Реферат: Управление дебиторской задолженностью

Некоторые думают, что для управления дебиторскойзадолженностью нужно лишь высылать счета-фактуры и напоминать покупателямплатить в срок. В реальности же дела обстоят совсем по-другому. Основные методыуправления дебиторской задолженностью.

Нил Томас (Neil Thomas), управляющийдиректор компании Falconbury

Управление дебиторской задолженностью охватывает весьпроцесс получения своевременной оплаты от покупателей. Некоторые думают, чтодля этого нужно всего лишь высылать счета-фактуры и писать письма-напоминаниятем покупателям, которые не платят в срок. Если бы все было так просто, но,увы, в реальности дела обстоят совсем по-другому. Ниже представлены основныеэлементы управления дебиторской задолженностью.

Депозит вместе с заказом

При поставках товаров или услуг, производимых поспециальному заказу клиентов, уместно вспомнить о требовании внесения задатка.Если нет веских оснований считать, что это повредит бизнесу, подобную политику,несомненно, следует проводить. То, что никто из конкурентов не делает этого,отнюдь не служит веским аргументом. Многие компании и профессиональныепартнерства обнаружили удивительную готовность покупателей вносить задаток, особеннокогда им объяснят объем предстоящей работы.

Выставление промежуточного счета

Многие компании сферы услуг упускают обоснованныевозможности для выставления промежуточных счетов, о чем следует договариватьсяпредварительно, как об обычном порядке расчетов. Надо ориентироваться навыставление счета клиенту сразу по завершении каждого этапа.

Кредитоспособность

Быстрое выставление счетов, безусловно, важно, однако онопредполагает, что покупатель в состоянии и намерен платить. В этом отношениипоставки некоторым частным компаниям и физическим лицам могут создать проблемы.

Кредитоспособность частных компаний необходимо проверять.Простого запроса рекомендаций от двух других поставщиков может оказатьсянедостаточно. Клиент может своевременно платить по их счетам только для того,чтобы заручиться рекомендациями. Справка из банка также может не раскрыватьдостаточной информации о покупателе. Особенно остерегайтесь клиентов, которыеделают два-три небольших заказа и вовремя их оплачивают, но лишь для того,чтобы затем сделать крупный заказ, оплатить который они не в состоянии или дажене намерены. Самую свежую информацию о кредитоспособности любой компании можнокупить всего за несколько долларов. Однако лучше проводить выборочную, а несплошную проверку кредитоспособности, как это делают некоторые компании. Тем неменее вывод очевиден: если сомневаетесь, купите справку о кредитоспособностиклиента.

Кредитоспособность физического лица проверить трудно.Внешний вид может производить впечатление богатства, но быть всего лишьпреднамеренной маскировкой. Поэтому целесообразно просить предоплату заказа илипо крайней мере достаточно крупный задаток. Нужно установить четкий лимит намаксимальную сумму кредита, который следует неукоснительно соблюдать.

Кредитные лимиты

Многим компаниям имеет смысл установить кредитные лимитына каждого корпоративного клиента, определяющие максимальный размерразрешенного кредита. Если в результате выполнения очередного заказа этот лимитбудет превышен, следует предупредить соответствующего менеджера. Возможно,простого телефонного звонка с просьбой оплатить часть накопившегося долга,прежде чем будет выполнен следующий заказ, будет достаточно, чтобы тут жеполучить чек.

Устранение отговорок

Некоторые клиенты используют безотказный прием — онивыжидают с оплатой до тех пор, пока их не «прижмут», и только тогда указывают,что в счете была пропущена важная информация, например:

номер заказа покупателя,

ставка НДС поставщика,

адрес доставки.

Они отметят, что до получения этой информации счет-фактуруневозможно даже акцептовать. Опять же, лекарство простое. Обеспечьте, чтобы всяинформация о заказе, включая условия оплаты, была четко и правильно указана всчете.

Скидка за быструю оплату

Теоретически скидка с указанной в счете цены,стимулирующая быструю оплату, выглядит как неплохая идея. В действительностиможет быть совсем по-другому. Нужно анализировать стоимость такой скидки ипотенциальную выгоду.

Допустим, компания предлагает скидку в 2,5% при оплате втечение семи или десяти дней с даты, указанной в счете. Если в результатепокупатель оплачивает счет на два месяца раньше, чем без такого стимула, то эторавноценно 15% годовых. Эта цифра возникла следующим образом: затраты в 2,5% сцелью получения оплаты на два месяца раньше надо умножить на шесть, чтобыполучить стоимость скидки в годовом масштабе. Если сравнить ее с альтернативнойстоимостью соответственно увеличенного овердрафта, то в определенных условияхподобная практика может оказаться оправданной. Однако если в результате2,5%-ной скидки за быструю оплату покупатель платит лишь на месяц раньше, тоэто будет стоить поставщику 30% годовых, что дорого.

Еще хуже, когда некоторые крупные покупатели оплачиваютсвои счета, скажем, через месяц и при этом автоматически вычитают скидку забыструю оплату. Столкнувшись с такой ситуацией, некоторые менеджеры по продажамскорее смирятся, чем рискнут испортить отношения с важным клиентом. Это далеконе эффективное управление денежными средствами.

Напоминание об оплате

На следующий день после истечения срока платежанеобходимо сделать напоминание. Стандартное письмо, распечатанное дешевымпринтером на плохой бумаге и адресованное просто в бухгалтерию, наверняка невозымеет результата. Скорее всего, его примут за почтовую макулатуру и сразуоприходуют в корзину для мусора.

При приеме заказа следует выяснить фамилию, должность иадрес лица, ответственного за оплату. Если это международная компания, то,возможно, потребуется направлять счета в региональный или головной офис,расположенный в другой стране. Напоминание об оплате должно быть адресованосоответствующему лицу. В нем следует осведомиться о наличии какой-либо причинынеплатежа и попросить немедленно сообщить о ней. При этом лучше воспользоватьсяне международной авиапочтой, а факсом.

Последующие телефонные звонки

Если платеж не поступил в семидневный срок посленапоминания об оплате, следует позвонить лицу, ответственному за платежи. Принеудовлетворительном ответе нужно позвонить менеджеру, делавшему заказ, ипопросить произвести оплату без дальнейших задержек. Если появляются какие-либоотговорки, причины или оправдания, с ними нужно разбираться немедленно. Иногдатребуется две-три недели, чтобы развеять какое-то сомнение, что равносильнопродлению кредита покупателю просто из-за некомпетентности менеджера.

Дальнейшие действия

Если платеж не приходит, надо в течение нескольких днейпредпринять дальнейшие действия. Промедление, а точнее, откладывание, скореевсего, значительно уменьшит шансы на получение какой-либо оплаты вообще. Взависимости от суммы и страны следует обратиться либо в агентство по взысканиюдолга, либо к юристу.

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалыс сайта www.elitarium.ru/