Сочинение: Этикет письменного делового общения

Федеральное агентство по образованию

Филиал Санкт-петербургского государственного инженерно-экономическогоуниверситета

Кафедра

Контрольная работа

По дисциплине: Современный этикет

Выполнила: студентка 2 курса заоч.отд

(на базе сред. образования)

Спец.080 105, группа № 6213 С

Михайлова О.Б.

Проверил: преподаватель

Дробышева Ольга Александровна

г. Псков 2007

Оглавление

Введение

1. Этикет письменного делового общения

1.1 Бланк

1.2 Визитная карточка

1.3 Деловое письмо

1.4 Личное письмо

1.5 Рекомендательное письмо

1.6 Благодарственное письмо

1.7 Поздравительные письма

1.8 Открытка

1.9 Телеграмма

1.10 Факс и электронная почта

Заключение

Список использованной литературы

/>/>Введение

Современный этикет наследуетобычаи практически всех народов мира с очень давних времен до наших дней. Сегодня,когда возможности общения с людьми из разных стран заметно расширились, важнознать не только иностранный язык, но и особенности национального этикета разныхнародов, чтобы не попасть впросак, посещая ту или иную страну.

Современный этикет — составнаячасть внешней культуры человека и общества. В него входят те требования,которые приобретают характер более или менее строго регламентированногоцеремониала и в соблюдении которых имеет особое значение определенная формаповедения.

Тому, кто владеет знаниями вобласти современного этикета, оценивать ситуацию и выбирать стиль поведениянамного легче.

Главное — помнить, что в любойситуации и в любой стране нужно руководствоваться здравым смыслом,рациональностью поведения и проявлять искреннее уважение к окружающим.

Мы привыкли к тому, чтоежедневно каждый из нас общается со многими людьми. Мы делаем это незадумываясь, общение кажется нам естественным и обыденным. Но для того, чтобынас правильно понимали и воспринимали, следует соблюдать определенные нормы иправила, регулирующие социальное и профессиональное поведение, которые называютэтикет.

Бурное развитие деловыхотношений с другими странами привело к необходимости знакомства с правиламиделового этикета, которым до последнего времени уделялось мало внимания,точнее, существовавшие внутренние правила плохо походили на те, что былиприняты за рубежом.

Современный этикет — этосвоеобразный кодекс хороших манер и правил поведения. Тема этой контрольнойработы заключается в более глубоком изучении делового этикета, а именно этикетаписьменного делового общения.

/>1. Этикет письменногоделового общения

/> 

1.1 Бланк

Одна из первых деловых бумаг, скоторыми сталкивается клиент, — это бланк фирмы. Бланк фирмы во многомхарактеризует ее: по нему может сложиться первое впечатление о деловыхпартнерах. Поэтому по возможности не стоит экономить на фирменных бланках — следует использовать лучшую бумагу, прибегнуть к услугам хорошей типографии. Какправило, бланк печатается типографским способом на белой или цветной бумаге водин или несколько цветов.

На бланке должны присутствоватьназвание фирмы, регистрационный номер и дата регистрации, адрес, телефон и факс.Иногда указывают имена директоров фирмы (обычно это делается в нижнемколонтитуле). В последнее время на бланке все чаще ставится адрес электроннойпочты в формате Интернета.

Не рекомендуется указывать набланке фирмы банковские реквизиты — лучше при необходимости впечатать их вконце письма соответствующего содержания. На бланке может находиться логотипфирмы, что будет выгодно отличать его от других. При этом важно соблюстисоразмерность и сбалансированность рисунка и текста. Логотип должен бытьпростым, легко узнаваемым и выполненным на профессиональном уровне. В рядеслучаев бланк может быть номерным, т.е. внизу или на обороте указывается егоуникальный порядковый номер. Такие бланки подлежат строгой отчетности. Иногдаиспользование номерного бланка заменяет использование печати.

В дополнение к бланку хорошовоспринимается выполненный в том же стиле конверт с логотипом фирмы.

Для передачи факсимильныхсообщений лучше пользоваться бланком упрощенной формы в черно-белом исполнении,избегая мелкого шрифта и тонких деталей рисунка, учитывая тот факт, чтофаксимильные аппараты плохо передают полутона и мелкие штриховые линии.

В личной переписке также могутупотребляться бланки и однотипные конверты. В этом случае вполне уместноограничиться указанием имени или монограммы владельца. На личном бланке можетуказываться также и почтовый адрес.

Для бланков нужно правильновыбрать бумагу. Если фирма имеет «блестящий» имидж, то будет разумноотразить это в выборе бумаги с блеском, и, наоборот, если фирма предлагаеттакой вид услуг, как утешение, то лучше выбрать более грубую, матовую тяжелуюбумагу, которая выглядит так, как будто в ней есть глубина. Для дизайнера поинтерьеру вполне уместно использовать бумагу «под мрамор», но дляаудиторской фирмы это будет недопустимо.

Цвет шрифта также имеет большоезначение, например, темно-коричневые или темно-серые буквы на кремовом фоневыглядят традиционно, а черные на белом — очень по-деловому. Используя цветнуюбумагу, следует учитывать, что ее цвет может менять цвет краски и чернил,которым выполнен текст, — так, темно-синяя краска потеряет свою синеву нажелтом фоне. Если бизнес имеет динамичный и энергичный имидж, то можноиспользовать желтый и красный цвет, а если бизнес «успокаивающий», томожно. Включить консервативные цвета типа темно-синего или серого.

Рисунки шрифтов — это «тайныепружины», которые следует выбирать очень продуманно. Так, например,прописные буквы посылают сигнал авторитарности, строчные говорят о дружелюбии. Печатьуже представляет собой корпоративный имидж, когда название напечатано чернымибуквами на белом фоне. Шрифты могут выходить из моды, но ряд шрифтов четкоассоциируется с эпохой, так, например, «элегантные» шрифты стилямотерн придадут всем бумагам соответствующий имидж. Важно также, чтобы шрифтбыл разборчивым — даже самый красивый, но неразборчивый шрифт может произвестиплохое первое впечатление.

К особому виду деловых бумаготносятся благодарные открытки с тесненным шрифтом, которые заказываются фирмойвместе с бланками, визитными карточками, конвертами и пр. Их отправляют в ответна личного рода поздравления, получаемые должностными лицами от незнакомыхлюдей в честь победы на выборах, по случаю присвоения почетных званий и назначенияна государственные должности.

/> 

1.2 Визитная карточка

Визитные карточки такжеспособствуют созданию положительного имиджа, как личного, так и фирмы. Историяиспользования визитных карточек достаточно глубока, но к настоящему временисложились определенные общепринятые нормы их применения. В основе их лежитпростое понимание, что визитная карточка — это то, что остается у знакомого,собеседника, делового партнера после очной или заочной встречи с человеком.

Карточка должна не толькосодержать те сведения, которые он хотел бы о себе оставить, но и содействоватьсохранению у партнера того имиджа, к созданию которого человек стремится.

Как правило, визитная карточка — это небольшой прямоугольник белого полуплотного картона хорошего качества стекстом, отпечатанным типографским способом. Четких правил в отношении размероввизитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чему женщин, — скажем, 90 Х 50 мм и 80 Х 40 мм (в Великобритании визитные карточкиженщин больше чем у мужчин). Визитная карточка молодой девушки может быть ещеменьше — как правило, 70 Х 35 мм.

С распространением специальныхальбомов для хранения карточек стандартного размера визитные карточки большихразмеров постепенно выходят из практики. Шрифт карточки должен быть легкочитаем. Имя, как правило, выделяется полужирным шрифтом чуть большего размера.

Визитная карточка можетпечататься на языке страны, где живет или пребывает в настоящее время владелец,либо на английском языке. В стране, где два официальных языка (например, вБельгии — фламандский и французский), целесообразно иметь отдельные визитныекарточки на каждом языке.

На внешний вид карточек (размер,шрифт, язык текста и его размещение) и на пользование ими могут влиять местныетрадиции. Сейчас стали использовать двусторонние карточки — с текстом на другомязыке на оборотной стороне. Если придерживаться строгих протокольных норм, тоэто не совсем верно, поскольку оборотная сторона предназначена для того, чтобына ней можно было сделать какие-то записи.

Как правило, визитная карточкадолжна иметь черный текст на белом фоне, нормы строгого этикета не рекомендуютотходить от этой гаммы. Бумагу лучше выбирать слегка тонированную с сатинированнойповерхностью, на глянцевой бумаге карточки выглядят хуже.

Деловые визитные карточкиявляются неотъемлемым атрибутом современного делового общения. Отправляясь навстречу с деловыми партнерами, во избежание неловкой ситуации лучше запастисьсоответствующим количеством визитных карточек.

Первое представление чаще всегоначинается с обмена ими. Особое значение они имеют при общении с иностранцами,людьми, не говорящими на вашем родном языке. На визитной карточке должны бытьчетко обозначены фамилия и имя (отчество) владельца, название фирмы илиорганизации и должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Также на нейвполне уместно поместить логотип фирмы или организации.

У государственных чиновников,депутатов на визитной карточке могут быть изображены государственный флаг илигерб. На деловой визитке иногда указываются звание или титул, должность, номерателефона (телефонов), факса, электронной почты. Если сменился телефон илинаименование должности, то следует позаботиться о том, чтобы как можно скореезаказать новые визитные карточки.

Деловая визитная карточка безуказания адреса не соответствует нормам этикета (исключения составляютдипломаты и высшие государственные должностные лица). Если организация имеетнесколько филиалов, то на деловых визитных карточках ее представителей могутбыть указаны несколько адресов.

Визитные карточки сотрудниковмагазинов, предприятий сферы услуг, коммивояжеров по своему оформлению частоотступают от строгих норм этикета, поскольку это не только информационная, но ирекламная продукция. На таких карточках на обороте может быть помещенанебольшая схема окрестностей, на лицевой стороне можно встретить фотографию еевладельца, красочный символ, девиз фирмы.

Кроме деловых отношений визитнаякарточка, оправдывая свое название, может использоваться и в иных, болееобыденных, ситуациях. Ее можно вложить в букет цветов или приложить к подарку,чтобы человек мог узнать, от кого они. При этом обратную сторону можноиспользовать в качестве мини-открытки, написав несколько слов с выражениемпожеланий, поздравлений или благодарности.

В ряде стран принято помещать влевом нижнем углу визитной карточки сокращения, которые позволяют безошибочноопределить, по какому случаю ее прислали. В сокращениях используются первыебуквы французских слов.

P. F. — pour feliciter — поздравление; на счастье

P. C. — pour condoleance — с соболезнованием

P. R. — pour remercier — в знак благодарности

P. P — pour presenter — разрешите представиться

P. F. C. — pour faire connaissance — в честь прекрасногознакомства

P. P. C. — pour prendre conge — в знак расставания (вместоличного визита в случае окончательного отъезда)

P. F. N. A. — pour feliciter du Nouvel An — с наилучшими пожеланиями в Новом году!

P. F. V. — pour faire visite — с желанием встретиться

Подобные сокращения в нашейстране пока не получили распространения, поэтому, прежде чем воспользоватьсяими, нужно подумать, поймет ли их адресат.

Особую роль играют визитныекарточки при заочном представлении. В этом случае посылка визитной карточкиприравнивается к визиту. Более корректно оставлять визитные карточки для своегознакомого лично — при этом следует загнуть один из верхних углов карточки иливсю карточку с левого или правого края. Нормы этикета требуют, чтобы лицо,получившее карточку, отослало ответную визитную карточку в течение суток. Призаочном представлении в левом нижнем углу карточки можно карандашом сделатьнадпись P. P.

Разновидностью деловой визиткиявляется комбинированная визитная карточка, где наряду со служебным адресом (влевом нижнем углу) указывается и домашний адрес (в правом нижнем углу). Такиекарточки уместны для научных и творческих работников, которые часто работаютдома.

Деловые визитные карточкипродавцов, рестораторов, издателей могут предлагаться посетителям и лежать наконторке. В этих случаях посетители могут сами брать их.

При заочном знакомстве вполнеуместно после назначения на новое место работы направить свои визитные карточкиколлегам из других организаций ХХ или фирм. Направляя визитные карточки заочно,желательно сопроводить их кратким письмом или запиской с выражением надежды напродолжение знакомства. Можно сделать приписку и на самой визитной карточке,скажем: «По случаю назначения на новую должность».

В ходе деловой беседы илипереговоров можно положить перед собой визитные карточки собеседников — этопомогает избежать ошибок в произношении их имен и должностей.

/> 

1.3 Деловое письмо

Письмо как жанр зародилось оченьдавно, но сложились правила оформления писем. Например, древние римляне неставили подписи под письмом, если только это не было письмо к императору. Адресна письмах не писали и в более позднее время, поскольку письма вручались личноадресату.

С античных времен в форме писем,т.е. в эпистолярном жанре, сочиняли романы, поэмы, философские трактаты,политические памфлеты, критические статьи. Низами, великий персидский поэт, впервой главе своей книги «Собрание редкостей» дает ряд советовДабиру-письмоводителю, например: "… ведя переписку и направляя послания,не пристало… дерзить уважаемым людям и вельможным господам. А ежели межгосподином его и тем, кому он пишет, случилась распря, пусть он не чернит егорепутации, умерив свое перо, разве только по отношению к тому, кто сампереступил границы и ногу достоинства перенес за круг благородства, ибо сказано:«Слово за слово, а начавший — виновнее».

Деловые письма пишут на бланкахфирмы или организации, на которых указаны название фирмы, ее адрес и номертелефона, а также фирменный логотип. Внешний вид бланка является своеобразнойвизитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всейсерьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Общепринята такая структураписьма: с правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указываетсядата отправления с указанием месяца буквами, например: 12 мая 1997 г. Принятоев России обозначение даты 14.07.99. в международной переписке не употребляется.В США, как правило, указывается сначала месяц, а затем число — май, 12, 1997. Самописьмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем углу адреса,написанного на конверте. Еще ниже, без абзаца, сразу у поля с левой стороныпишут традиционное вежливое обращение:

Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия;

Дорогой доктор + фамилия;

Господа;

Уважаемые господа;

Уважаемый г-н + фамилия (слова«господин» и «госпожа» всегда сокращаются, если стоят рядомс именем).

После вступительного обращенияставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике. Вофициальных письмах не принято обращаться на «ты» (этой проблемы нетв английском языке).

В зависимости от степенизнакомства с корреспондентом обращение может начинаться словами: «УважаемыйДжон» (имя) либо «Уважаемый Смит» (фамилия). Посылая письмо вГерманию, необходимо использовать традиционное обращение: «Дорогой г-ндоктор (фамилия)», а в Австрию и Швейцарию — достаточно написать: «Дорогойг-н доктор». В Англии и США деловое письмо начинают с обращений: «Уважаемыйг-н» (Dear Sir); «С уважением» (Your faithfully); «Уважаемый г-нНиксон» (Dear Mr. Nickson); «Искренне ваш»(Sincerely yours);«Многоуважаемый г-н Никсон» (My Dear Mr. Nickson); «С искреннимуважением» (Very truly yours).

Следующей строкой послеобращения принято обозначать тему письма сокращением Re:(англ. In reference to — относительно, что касается), в русском варианте — «касательно» или«кас.» Например, «Re: В ответ на ваштелекс от 19 мая 1999 г.». Если письмо связано только с одной темой, то ееможно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Когда же переписка спартнером ведется по нескольким контрактам, то в таком случае имеет смыслнепосредственно после обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо насоответствующее число блоков. Например:

Дорогой г-н Никсон,

Re: Олицензии на издание книги "Sunrise";

О продлении прав на изданиежурнала "Image";

О перспективах сотрудничествана 2000 г.

Более современно заголовок ктексту письма просто подчеркивать или написать его заглавными буквами. Сейчасвсе большую популярность приобретает так называемый цельноблочный стиль, прикотором абзацы не начинаются с отступлением на пять знаков (с красной строки),а даются вровень с левым полем страницы, так же как и внутренний адрес,заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формулавежливости. Для отделения одного абзаца от другого каждый новый абзацпечатается не через 2, а через 3-4 интервала.

Завершать официально деловоеписьмо следует словами: «Весьма искренне Ваш» (Very truly yours). В других случаях пишут: «Искренне Ваш» (Sincerely yours)или «Преданный Вам», «С уважением», «С наилучшимипожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» (My best regards). Неофициальное деловоеписьмо можно также завершить словом «Ваш» (Your)перед подписью. Подписывая деловое письмо, нужно употребить ту же форму имени,которую использовали в обращении к получателю.

Как уже сказано выше, деловоеписьмо начинают с обращений: «Уважаемый г-н» (Dear Sir); «С уважением» (Your faithfully);«Уважаемый г-н Никсон» (DearMr. Nickson); «ИскреннеВаш» (Sincerely yours); «Многоуважаемый г-н Никсон» (My Dear Mr. Nickson);«С искренним уважением» (Very truly yours).

При обращении и в концовкеписьма учитывается принцип взаимности, особенно это касается ответов на письма.В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. В самомконце письма ставится подпись с указанием под ней фамилии и должностиотправителя. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой сторонылиста, как раз под заключительной формулой вежливости.

Если заключительные словавежливости расположены с левой стороны (это практикуется в Германии), топодпись ставится с левой стороны под ними. Фамилия подписывающего письмопечатается под его рукописной подписью. Расстояние между завершающими словамивежливости и напечатанной на машинке фамилией — 2-2,5 см, при этом имя лучшенаписать полностью.

Если после того, как письмо ужебыло написано, срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то вконце письма ставится P. S. (постскриптум)и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставитсяподпись. Желательно постскриптумом в деловых письмах не злоупотреблять. В случае,когда к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, они обычноперечисляются в левой нижней части письма отдельной строкой после слова «Приложение»(Enclosure). Например:

Приложение: І. Контракт (5 л)

2. Сертификат товара (3 л).

Указание на рассылку копий (Carbon copyили CC) занимает отдельную строку под Приложением ипоявляется в письме, когда возникает необходимость направить его по несколькимадресам. Например:

Копия: Г-ну И. Кирсанову«Гута банк».

Если деловое письмо написано нена бланке, а на обычном листе белой бумаги, ниже подписи следует указатьназвание вашей фирмы или компании.

Если вы хотите послать письмолично какому-либо работнику фирмы, в таком случае после фамилии на конвертеследует поставить «лично» (Private — Англия, Personal — США, Confidential — Англия иСША), при отсутствии такого обозначения письмо вскроет в случае отсутствияадресата его заместитель.

После фамилии адресата пишетсяназвание фирмы, в которой он работает, ее почтовый адрес: номер дома, названиеулицы (именно в таком порядке). И заключают адрес название города, штата (графства,кантона и т.п.), почтовый индекс и страна.

Если адресат отсутствует, афирме-отправителю известно его местопребывание, то перед названием фирмы обычнопишется сокращение: Care of (c/o),обозначающее «На попечение или для передачи адресату».

Если письмо адресовано фирме, авам нужно, чтобы кроме руководителей его просмотрел кто-либо еще из сотрудниковфирмы, то после адреса внизу ставится обозначение: Attention of Mr… («Вниманию г-на…»). При пересылке в конвертенебольших брошюр, буклетов пишут: «Печатная продукция» (By Book Post или Printed Matter).

/> 

1.4 Личное письмо

Есть три вида личных писем,которые необходимо всегда писать от руки. Если только по какой-то причиненаписать письмо невозможно (например, из-за травмы), тогда можно отпечатать намашинке или распечатать на принтере. Этими письмами являются письма свыражением соболезнования, приглашения и ответы на них, благодарственныезаписки.

В России письма чаще всего пишутна простой белой бумаге или на специальной бумаге для писем с какими-нибудьрисунками, которую можно купить в магазине (крайне неряшливо выглядят письма,написанные на листке, вырванном из тетради). Во многих странах к бумаге дляличных писем более трепетное отношение, подчас заказывают личные именные бланкис тиснением, монограммой и гербом.

Бумага в зависимости от качестваможет стоить довольно дорого, но для ответов на приглашения и для выражениясоболезнования стараются использовать именно ее. Принято различать даже мужскойи женский бланки для писем, женский обычно меньше по размеру и может быть нетолько белого, но и кремового, бледно-голубого и других светлых оттенков.

В центре либо в верхнем левомуглу листа, как правило, указываются инициалы, имя или адрес с почтовым индексоми номером телефона отправителя.

Обратный адрес следует повторитьна бумаге для письма независимо от того, что он указан на конверте, на случай,если конверт выбросят, а письмо сохранят. Обычное место для обратного адреса — правый верхний угол первой страницы письма. После адреса всегда ставят датунаписания письма. Если письмо написано на бланке и адрес уже отпечатан на немтисненым или обычным шрифтом, достаточно только в правом верхнем углупроставить дату письма.

Заключительная часть письма (формавежливости), так же как и обращение, зависит от близости отношений с адресатом.Лучшее окончание для официального личного письма «Искренне Ваш». Этимисловами принято заканчивать письмо к не очень близкому другу, с которым выдавно не встречались. «С любовью», «Любящий» — самыераспространенные концовки для дружеских писем. «С благодарностью» — такоевыражение ставится в конце письма, если адресат оказал вам какую-либо реальнуюуслугу.

В остальных случаях принаписании благодарственных писем принято употреблять следующие выражения:«С искренней привязанностью», «С горячей любовью», «ИскреннеВаш». Дружеские письма подписывают тем именем, под которым вас знаетадресат. Если вы опасаетесь, что адресат не узнает вас по почерку или из текстаписьма ему будет неясно, кто написал письмо, то поставьте в конце письма своиимя и фамилию полностью, неразборчивая подпись только затруднит ситуацию.

Адрес на конверте, отправляемомза рубеж, пишется не так, как принято в России: сначала пишут фамилию и имятого, кому направлено письмо, затем номер дома и улицу и только потом город,штат и страну (для США очень важен индекс). Адрес получателя пишется дважды: наконверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Обычно фирмы и организациинаправляют свою корреспонденцию в конвертах, на которых типографским способомобозначен их адрес. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, тоадрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. Письмо складывается такимобразом, чтобы адрес получателя просвечивал через окошко конверта. Фамилияадресата пишется с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливостьтребует поставить перед инициалами одно из сокращений: «г-ну» (господину),«г-же» (госпоже), или «г-дам» (господам) Эти сокращения неупотребляются самостоятельно, без фамилии.

Если у адресата есть титул илизвание, то вместо обращения «г-ну» можно их указать, причем такиезвания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент,предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма. Во всехзападноевропейских странах, так же как и в США, в устном и письменном обращенииопускать титулы и звания считается невежливым. Однако писать и говорить «господин+ титул или звание + фамилия» принято лишь в Германии. В Англии частоупотребляется вежливое обращение «эсквайр», сокращенно «эск.»(Esquire — Esq),например: «Джону Смиту, эск.»

Причем обращение «эсквайр»никогда не употребляется в совокупности со словом «господин». В США,как правило, следуют английской практике переписки, однако английская формаобращения «эсквайр» не употребляется. В США и Англии, если адресат — замужняя дама, то пишется имя и фамилия ее мужа, а в адресе писем незамужнимдамам всегда должно указываться их имя. Во Франции, так же как и в Англии,дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, однако его не принятоупоминать в тексте письма.

Искусством писать письма владеютдалеко не все. Когда человек пишет письмо, он должен думать не о себе, а о том,кому оно адресовано. Чтобы возникло волшебное ощущение беседы с помощью письма,нужно использовать некоторые приемы, например, употреблять в личных письмаххарактерные для вашей речи обороты; периодически упоминать имя человека, комуадресовано письмо, это создаст эффект разговора; не стоит думать слишком долгонад тем, как именно выразить свою мысль, так создается впечатление, что выдействительно беседуете со своим другом; краткий рассказ намного интереснеедолгого «переживания», не стоит об этом забывать.

На полученное письмо по правиламэтикета требуется ответить в течение недели. Если письмо получено в присутствиипосторонних, его нужно распечатать и мельком взглянуть на текст, оставиввнимательное прочтение на потом. Давать адресованное вам письмо другомучеловеку на принято. Абсолютно недопустимо вскрывать и читать письма,адресованные другому человеку, пусть даже и самому близкому.

/> 

1.5 Рекомендательное письмо

Рекомендательные письма былиобязательны в дореволюционной России, например, при устройстве на работу, затемэта традиция была утрачена (ее в некотором смысле заменили характеристики споследнего места работы), а за рубежом она не прерывалась. Сейчас она сновавозрождается в России.

Если вы даете рекомендательноеписьмо тому, кого знаете лично, оно приобретает форму делового, поэтому егоследует напечатать на машинке и адресовать конкретному лицу. В письме должносодержаться неявное одобрение рекомендуемого и подразумеваться просьба обратитьвнимание на этого человека. Однако рекомендательные письма не стоит даватьтому, кто рекомендации не заслужил.

Идеальное рекомендательноеписьмо состоит из четырех разделов:

вводного, в котором выпредставляетесь адресату и в сжатой форме описываете обстоятельства знакомствас рекомендуемым вами лицом;

характеристики, в которойприводятся сведения об образовании, уровне подготовки и опыте рекомендуемого,его черты характера и способности, которые могут пригодиться той фирме, кудасоискатель стремится попасть;

просьбы ознакомиться с прилагаемымпослужным списком (резюме) и краткими анкетными данными, а также назначитьрекомендуемому лицу встречу для собеседования;

заключительного, где вывыражаете свою признательность. Иногда вместо рекомендательного письмадостаточно визитной карточки с пометкой: «Рекомендую вам Джека Уайта».

Рекомендовать можно не толькодля устройства на работу, а также одних своих знакомых — другим, своего друга — родственникам и т.п.

/> 

1.6 Благодарственное письмо

Во многих странахблагодарственные письма являются необходимым элементом общения. Не прислатьблагодарственное письмо за приглашение, поздравление, оказанное гостеприимство — значит проявить себя крайне невоспитанным человеком, с которым потом не будутподдерживать отношения.

В России сейчас такие письма науровне личного общения распространены очень мало, однако надо учитывать, чтодля поддержания хороших деловых отношений с иностранными партнерами владетькультурой благодарственных писем совершенно необходимо. За оказанные услугивсегда нужно благодарить письмом или лично.

Считается обязательным элементомэтикета отправить благодарность за свадебные подарки, даже если благодарностьуже была выражена устно, причем не позднее чем через три месяца, а лучше сразуже после получения подарка. Письмо с благодарностью за оказанное гостеприимствовысылается в течение недели после отъезда.

/>/>1.7 Поздравительные письма

На все поздравительные письма,за исключением стандартных или официальных, необходимо посылать ответы. Поздравительныеписьма отправляют по поводу помолвки и оформления брака, при рождении ребенка,в связи с продвижением по службе или другими достижениями. Письмо споздравлением по случаю вступления в брак принято отправлять в течение восьмидней с момента получения сообщения об этом событии.

/>Письмо с выражением соболезнования

В России письма с выражением соболезнованияобычно пишут от руки, стараясь, чтобы письмо не получилось черствым иофициальным. Можно также отправить телеграмму с теплыми словами утешения. Зарубежом часто присылают по поводу смерти знакомого (но не родственника) стандартную,напечатанную типографским способом открытку, куда только вписывают имя, от когоэта открытка. Обычно это нужно сделать в течение 10 дней с момента получениясообщения о случившемся.

/> 

1.8 Открытка

Цветные открытки, в изобилиипродающиеся во всем мире, предназначены для того, чтобы посылать короткиеприветы и сообщения о себе из путешествия, отпуска, поздравления к праздникуили дню рождения, они служат приятным знаком внимания со стороны родственникови друзей.

Сейчас появилось большое числооткрыток с уже напечатанным красивым шрифтом текстом поздравлений и пожеланийпо самым разнообразным поводам. На таких открытках обязательно нужно сделатьмаленькую приписку от руки, выразив личные чувства по праздничному поводу. Дажесамое выразительное напечатанное стандартное послание не может компенсироватьзнаки личного внимания. Если открытка посылается от имени супружеской пары, тотот, кто ее пишет, обычно ставит свое имя последним. В англоязычных странахслова «мистер и миссис» в подписи на поздравительных открыткахникогда не ставятся.

Если на фирме существуеттрадиция отправлять клиентам и партнерам поздравительные открытки к Рождеству иНовому году, то их следует посылать не на домашний адрес получателя от лицапрезидента или другого ответственного сотрудника фирмы, а на адрес офиса и отлица фирмы. Если партнер по бизнесу является одновременно вашим хорошимзнакомым, то можно направлять поздравления ему и его жене на их домашний адрес,даже если вы с его женой незнакомы.

В том случае, когда открыткафирменная, т.е. на ней уже типографским способом напечатано название вашейфирмы, необходимо лично подписать каждую посылаемую открытку и неплохо добавитьот себя хотя бы несколько слов, например: «Наилучшие пожелания в Новомгоду». Если этого не сделать, то поздравление лишится того чувствадоброжелательности, которое оно должно символизировать.

/> 

1.9 Телеграмма

Телеграммы как способкорреспонденции появились около ста лет назад, и за это время устоялисьопределенные правила их текста. При передаче телеграммы оплачивается каждоеслово, поэтому текст телеграмм обычно не имеет знаков препинания, асоставляется так, чтобы передаваемая информация была понятной при минимальномколичестве слов. Если телеграмма отправляется за рубеж и пишется, например, наанглийском языке, можно опускать артикли, некоторые предлоги и другие служебныеслова, однако нужно следить, чтобы в результате такой экономии смысл оставалсяпонятным.

Обычно в телеграммах опускаютслова приветствия и прощания, поскольку основная цель телеграммы — донестисрочную информацию. Кроме того, можно использовать некоторые общепринятыесокращения (такие как официальные сокращения названия стран, штатов в США,названия графств в Великобритании и проч.).

/> 

1.10 Факс и электронная почта

Одним из самых быстрых способовпередачи информации, в частности документации, является отправление информациипо факсу. Для этого используются факсимильные копировальные аппараты (телефаксы).С их помощью можно за 12 сек. Отправить посредством каналов факсимильной связиточную копию какого-либо документа: контракт, запрос, диаграмму, фотографию и т.п.,если он срочно требуется, например, фирме-партнеру для изучения или обсуждения.

Если у фирмы есть такой способсвязи, то на ее бланке в заголовке вместе с номером телефона дается и номерфакса. Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма, вкотором даны все необходимые реквизиты: дата, внутренний адрес, обращение,заключительная формула вежливости и т.п. Стилистически такие сообщения могутбыть менее официальными, чем деловые письма.

Электронная почта (E-mail) — способ моментальнойпередачи информации. При передаче информации с помощью этого средства связинужно следить за тем, чтобы сообщение не содержало информации, непредназначенной для чужих глаз, максимально соответствовало форме печатныхдокументов и было кратким. Существующая модель электронной почты предполагаетдва концептуальных уровня обработки сообщений. Отправитель (или источник) создаетэлектронное сообщение и передает его на первый уровень обработкиагенту-пользователю, который от имени отправителя передает его на второйуровень транспортному агенту.

Последний передает сообщениетранспортному агенту следующего почтового сервера и т.д., пока оно не попадеттранспортному агенту адресата. Полученное сообщение передаетсяагенту-пользователю получателя для хранения. Получатель может обратиться кагенту-отправителю для того, чтобы прочитать сообщение, сохранить или ответитьна него.

Сообщения, принимаемыетранспортным агентом, имеют специальный формат, детали которого зависят отособенностей почтового протокола. При обмене сообщениями формат должен бытьизвестен всем агентам.

/>/>Заключение

Современные формы деловойпереписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 летназад в Англии. Именно там зародились основные правила этикета составлениякорреспонденции. Эпистолярный жанр был очень популярен в ХІХ — начале ХХ в., допоявления других форм корреспонденции.

В России за советское времякультура составления личных и деловых писем была утрачена. Нормальную деловуюпереписку часто заменяли циркуляры или письма без строгой формы, в то время какза рубежом формальным сторонам деловой и личной корреспонденции по-прежнемууделялось большое внимание. Чтобы не упасть в грязь лицом и не испортить поневедению хороших взаимоотношений с иностранными партнерами, обязательно нужнособлюдать этикет переписки. Безусловно, сейчас значительная часть информациипередается с использованием электронных средств связи, но любому человекувсегда приятно получить написанные рукой друга письма, различного родаоткрытки, красиво выполненные приглашения. Соблюдение правил переписки добавитдополнительные плюсы к как деловому, так и личному имиджу.

/>/>Список использованной литературы

1.   И.Н. Кузнецов Современный этикет, 2003

2.   А.Л. Захаров Этикет и Бизнес, 2001

3.   Н.А. Егорова Правила этикета, 2004