Сочинение: Проведение деловой беседы и переговоров

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

14. Подготовка и проведениеделовой беседы: этапы, ошибки, последовательность, сущность моделирования ходабеседы

17. Определениепоследовательности и содержания аргументации

18. Типы вопросов,используемых в процессе беседы и их назначение. Тактика постановки вопросов

30. Правила выбора состава ичисла участников совещания

32. Роль ведущего на совещании

37. Основные направления изначение анализа результатов переговоров

Заключение

Список литературы

Введение

Вряд лиможно считать правильным такое положение, когда один и тот же человек ведетсебя принципиально по-разному в деловой и домашней обстановке. Корректным вовзаимоотношениях, внимательным и вежливым с людьми надо быть всегда и везде.Сказанное не исключает, например, определенную твердость и организаторскиенавыки во взаимоотношениях с близкими, равно как и чуткое отношение к личнымпроблемам коллег по работе.

Известнадревняя мудрость: «относись к другому так, как ты хочешь, чтобы относились ктебе». Дальнейшее описание норм и правил этики деловых отношений раскрывает сущностьприведенного высказывания, т. е., другими словами, отвечает на вопрос: какогоотношения к себе мы хотим?

Вряд липодвергается сомнению тот факт, что отношение окружающих к конкретному человеку(и наоборот) в процессе профессиональной деятельности является продолжениемотношений, складывающихся в общественной жизни в целом. Желательные проявленияотношения других к себе в повседневной жизни мы естественным образом переносими в сферу деловых отношений. Соответственно, окружающие люди ждут от нас знанияправил поведения и умения воплощать их на практике.

Взаимосвязьэтики в широком смысле и деловой этики можно проследить на логическойпоследовательности отдельных проблем восприятия людьми друг друга.Благоприятная основа для знакомства, для дальнейших взаимоотношений во многомзакладывается в первые моменты встречи. Существенную роль при этом играетвнешний облик человека, его соответствие ситуации, что демонстрируетуважительное отношение к другому. Немаловажную роль играет в данном случаетакая кажущаяся мелочью деталь, как этика приветствия, рукопожатия ипредставления человека человеку. Эти начальные нюансы взаимоотношений важны какв повседневной, так и в деловой жизни.

14. Подготовка и проведение деловой беседы: этапы, ошибки,последовательность, сущность моделирования хода беседы

Эффективноеведение беседы чрезвычайно тяжелое дело. Известно, что специальная методикаведения бесед помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть максимальногорезультата, а в остальных он лишь хороший. Отсутствие умения вести деловуюбеседу, в частности у юриста, менеджера является пробелом в их профессиональнойподготовки и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первыйвзгляд. Правильное поведение деловых бесед способствует прироступроизводительности труда на 20-30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своихштатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

Деловаябеседа состоит из пяти фаз:

/>

Задачипервой фазы беседы.

-установлениеконтакта с собеседником;

-созданиеприятной атмосферы для беседы;

-привлечениевнимания к предмету собеседования;

-пробужденияинтереса к беседе;

-перехватинициативы (в случае необходимости).

Передачаинформации собеседнику. Фаза передачиинформации логически продолжает начало беседы и одновременно является«трамплином» для перехода к фазе аргументации. Цель этой части беседызаключается в решении следующих задач:

1.Сборспециальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника и егофирмы.

2.Выявлениемотивов и целей собеседника.

3.Передачазапланированной информации.

4.Формированиеоснов для аргументации или предварительная проверка правильности отдельныхузловых пунктов аргументации и создание в случае необходимости новых «точекопоры» в сознании собеседника.

5.Анализ ипроверка позиции собеседника.

6.Повозможности предварительное определение конечных результатов беседы.

Аргументирование. Следующая фаза деловой беседы — аргументирование. Вэтой фазе формируется предварительное мнение, занимается определенная позицияпо данной проблеме как со стороны инициатора беседы, так и со сторонысобеседника.

Принятиерешения и завершение беседы. Основныезадачи, решаемые в конце беседы, следующие:

1.Достижениеосновной, или в самом неблагоприятном случае, запасной (альтернативной), цели.

2.Обеспечениеблагоприятной атмосферы в конце беседы, независимо от наличия или отсутствиявзаимопонимания.

3.Стимулированиесобеседника к выполнению намеченных действий.

4.Поддержание(в случае необходимости) в дальнейшем контактов с собеседниками и их коллегами.

5.Составлениеразвернутого резюме беседы, понятного для её участников, с четко выделеннымосновным выводом.

Завершающуючасть беседы можно начать, например, с таких фраз: «давайте подведем итоги…»,«мы подошли к концу нашей беседы…», «таким образом, в результате состоявшейсябеседы можно сделать следующие выводы…» Окончание беседы, как и её начало,требует особого внимания. Конец обычно запоминается лучше всего, так какпоследние слова оказывают наиболее длительное действие на собеседника. В этойсвязи рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложенийили хотя бы заключительное. Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее двеили три группы заключительных, чтобы потом в зависимости отхода беседы решить,какие из них — более мягкие или более жесткие по форме — произнести.

 17. Определениепоследовательности и содержания аргументации

 

В этойфазе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция поданной проблеме как со стороны инициатора беседы, так и со стороны собеседника.Наиболее важные задачи на этом этапе:

-разграничениеотдельных возражений по субъектам, объектам, месту времени и последствиям;

-приемлемоеобъяснение высказанных или невысказанных возражений, замечаний, сомнений;

-нейтрализациязамечаний собеседника или, если для этого есть возможности, опровержениевозражений собеседника. И, наконец, заключительная фаза деловой беседы.

18. Типы вопросов, используемых в процессебеседы и их назначение. Тактика постановки вопросов

Существуютмножество способов начать деловую беседу, но, как в шахматах, практикавыработала ряд «правильных дебютов». К наиболее перспективным можно отнестиследующие приемы:

Методснятия напряженности. Несколько теплыхслов помогают создать в самом начале беседы дружелюбную обстановку. Комплименты,шутка, вызвавшая смех, также способствует созданию дружественной обстановки.

Метод«зацепки». Позволяет кратко изложитьситуацию или проблему, увязав её с содержанием беседы, и использовать эту«зацепку» как исходную точку для реализации планируемых намерений. В этих целяхс успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение личныевпечатления, анекдотичный случай или нестандартный вопрос.

Методстимулирования игры воображения.Предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем,которые должны в ней рассматриваться. Этот метод дает хорошие результаты, когдаделовой партнер обладает чувством оптимизма и трезвым взглядом на ситуацию.

Методпрямого подхода. Когда деловые партнерыограничены временем или вопрос требует немедленного обсуждения и решения, можноиспользовать метод прямого подхода, без какого бы то ни было вступления.Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаем причины, по которымбыла назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частным и приступаемнепосредственно к теме беседы.

Еслипредварительная подготовка к беседе была основательной и все возможные ситуациитщательно продуманы, то в основной части деловой беседы её инициатор будетчувствовать себя уверенно.

Большейэффективности при проведении деловой беседы способствует так называемый «Вы — подход», который предполагает умение ставить себя на место партнера, чтопозволяет лучше понять его намерения и действия. Полезно задавать самому себевопрос что бы нас интересовало, будь мы на его месте? Или: как бы мыотреагировали на его месте? «Вы – подход» предполагает постановку вопроса типа:«Ваша проблема заключается в том ….», «Вам будет интересно узнать…», «Как вызнаете», «Если Вы используете эти возможности, то…» «Такой подход дает собеседникупочувствовать, что его уважают и ценят как специалиста. Подобными приемами вделовом общении часто пользуются зарубежные специалисты и, как правило,добиваются успеха.

 30. Правила выборасостава и числа участников совещания

Эффективностьслужебного совещания во многом определяется оптимальным подбором егоучастников. Главной задачей в этой связи является обеспечение участия техспециалистов, которые заинтересованы и компетентны в рассматриваемых насовещании вопросах. Отчасти решение этой задачи зависит от того, насколькобудущие участники готовы к обсуждению проблем повестки дня. Такая готовностьзакладывается через предварительную рассылку достаточно подробной информации оготовящемся совещании.

Егоорганизаторы требуют, как правило, участия первых лиц подразделенийорганизационной структуры. Однако более компетентным в решении конкретных задачможет оказаться кто-либо из неруководящих сотрудников. Поэтому целесообразнопредоставить право руководителю определять, кто будет представлять егоподразделение на совещании.

Достаточнораспространенной является ситуация, когда большинство участников совещанияобсуждает какой-либо «свой» вопрос, а остальные пункты повестки дня находятсявне пределов их компетенции. Рабочее время сотрудников организации используетсянеэффективно, если они вынуждены присутствовать при рассмотрении всех вопросовсовещания. Кроме того, присутствие «лишних» людей поневоле снижаетдейственность обсуждения проблем.

Приразнородной повестке дня, когда затрагиваются вопросы различных звеньевструктуры организаций, рекомендуется применять принцип переменного составаучастников совещания. При этом возрастает важность установления и четкогособлюдения регламента.

Достаточночасто встречается ситуация, при которой отдельные сотрудники приглашаются насовещание, но их реальное участие зависит от хода обсуждения того или иноговопроса. При этом заранее неизвестно, в какой мере приглашенные «на всякийслучай» сотрудники будут задействованы в процессе совещания. Такой подходдемонстрирует неуважение к сотруднику, пренебрежительное отношение к егозанятости. Оптимизации состава участников совещания служит использованиепринципа «телефонного расстояния» до сотрудника, участие которого диктуетсяходом самого совещания и необходимостью получения дополнительной информации отэтого сотрудника.

 32. Роль ведущегона совещании

Эффективныйход совещания во многом определяется порядком выступлений: от низшей должностиучастника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело надпоследующими выступлениями.

Залогомактивности на совещании является правило, согласно которому должны высказатьсявсе его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсужденияпроблем.

Важноезначение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должнапредусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждениянеподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этическихнорм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловуюнаправленность выступлений.

37. Основные направления и значениеанализа результатов переговоров

Переговорыпредставляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. В деловой жизни мы часто вступаем в переговоры: при поступлениина работу, обсуждении с деловыми партнерами условий хозяйственного договора,купли-продажи товара, при заключении договора аренды помещений и т. п.Переговоры деловых партнеров происходят в равных условиях, переговоры же подчиненногос руководством или директора организации с представителями налоговой инспекции— в неравных.

Стадиядостижения согласия включает следующиеэтапы.

•Выявление вариантов для соглашения:

• подробнорассматриваются интересы обеих сторон;

•устанавливается связь между интересами и имеющимися вариантами решенийпроблемы;

•оценивается эффективность выбираемых вариантов решений.

•Окончательное обсуждение вариантов решений:

•выбирается один из имеющихся вариантов; посредством уступок сторонамипроисходит движение сторон навстречу друг другу;

•создается более совершенный вариант на основе выбранного;

•формулируется окончательное решение;

• стороныработают над процедурой достижения основного соглашения.

•Достижение формального согласия:

•достигается согласие, которое может быть представлено в виде юридическогодокумента (договора, контракта);

•обговариваются условия выполнения договора (контракта);

•разрабатываются возможные пути преодоления вероятных препятствий выполнениюдоговора (контракта);

• предусматриваетсяпроцедура контроля его выполнения;

•договоренности придается формализованный характер, и разрабатываются механизмыпринуждения и обязательств гарантии выполнения, справедливость ибеспристрастность контроля.

Заключение

Дляустановления приятных и полезных деловых взаимоотношений необходимо уметьзаинтересовать человека своими четкими и в то же время образнымивысказываниями, вниманием к сущности вопроса. Эти проблемы решаются приотработке навыков риторики, важных в повседневной жизни и особенно в служебнойобстановке. Эти навыки должны найти свое воплощение в специальных правилахподготовки и ведения беседы, так как с необходимостью их применения мысталкиваемся повсеместно. Достижение результата беседы, причем в уважительнойформе, является важным условием как в бытовой, так и в деловой обстановке.

Проведениелюбых бесед подводит к необходимости высказывания в адрес своих собеседниковкритических замечаний или суждений, поскольку нас не всегда устраивают поступкии высказывания нашего окружения. Общая и деловая этика критических замечаний вчей-либо адрес содержит сходные правила, которые, в свою очередь, основываютсяна главных нормах этических взаимоотношений.

Итак,практически все направления деловой этики имеют правила, применимые этикойповедения в широком смысле. Кроме того, все без исключения направления деловойэтики базируются на основополагающих нормах этики. К ним можно отнести уважениечувства собственного достоинства и личного статуса другого человека, пониманиеинтересов и мотивов поведения окружающих, социальную ответственность за ихпсихологическую защищенность и т. п.

Список литературы

1.        Браим М. Н. Этика деловогообщения. – Минск, 1996

2.        Дебольский М. Психология деловогообщения. – М., 1991

3.        Миримский Л.Ю., Мозговой А. М.,Пашкевич Е. К. Деловые отношения в предпринимательской деятельности. Курсделовой этики. – Симферополь, 1996.

4.        Основы этических знаний/ под ред.профессора М.Н. Росенко. Изд. «Лань», 1998г.

5.        Проведение деловых бесед ипереговоров. Как добиться своей цели. – Воронеж, 1991

6.        Сухарев В. А. Быть деловымчеловеком. – Симферополь, 1996

7.        Честара Дж. Деловой этикет. – М.,1997