Реферат: Приказы по личному составу (составление и оформление)

Содержание:

Введение 3 1. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда. 5 2. Оформление приказов. 5 3. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу. 6 4. Простые и сложные приказы по личному составу. 7 5. Требование к информации в приказах по личному составу. 8 6. Наименование организации. 8 7. Наименование вида документа. 9 8. Дата документа. 9 9. Регистрационный номер документа. 9 10. Заголовок к тексту. 10 11. Текст документа. 10 12. Визы согласования. 11 Заключение 12 Список использованной литературы 13

Введение:

Контрольная работа по теме «Приказы по личному составу (составление,оформление)». Цели контрольной работы – раскрыть важность документа в кадровомделопроизводстве и описать этапы работы по созданию приказов.

Задачи контрольной работы:

1)    Перечислить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда; 2)    Описать процедуру оформления приказов; 3)    Описать порядок подготовки проектов приказов по личному составу; 4)    Рассказать про простые и сложные приказы по личному составу; 5)    Раскрыть требования к информации в приказах по личному составу; 6)    Описать требования к основным реквизитам приказов по личному составу: -     Наименование организации. -     Наименование вида документа. -     Дата документа. -     Регистрационный номер документа. -     Заголовок к тексту. -     Текст документа. -     Визы согласования.

Тема контрольной работы является на сегодняшний день очень актуальной,потому что составление приказов является обязательной обязанностью, так какраспорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностьюработников, — приемом на работу или увольнением, переводами на другую работу иизменением существенных условий труда, применением поощрений и взысканий и т.д.– оформляются приказами. С точки зрения бухгалтерского учета, перечисленныедействия (прием, увольнения, переводы и т.д.) являются хозяйственными операциями,а, следовательно, приказы должны оформляться не только по правиламделопроизводства, но и с учетом требований законодательства о бухгалтерскомучете.

Согласно ст. 9 ФЗ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

-     все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформлятьсяоправдательными документами;

-     эти документы служат первичными учетными документами, на основаниикоторых ведется бухгалтерский учет;

-     первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены поформе, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетнойдокументации.

Таким образом, если Госкомстатом России разработаны и утверждены формыприказов (распоряжений) по кадрам, то операции, связанные с движением кадров иоплатой труда, должны оформляться по этим формам.

1. Унифицированные формыпервичной учетной документации по учету труда.

Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 №27н и Госкомстата России от29.05.1998 №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам,утвержденным Госкомстатом России.

Для учета труда и его оплаты Госкомстат Россиипостановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы первичнойучетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника наработу»,

№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников наработу»,

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника надругую работу»,

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников надругую работу»,

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпускаработнику»,

№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпускаработникам»,

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действиятрудового договора (контракта) с работником»,

№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действиятрудового договора (контракта) с работниками»,

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника вкомандировку»,

№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников вкомандировку»,

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Госкомстат России разработал и утвердил унифицированныеформы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов,увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применениямер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должныразрабатываться самостоятельно.[1]

2. Оформление приказов.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е.для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могутоформляться  по разработанным и утвержденным в организации унифицированнымформам.

Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией, то при ихподготовке должны выполняться требования, установленные п.2 ст.9 ФЗ «Обухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых непредусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственныхопераций и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителямиразрабатывают бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п.п. «а»-«в»реквизитами включает иные необходимые сведения. Какие реквизиты необходимы, акакие  желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют  в соответствиис новым стандартом делопроизводства, введенным в действие с 01.07.2003 ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системыорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».

Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно иправильно вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службызначимыми являются отметки для границ расположения даты документа и егорегистрационный номер.

Кроме того, в бланк приказа могут быть включены ограничительные отметкидля границ зон расположения заголовка к тексту.

3. Порядок подготовки проектовприказов по личному составу.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отделакадров предприятия на основании представлений руководителей структурныхподразделений, тщательного и всестороннего изучения причин издания приказов,соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательствао труде. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений,которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся вих непосредственном подчинении.

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках илистандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеютсамостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основнойдеятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы в папке приказов поличному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папкеприказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).

Каждый пунктприказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии стребованиями КЗоТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа являетсяуказание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициаловработника (имени и отчества полностью — при приеме на работу), должности иструктурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения),даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датойрегистрации приказа).

Наличие другихсведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификойраспорядительного действия.

Наименование организации, наименование вида документа,место составления или издания документа, а также ограничительные отметки длядаты документа и его регистрационного номера в пределах границ зон расположенияреквизитов размещают одним из способов:

1)   Центрированным – начало, и конец каждой строки реквизитов равно удаленыот границ зоны расположения реквизитов;

2)   Флаговым – каждая строка реквизитов начинается от левой границы зонырасположения реквизитов.

4. Простые и сложные приказы по личному составу.

Различают простые(индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. Виндивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных — онескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действияони подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). Присоставлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не долженсодержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделятьприказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеюткраткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов,хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы опоощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль. [2]

5. Требование кинформации в приказах по личному составу.

Информация,содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях),фиксируется в трудовых книжках работников.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываютсяполностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию,данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделенияпредприятия.

Приприеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда(оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условияприема: временно (с… по...), с испытательным сроком (его продолжительность) ит.п.

При переводе на другую работу — новая должность иподразделение, вид перевода (для временных переводов — с указаниемпродолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиямиКЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении — причина увольнения, согласно статьямКЗоТ.

При предоставлении отпуска — его вид, продолжи­тельность,даты начала и окончания.

При командировании — дата и продолжительностькомандировок, место направления, наименование пред­приятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой написьменное основание данного распорядительного действия.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу(сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

При оформлении в качестве оснований для приказов поличному составу таких распорядительных информа­ционно-справочных документов,как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная илиобъяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлениюи оформлению этих разновид­ностей организационно-распорядительных документов.

Вот какие требования предъявляются  ГОСТам к каждому реквизиту приказа.

6. Наименование организации.

Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному вучредительных документах юридического лица. Над наименованием организацииуказывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящейорганизации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов РоссийскойФедерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации,печатают на двух языках (его располагают ниже или справа от наименования нарусском языке). Сокращенное не приводят в тех случаях, когда оно закреплено вучредительных документах организации (его в скобках помещают ниже полного илиза ним). Наименование филиала, территориального отделения, представительствауказывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниженаименования организации;

7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного или изданногоорганизацией, должно быть определено уставом (положением об организации) идолжно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 020000). Вданном случае – это приказ. Слово «приказ» может печататься прописными илистрочными буквами;

8. Дата документа.

Датой приказа является дата его подписания руководителеморганизации. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабскихцифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Так, дата 6августа 2005 года оформляется следующим образом: «06.08.2005».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «06августа 2005 г.», а также оформление даты в последовательности: год, месяц,день месяца, например «2005.08.06»;

9. Регистрационный номердокумента.

Приказы по личному составу обязательно регистри­руются(отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационнойформы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшомколичестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) илирегистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобствасправочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номерприказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личномусоставу рекомендуется индексировать (нуме­ровать) их по следующему правилу. Кпорядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобыотличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразноввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов,например: N 28-к — приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение,изменения кадровой информации), N 12- км — о командировании, N 45-о — оботпуске, N 32-п — о поощрении.

Приказ вступает всилу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Место составления или издания приказа указывают в томслучае если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации».Например, если наименование организации включает слово «московский», указыватьв приказе «город Москва» необязательно. Место составления или издания приказауказывают с учетом принятого административно-территориального деления;  оновключает в себя только общепринятые сокращения.

10. Заголовок к тексту.

Заголовок к тесту включает в себя краткое содержаниеприказа. Заголовок должен быть согласован с наименованием документа и отвечаетна вопрос «О чем?» (например, «О переносе отпусков работников» или «О ком?»(например «О Ефремове А.Ю.»)). Точка в конце заголовка не ставится (только еслизаголовок оканчивается инициалами работника). Как правило, заголовок, состоящийиз двух и более строк, печатается полужирным шрифтом. Заголовок документа,оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается поцентру.

11. Текст документа.

Текст документа составляют нагосударственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ всоответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

В тексте документа, подготовленного на основании раннееизданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, его дату,регистрационный № документа, заголовок к тексту (например, основанием изданияприказа об изменении существенных условий трудового договора работник по ч.1ст.73 ТК РФ в соответствии с законодательством является приказ оборганизационных или технологических условиях труда).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д.; то его можноразбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Обычно же текст состоит из двух частей: констатирующей ираспорядительной, но тексты большинства приказов по личному составу не имеютконстатирующей части и глагола «Приказываю», и сразу начинаются сраспорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменитьфамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

В приказе организации действующей на принципах единоначалия текстизлагают от первого лица единственного числа словом «Приказываю», котороепечатается вразрядку или же прописными буквами без разрядки с новой строки отграницы левого поля (от нулевого табулятора).

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами, печатается отлевой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границамтекстового поля.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия,фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.Она, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами сточками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретногодействия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пунктеуказываются исполнители, должностное лицо или структурное подразделение, и срокисполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице,ответственном за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания, например, задание, содержащее цифровыеданные, могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них всоответствующих пунктах приказа, что указывается на первом листе приложения вправом верхнем углу.

Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак"№" перед цифровым обозначением не ставится.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

12. Визы согласования.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующимизаинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрис­консультом,с руководителями структурных подраз­делений, работники которых упоминаются вприказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составуруководителем кадровой службы (в небольших организациях — работником,ответственным за ведение кадровой документации).

Приказ по личному составу объявляется заинтересованномуработнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит своюподпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей,визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работник отподписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров инепосредственного начальника работника.

По поручению руководителя предприятий приказы по личному составу наопределенную категорию работников могут подписывать их заместители ируководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения.

В отсутствие основного руководителя приказы по личномусоставу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.[3]

Заключение:

Приказы по личному составу являются основными документами, определяющимислужебное положение работников, и служат основанием для внесениясоответствующих записей в их учетные документы.

Приказами по личному составу оформляются прием на работуили назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должностиили увольнение, исключение из списков личного состава, оформление отпуска,объявление поощрений и взысканий.

Госкомстат России разработал и утвердил унифицированныеформы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов,увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применениямер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должныразрабатываться самостоятельно.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е.для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могутоформляться  по разработанным и утвержденным в организации унифицированнымформам.

Проекты приказов по личному составу составляютсяработниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителейструктурных подразделений, тщательного и всестороннего изучения причин изданияприказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требованийзаконодательства о труде.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные)приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только ободном сотруднике, в сводных — о нескольких сотрудниках независимо от того, подкакие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение,изменение фамилии и др.).

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываютсяполностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию,данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделенияпредприятия.

Список использованнойлитературы:

1.      Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие.– М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997. – 232 с.

2.      Андреева В.И. Делопроизводство. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез»,1997. – 268 с.

3.      Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. – 7-е изд. –М.: ИНФРА-М, 2004. – 234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое право РоссийскойФедерации». Вып. 18 (115)).

4.      Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационноеобеспечение управления. – М., 1997. – 390 с.

5.      Справочник кадровика: прием и увольнение работников. – М.: ИНФРА-М,2004. – 176 с. – (Б-ка журнала «Кадровая служба предприятия»). – (Справочниккадровика. Вып. 10 (28)).

6.      Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. –3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. – 640 с.