Сочинение: Технические средства, используемые в делопроизводстве

РЕФЕРАТ

по курсу «Делопроизводство»

по теме: «Технические средства, используемые вделопроизводстве»

1 Классификациятехнических средств

Технические средства,используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

В делопроизводстве внастоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортнойоргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбитьна следующие группы:

средства для составлениядокументов;

копировальная имножительная оргтехника;

средства хранения, поискаи транспортирования документов;

техника управленческойсвязи.

Техническиехарактеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах,каталогах и других систематизированных изданиях. Здесь будут приведены самыеобщие представления о существующих средствах для составления документов,рассмотрены основы системного подхода к управлению электронными документами.

2 Средствадля составления документов

Технические средства,используемые для составления документов, классифицируются по способу созданиядокументов.

Черновые вариантыдокументов зачастую составляют рукописным способом. На практике обращаетсяцелый ряд документов, которые оформляют только рукописным способом, —автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Толькорукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личныйлисток по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.

На сегодня еще достаточнораспространенным способом составления документов является машинописный, Вотечественной практике используются два поколения портативных, компактных иканцелярских пишущих машин:

стандартные механическиеи электромеханические;

стандартные электронныесо строковым дисплеем и без него.

В мировой практикеиспользуются также стандартные электронные пишущие машины с речевым вводоминформации на печать.

Канцелярские механическиепишущие машины предназначены для печатания различных текстовых, цифровых итабличных материалов. Среди отечественных пишущих машин можно назвать машину«УФА-М» (ПК-410-01). Она может работать с одноцветной и двухцветной лентой:обеспечивает автоматическое передвижение и переключение красящей ленты.

Канцелярскиеэлектромеханические пишущие машины являются более совершенными по сравнению смеханическими. Назовем среди отечественных пишущую электромеханическую машину«Ятрань» (ПЭК-305-05, ПЭК-433-06) и более совершенную «Ятрань-С».

  представляют собой новоепоколение пишущей техники и, кроме печати, осуществляют различные функцииредактирования текстов: автоматическое исправление ошибочно набранного текста;автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печатьтекста с одновременным запоминанием его и другие операции.

В отечественной практикевстречаются электронные машины Роботрон S6001 и Роботрон СМ 6908.04.

Пишущие автоматы(организационные автоматы) — это агрегированный комплекс электромеханических иэлектронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления,редактирования и изготовления текстовых и табличных документов.

Широко известны такиеоргавтоматы, как Оргтекст Д, Опти-ма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 иФлексорайтер 2301.

К средствам составления иоформления документов относится диктофонная техника — от диктофона (по существупредставляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем(например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевойввод информации на печать.

Однако традиционнаятехника составления и оформления документов в настоящее время уходит в прошлое.Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством нетолько составления документов, но и организации рациональной и оперативнойработы с ними. Другими словами, компьютерные технологии радикально изменяют самхарактер труда в делопроизводстве и управлении.

3Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства

До недавнего времениотечественная промышленность совместно со странами СНГ выпускалаDEC-совместимые компьютеры, ставшие раритетами (диалоговые вычислительныекомплексы ДВК-1 — ДВК-4) и IBM-совместимые (типа ЕС, Истра 4816, Нейрон И9.66 идр.). В настоящее время компьютерные фирмы в России занимаются сборкой иззарубежных компонентов в основном IBM-совместимых ПК.

Среди зарубежных ПК впервую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM(International Business Machine Corporation):

IBM PC XT(Personal Computer extended Technology);

IBM PC AT(Personal Computer Advanced Technology) на микропроцессорах (МП) 80286 (16-разрядные);

IBM PS/2 8030PS/2 8080 (PS Personal System, все, кроме PS/2 8080 — 16-разрядные, PS/2 8080 — 32-разрядные);

IBM PC на МП 80386 и80486 (32-разрядные);

IBM PC на МП Pentium иPentium Pro (64-разрядные).

Широко известныперсональные компьютеры, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer,Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell, DEC, а также фирмамиВеликобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии:Toshiba, Panasonic и Partner.

Все же наибольшейпопулярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM иих аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple иDEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие пораспространенности 2-е место.

Перечислим основныевозможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

помощь в созданиидокумента (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещениеего в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение иредактирование текста документов);

передача документа нарасстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем(документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, вкомпьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сетиИнтернет);

регистрация документа(заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номернаносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

контроль за исполнениемдокумента (в электронной карточке делается отметка о контроле, и этоавтоматически позволяет информировать руководство организации об уровнеисполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разногорода справки-отчеты по документообороту);

перевод текста документас одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличиисоответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактированиитекста);

защита документов (отслучайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивируснаязащита).

Опишем подробно толькоодну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, — редактированиетекста документов.

На практике используетсямножество программ для редактирования текстов. Эти программы называюттекстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это такие программы, какWord и Лексикон.

При использованиипопулярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводитсяна экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части,переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделятьотдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовыйредактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить части текста: из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п.Наличие в программе словаря синонимов помогает; замене слов при частом ихповторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его изтрадиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек изнормативных документов, типичных окончаний писем и т. д. и т. п.

Таким образом, применениекомпьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функцииделопроизводства. В настоящее время число персональных компьютеров, применяемыхв делопроизводстве, перевалило за десяток миллионов. Умение работать накомпьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.

При малых познаниях вобласти использования персональных компьютеров впадать в панику не следует.Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядовогопользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьмапростых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программныхпродуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professionalfor Windows 95 и MS Office 97; за ними по популярности с большим отрывомследуют Lotus Smart Suit 96 и 97 и Corel Office Professional 7 и Русский офис,включающий национальный текстовый редактор «Лексикон 97», систему веденияличных финансов «Декарт 97», систему профессионального перевода «Сократ 97» ипопулярный файловый менеджер «ДИСКо Командир 96».

Новые версии зарубежныхофисных комплексов содержат средства коллективной работы, более теснойинтеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того,в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу внескольких приложениях (Microsoft Office 97), что существенно экономитпространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (MicrosoftOffice, например) имеют русифицированные версии, что на первых порахсущественно облегчает работу неопытному пользователю.

4Системный подход к управлению электронными документами

Системный подход куправлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ,позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения,манипулирования и пересылки электронных документов.

Безусловно, даже созданиепростых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованиемширокого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Темболее это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных дляпоследующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда ивысокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: наборатекста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования иверстки страниц, печати.

Все процедуры созданиядокумента можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и наборомпроблемно-ориентированных приложений (ПОП), и в первую очередь программтекстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер можетиспользоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов:рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

В системах управленияэлектронными документами используются текстовые редакторы (Лексикон, Word идр.), художественные редакторы (Paint Bruch, Acrobat Exchange и т. п.),издательские системы (например, Frame Waker), редакторы изображений, получаемыхот сканеров, и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественнымиизданиями фирмы Adobe Publishing Collection.

Система храненияэлектронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализациюдокументов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск иконфиденциальный доступ к ним.

Хранилища информации, втом числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных.Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных —прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системыуправления базами данных». Наиболее известными программными средствами этойгруппы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Oracle, FoxPro, Access и др.

Манипулированиеэлектронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированнаяна управленческую деятельность. Основными функциями этой подсистемы являются:

организация работы сэлектронными документами;

контроль исполнениядокументов;

распечатка итиражирование документов;

электронноераспространение документов.

Названные функцииобеспечивают такие программные продукты, как Дело 96, БОСС-референт, Галактика(модуль «Управление документооборотом), Docs Open, Lan Docs, Link Works,Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntext, World View идр.

Особо следует выделитьуниверсальные интегрированные программные системы, частично или полностьюреализующие перечисленные выше процедуры (Water Mark Professional, Works).Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Worksобъединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управлениябазами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем системаMicrosoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word,табличный процессор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версииMicrosoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer,программу электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемовMS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др.

Упомянутая вышеотечественная система Дело 96 является специализированной системой. СистемаДело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контрольза их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальнуювычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно суниверсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов —текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электроннойпочтой Mail, Open Mail и другими средствами. Система поддерживает работу стекстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами,телевизионными изображениями и т. п.

Получила распространениемощная корпоративная система управления документами — Docs Open. Системаманипулирует не только электронными документами, но может эффективносопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open базируется на совокупностиавтоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора,пользователя, делопроизводителя, архивариуса, оператора и др.

Среди других отметиминтегрированную систему Team Office — это полная офисная открытаяинформационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электроннымдокументам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду,интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise.

В заключение можнопредложить общие рекомендации по выбору систем управления электроннымидокументами:

Для небольших и среднихпо масштабам организаций (20— 100 чел.) достаточно иметь универсальные средстваподготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, табличныепроцессоры и системы управления базами данных.

Для средних и крупных(более 500 чел.) фирм нужны специализированные системы управлениядокументооборотом типа Дело 96, Docs Open.

Для больших организацийследует использовать индивидуально разработанные информационные системы.

Литература

Басаков М.И. Делопроизводство икорреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентовэкономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростов н/Д:Феникс, 2007.

Бройдо В.Л. Офисная оргтехника дляделопроизводства и управления. — М.: Информационно-издательский дом «Филинъ»,2007.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения — М.: Изд-во стандартов, 1998.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов,2003.

Делопроизводство (организация итехнология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

Основные правила работы архивоворганизаций. — М: Росархив, ВНИИДАД, 2006.