствующий признак накладной.

8. Выбор СУБД

Для реализацииспроектированной системы могла бы подойти любая СУБД среднего уровня (например,Microsoft Access), может быть реализована всреде FoxPro. Эта система вполне подходит для составленияпрограммы, обслуживающей проектируемую систему, а именно:

ü  СУБД является специализированнойпрограммой для работы с реляционными БД, что значительно упрощает процессдаталогического проектирования;

ü  У нее довольно мощный язык, удобный дляпрограммирования приложений средней сложности;

ü  Наличие большого количества мастеров позволяет быстросоздавать удобный для конечных пользователей интерфейс, формировать красивыеотчеты

ü  Эта система очень нетребовательна к аппаратнымресурсам и может выполняться на любом компьютере на котором установлена системаWindows (и сама СУБД)

ü  Отдельные утилиты позволяют создавать конечныйисполняемый файл, и тогда это очень значительно упрощает распространениепрограммы.

9. Даталогическаямодель

После подробного анализапредметной области на этапе инфологического проектирования были полученыреквизиты баз данных. После этого было произведено распределение этихреквизитов по записям БД, затем базы были декомпозированы до тех пор, пока неполучились структуры, удовлетворяющие требованиям третьей нормальной формы иобладающие минимальной избыточностью (хотя избыточность должна присутствоватьдля ускорения процессов обработки информации).

10. Справочники

Теперь кратко опишемназначение каждого справочника.

Справочник товаровпредназначен для хранения товаров. Причем код должен быть уникальным во всемсправочнике. Каждый товар имеет приходную и продажную цены, ед. измерения ипроизводителя, который хранится в справочнике производители.

Справочник производителисохраняет код производителя и его полное наименование. Поле Comentпредназначено для дополнительной информации по производителю.

Справочник склад содержиткод и название всех складов в системе.

В справочнике клиентовхранится вся необходимая информация о фирме-покупателе или фирме-поставщике. Вто время как в справочнике  фирм хранится информация о наших фирмах, т.е.фирмах от лица которых мы работаем.

Справочник Вид Накладнойхранит в себе все виды документов, которые могут быть выданы системой.Например:

-    Приходная накладная;

-    Расходная накладная;

-    Счет;

-    Перемещение;

-    Налоговая накладная

           и другие.

Справочник виды продажможет содержать информацию такого рода: ЗаНал; ЗаБН; Вкредит. Что будетозначать, как была проведена операция – за наличные, безналичные деньги или вкредит.

Справочник сотрудниковхранит всех возможных пользователей системы и краткую информацию о них, причемкаждому из них можно указать статус. Например: 1-Администратор;

2-Менеджер; 3-Бухгалтер, и т.д. А уже программистопределит для кого какие возможности доступны, а какие недоступны.

Справочник признаковнакладной хранит информацию Следующего вида, например: 1-Продажа; 2-ВозвратПоставщику; 3- Покупка; 4-Возврат Покупателю.

База данных в которойхранятся шапки документов – просто хранит все необходимые реквизиты документа.Уникальным во всей системе является номер документа. Он специально объявлентекстовым.  По этому номеру в базе, которая хранит табличные части, мы можетотыскать те позиции, которые принадлежат этому документу. Если построитьиндексный файл по полю Number (он построен в системе), то став на первый элемент,соответствующий этому документу, можно получить все остальные элементы по порядку,т.к. в шапке документа хранится количество строк в нем.

Регистры остатков товаровхранят остатки товаров по каждому складу в отдельности. Получается как таблица,где столбцы соответствуют складам, а строки – товарам, а на пересечении – будетколичество товара на конкретном складе.

В регистре движенияостатков товаров отражается каждая операция, над этим товаром (приход илирасход) и указывается, какой документ осуществил данное движение и когда.

Регистры взаиморасчетовидентичны регистрам остатков, только учитывают движение денежных средств.

Схема данных

/>

 

 

Словарь данных

Словарь данных, необходимыхдля хранения в системе, получается очень объемным. Поэтому сейчас приводитсятолько словарь данных для документов. Для упомянутых выше документов необходимосохранять следующие реквизиты:

№ пп Наименование элемента данных Имя Примечания 1. Номер документа Number Значение формируется автоматически 2. Дата оформления Date 3. Вид документа DocType 4. Признак накладной Priznak Имеет смысл только для накладной 5. Фирма Firm 6. Клиент Klient 7. Вид продажи SailType 8. Склад Sklad 9. 10. Основание для выписки документа Osnov 11. Автор документа Author 12. Наименование товара. Tovar 13. Цена за единицу Price 14. Количество Kol 15. Сумма Sum 16. НДС NDS 17 Проведен Proveden Проходит документ по регистрам или нет