Реферат: История официально-делового стиля и жанры деловой речи
1.Характеристика официально-делового стиля: история формирования, лингвистическиеи экстролингвистические особенностиВ сфере науки, делопроизводства изаконотворчества, в средствах массовой информации и в политике языкиспользуется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизнизакреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительныхчерт на всех языковых уровнях — лексическом, морфологическом, синтаксическом итекстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элементсвязан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональнымстилем.
Официально-деловой стиль закреплен за сферойсоциально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, вуправленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиляотносят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь(заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.).Организационно-распорядительная документация (ОРД) — вид деловой письменности,наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видамизаконодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представляетсобой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.
Документ — это текст, управляющий действиями людейи обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, недопускающей инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствоватьэтому требованию может только письменная речь, подготовленная иотредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практическиневозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. Помимотребования денотативной точности (денотат — предмет или явление окружающей насдействительности, с которыми соотносится данная языковая единица), к языкудокументов предъявляется требование коммуникативной точности — адекватногоотражения действительности, отражения мысли автора в речевом фрагменте(предложении, тексте).
В документах, поэтому используются клишированныестандартные фразы:
Договор вступает в силу со дня подписания.
Во исполнение приказа № ...
Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает тустепень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу.Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование.Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и теже слова, названия, термины: При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневныйсрок со дня оплатывручить Исполнителюзаверенную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. Приневыполнении Заказчикомтребования настоящего пункта Исполнительвправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар.
Подробность изложения в официально-деловом стилесочетается с аналитизмом выражения действий, процессов в форме отглагольногосуществительного:
дополнять вносить дополнения поручать давать поручения не отвечать, а нести ответственность решать принимать решения уточнять вносить уточнения платить производить оплату и т.п.Подчеркнутая логичность, безэмоциональностьизложения при стандартном расположении текстового материала на листе такжевесьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Устная речь чащевсего бывает эмоционально окрашенной, асимметричной по принципу текстовойорганизации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановкиобщения. Деловое устное общение должно протекать на фоне положительных эмоции — доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения.
Информацию в документе несут не только текстовыефрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер,- реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов,предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом.
Реквизит — это обязательный информационный элементдокумента, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д.постоянно располагаются в одном и том же месте — первые три в верхней части, апоследний — в нижней части листа после подписей.
Число реквизитов бывает различным и зависит от видаи содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный составреквизитов и порядок их расположения. К ним относятся:
1. Государственный гербРоссийской Федерации.
2. Эмблема организации ипредприятия.
3. Изображениеправительственных наград.
4. Код предприятия,учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий иорганизаций (ОКПО).
5. Код формы документа пообщероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6. Наименованиеминистерства или ведомства.
7. Наименованиеучреждения, организации или предприятия.
8. Наименованиеструктурного подразделения.
9. Индекс почтовогоотделения, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса,номер счета в банке.
10. Название видадокумента.
11. Дата.
12. Индекс.
13. Ссылка на индекс идату входящего документа.
14. Место составления ииздания.
15. Гриф ограничениядоступа к документу.
16. Адресат.
17. Гриф утверждения.
18. Резолюция.
19. Заголовок к тексту.
20. Отметка о контроле.
21. Текст.
22. Отметка о наличииприложения.
23. Подпись.
24. Гриф согласования.
25. Визы.
26. Печать.
27. Отметка о заверениикопий.
28. Фамилия исполнителя иномер его телефона.
29. Отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело.
30. Отметка о переноседанных на машинный носитель.
31. Отметка о поступлении.
Таким образом, высокая степень унификации,стандартизация как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированностилексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждогоэлемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличаютего от устной спонтанной деловой диалогической речи.
История формирования официально-делового стиля.
· Деловые документы появились на Руси послевведения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированнымив летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг.А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русскаяправда» — оригинальный памятник письменности, позволяющий судить оразвитости системы юридической и общественно-политической терминологии в товремя. В языке «Русской правды» уже можно выделить особенностисловоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертамделового стиля. Это высокая терминологичность, преобладание сочинения надподчинением в сложных предложениях, наличие сложных конструкций ссочинительными союзами «и», «да», «же», а такжебессоюзных цепочек. Из всех видов сложноподчиненных предложений наиболее широкоупотребляются конструкции с придаточным условным (с союзом аще — если): В«Русской правде» уже употребляются термины, свидетельствующие оразвитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головникъ(убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), вено вопи кое(выкуп за невесту), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейшийлексический пласт языка древних документов.
· После «Русской правды»древнейшим документом считается «Грамота великого князя МстиславаВолодимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этойграмоты «Се азъ»… («Вот я») становится с этого времениобязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот: «Се азъ князьвеликий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погостЛяховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища наловати...» («з „Грамоты великого князя Всеволода МстиславовичаЮрьеву монастырю 1125-1137 годов“). Заканчивались грамоты специальнойформулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляетграмоту своей подписью.
· А в „Генеральном регламенте“петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования.»Генеральные формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормыоформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула,звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языкавсе больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромноеколичество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) итерминов.
· В XIX в., когда формированиекодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активноформироваться функциональные его разновидности — стили. Документы служебнойпереписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественномотношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались наслужебных бланках, включали определенный набор реквизитов. С 1811, послепринятия «Общего учреждения министерств», активно формируются характерныечерты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличныйхарактер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи,морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного иродительного падежей), стандартизация. В результате реформы делопроизводства(правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярскогостиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.
· В XX в. унификация документов принимаетнеобратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебнойдокументации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-егоды ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма,появились трафаретные тексты
Официально-деловойстиль как язык документовНовую эпоху в процессе стандартизации открыламашинная обработка и компьютеризация делопроизводства. Выбор и закрепление впрактике одного языкового варианта из нескольких возможных оправданоэкономически, диктуется требованиями все усложняющейся экономической исоциально-политической жизни общества, техническим прогрессом. Использованиеустойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материалапри оформлении документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет,таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляяопределенные языковые средства за типовой ситуацией. Например, необходимостьпринять участие в выставке товаров предполагает заполнение заявки,изготовленной выставочной организацией типографским способом в форме анкеты.Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги, бланки,формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста.
Процесс создания трафаретных текстов заключается ввыделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранееизвестную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. Какправило, это номинации, даты оформления, подписания документа, указаниястоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т.п.
Трафаретные тексты с постоянным и меняющимисячастями именуются бланками. «Бланк — это своего рода идеальная основаделовой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится икоторого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможностинескольких толкований», — справедливо замечает П.В. Веселов, один изкрупнейших специалистов в области документной лингвистики.
Стандартизация языка документов выработала особыетипы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица.
Анкета представляет собой свернутый текст в виденоминаций родовидового соответствия.
Таблица представляет собой еще более емкуюорганизацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф ибоковика (заголовков строк), а переменная — в ячейках таблицы.
Данные типы текстовой организации могутиспользоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методомможно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительныезаписки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов:штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы.Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.
Трафаретизация, таким образом, обусловливаетвысокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказыванияи возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе),развертывания его в полную структуру.
Процесс стандартизации и унификации охватывает всеуровни деловых документов языка — лексику, морфологию, синтаксис, текстовуюорганизацию — и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля.Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение)модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложенияутверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюдасинтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемостьслов.
Типизация деловых документов позволяетмоделировать текст любой разновидности, ситуации. При этом составляющий текстоперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собойклишированные части текста (в текстах договоров это — представление сторон,предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действиядоговора).
Акционерное общество открытого типа «АэропортВнуково», именуемое ___________ в дальнейшем Заказчик, в лице генеральногодиректора В.В. Баранова, действующего на основании Устава, с одной стороны, ифирма «Сети и системы», именуемая в дальнейшем Исполнитель, в лицедиректора М.В. Петрова, действующего на основе Устава, с другой стороны,заключили между собой договор о нижеследующем...
Между закрытым акционерным обществом «Оптовыйрынок Самара», далее именуемым Арендодатель, и ТОО «Арес», далееименуемым Арендатор, заключается договор об аренде.
Эти модули неизменно входят в тексты договоров (овыполнении работ, об аренде, о купле-продаже). Сам текст начального модулядоговора практически не меняется (допускаются варьирование членов предложения,синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальныероли договаривающихся сторон:
· договор о выполнении работ — Заказчик — Исполнитель (Подрядчик)
· договор о купле-продаже — Продавец — Покупатель
· договор об аренде — Арендодатель — Арендатор.
Все особенности официально-делового стиля, егознаковая природа обусловлены действием доминанты и функцией долженствования,обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов.
Экономическая необходимость, развитие науки итехники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов,с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярскихштампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другойстороны.
Языкделовой перепискиЯзык деловой переписки представляет собойпериферию официально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмамисегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированныеделовые письма, наряду с официальными — полуофициальные (поздравительные,рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, тов другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русскийязык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образомсвязано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому,что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребностьв выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.
Регулирование отношений между людьми,учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, вкоторых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля. Итак,официально-деловой стиль отличает:
· высокая степень терминированной лексики:
o юридических терминов(собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передачаобъектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);
o экономических терминов(дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьибюджета, расходная часть бюджета и т.д.);
o экономико-правовыхтерминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срокреализации товара, сертификат качества и т.д.);
· именной характер речи, выражающийся ввысокой частотности глагольных существительных, которые часто обозначаютопредмеченное действие:
o погашение кредита — погасить кредит
o решение вопроса — решить вопрос
o использование кредита- использовать кредит
o отгрузка товара — отгружать товар
o отсрочка платежа — отсрочить платеж
· в высокой частотности отыменных предлогови предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, всоответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, поистечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительнок, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;
· развитие собственно канцелярских значений,связанных с переходом причастий в класс прилагательных и местоимений:
o настоящие правила
o настоящий договор
o действующие расценки
o надлежащие меры
o надлежащее обращение
o с ненадлежащимкачеством
o в установленномпорядке
· стандартизация лексической сочетаемости:сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов,появление так называемой регламентированной сочетаемости:
o контроль обычновозлагается
o сделка — заключается
o платеж — производится
o счет — выставляется(или оплачивается)
o цена — устанавливается
o право — предоставляется
o Позиции бываютконструктивными/неконструктивными; деятельность — успешной; необходимость — настоятельной; скидки — значительными; разногласия — существенными/несущественными и т.д.;
· стандартизация синтаксических единиц(предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формулавоспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуациюсоциально-правовых отношений:
o в установленномпорядке; в соответствии с принятой договоренностью;
o в порядке оказаниятехнической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств;
o Договор вступает всилу со дня подписания;
o Жалобы подаются вустановленном законом порядке;
o Поставка производитсяавтотранспортом;
· формально-логический принцип текстовойорганизации, выражающийся а дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемыев пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которыеобозначаются арабскими цифрами:
o 1. Предмет договора
o 1.1. Исполнитель беретна себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением иводоснабжением.
o 1.2. Заказчиксвоевременно оплачивает предоставленные услуги;
· отсутствие эмоциональности, узкий диапазонречевой экспрессии;
· максимальная степень этикетных требований,выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление,соболезнование, благодарность).
Функцииофициально-делового стиляОфициально-деловому стилю присущи функцииволеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммойимперативности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы,пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функцияфиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации(информационные письма, отчеты, справки).
2.Основные жанры письменной деловой речи: лингвистические и композиционныехарактеристики· Лексика языка деловых документов
· Грамматика языка деловых документов
· Синтаксис языка деловых документов
· Деловые письма
· Виды деловых писем
Одним из актуальных жанров письменной деловой речив настоящее время стал договор. Договор — это документ, закрепляющий правовыеотношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическимлицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременноотражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупностьсведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовойорганизации эти пункты представляют собой модули — текстовые фрагменты стиповыми заголовками представленные набором стандартных фраз. Минимально такихмоделей должно быть семь:
1. Представление сторон.
2. Предмет договора.
3. Обязательства сторон.
4. Условия и порядокрасчетов.
5. Ответственностьсторон.
6. Срок действиядоговора.
7. Юридические адреса иплатежные реквизиты сторон.
8. Помимо перечисленных,в текст договора вводятся при необходимости следующие пункты:
9. Спорные вопросы.
10. Стоимость договора.
11. Дополнительные условия(особые условия).
12. Ответственность сторон(санкции).
13. Порядок расчета(платежи и расчеты).
14. Обстоятельстванепреодолимой силы (форс-мажор).
15. Гарантии исполнения обязательств(качества товара).
16. Порядок сдачи иприемки работ.
17. Порядок разрешенияспоров (арбитраж) и т.п.
Следует обратить внимание на то, что заголовокдокумента содержит ключевое слово «договор»:
Договор о поставках
Договор о подряде
Договор об аренде
Договор об оказании услуг
Договор о снабжении электроэнергией
Заголовок представляет собой, таким образом,словосочетание с существительным в предложном падеже с предлогом «о»(«об») или существительного «контракт» с родительнымпадежом зависимого слова
Контракт аренды помещения.
Контракт купли-продажи.
Неправильно использование какой-либо иной падежнойформы, например:
Договор на снабжение электроэнергией или
Договор купли-продажи.
ДОГОВОР№ 7г. Москва 22 апреля 2000 г.Товарищество с ограниченной ответственностью — производственное предприятие «Мастер-93», именуемое в дальнейшем«ИСПОЛНИТЕЛЬ», в лице директора Ганюшева Михаила Васильевича,действующего на основании устава, с одной стороны, и ТОО «БЛОК»,именуемое в дальнейшем «ЗАКАЗЧИК», в лице директора Герасимова ОлегаАлексеевича, действующего на основании устава, с другой стороны, заключилинастоящий договор о нижеследующем:
I.ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА И ДРУГИЕ ОБЩИЕ УСЛОВИЯ.1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает насебя обязательства по изготовлению и монтажу передвижной книгофотовыставке всоответствии с требованием реестра № 68 ст. 3-12 в течение 25 рабочих дней содня получения оплаты на р/с Исполнителя.
IIОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН2.1. Заказчик обязуется:
произвести оплату услуг Исполнителя в соответствиис п.3.1 настоящего договора;
оказывать, помощь Исполнителю в выполнении импринятых на себя обязательств.
III.СУММА ДОГОВОРА И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ3.1. Общая сумма по настоящему договору составляет34 000 (Тридцать четыре тысячи) рублей.
3.2. Оплата производится предварительно или 100% в5-дневный срок со дня подписания договора.
IV.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН4.1. При несвоевременной оплате услуг Исполнителя(в том числе при предварительной оплате) Заказчик уплачивает Исполнителю пеню вразмере 0,2% от суммы договора за каждый день просрочки.
4.2. При несвоевременном выполнении Исполнителемсвоих обязательств, он уплачивает Заказчику пеню в размере 0,2% от суммыдоговора за каждый день просрочки.
V.СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРАНастоящий договор вступает в силу с моментаподписания сторонами и действует до выполнения сторонами своих обязательств.
VI.ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯВсе остальные условия, не предусмотренныедоговором, регулируются действующим законодательством.
1. Договор составлен в двух экземплярах, изкоторых один находится у Исполнителя, второй — у Заказчика.
2. Юридические адреса и платежные реквизитысторон:
ИСПОЛНИТЕЛЬ:
ИНН 6312008479
ТОО ПП «Мастер-93»
г. Москва, ул. Свободы. 145/30
Р/с 1467655 в Центральном
ОСБ № 6991СБРФ
код 043602606 г. Самара
тел. (факс) 123-90-04, 123-90-56
Директор ТОО ПП «Мастер-93»
_____________ /Ганюшев М.В./
ЗАКАЗЧИК:
ТОО «БЛОК»
г. Москва, ул. 9-я Парковая, 17
ИНН 6380507003
р/с 5342678 в Измайловском
ОСБ № 28, СБ РФ код 843
тел. 325-31-42, факс 325-31-40
Директор ТОО «БЛОК»
__________ /Герасимов О.А./
Лексикаязыка деловых документов1. Высокая степень терминированности. Характернойчертой русского языка документов является, как уже указывалось, высокая степеньтерминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт:
· номенклатурной лексики:
o номенклатуранаименований: АООТ «Олимп»
o номенклатурадолжностей: менеджер по продажам, рекламный менеджер,
o генеральный директор,коммерческий директор;
o номенклатура товаров:ЗИЛ-130, бензин А -76 и т.п;.
· технических терминов. Кроме юридических,экономических и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумагиспользуется достаточно большое количество технических терминов:
o энергоносители,минерально-сырьевая база, вспомогательная техника,
o аббревиатур:
o АСУ — автоматическаясистема управления;
o АИС — автоматическаяинформационная система;
o КПД — коэффициентполезного действия;
o НРБ — нормырадиационной безопасности.
· сокращений. Кроме терминов сокращаютсяназвания известных правовых актов:
o ГК — Гражданскийкодекс;
o УК — Уголовный кодекс.
o Сокращаютсяноменклатурные знаки самого различного свойства; представляющие собойнаименования организаций:
o МВФ — Международныйвалютный фонд;
o ЦБР — Центральный банкРоссии;
o указывающие на формусобственности предприятия и входящие в качестве классификатора в названияпредприятий:
o 000 — общество сограниченной ответственностью;
o ОАО — открытоеакционерное общество;
o ЧП — частноепредприятие;
o МП — муниципальноепредприятие;
o СП — совместноепредприятие.
o Сокращаетсяноменклатура должностей:
o ИО — исполняющийобязанности.
2. Высокая частотность. Однородностьстилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счетвысокой частотности так называемой процедурной лексики (это лексика собобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие,предмет или признак в официально-правовой интерпретации:
нарушениетрудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка наработу в нетрезвом виде и т.д.),
срывграфика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товараи т.д.),
нестиответственность (подвергаться в случае нарушении штрафам,материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.)
Процедура представления связана не только спредпочтением обобщенной семантики, но и с предпочтением родовых лексемвидовым:
· продукция — книги, буклеты, доски, гвозди;
· помещение — комната, квартира, зал;
· постройка — сарай, дом, ларек и т.д.,
· с тяготением к расчлененным понятиям какдействий, так и предметов:
· производить расчет — рассчитываться
· торговый процесс — торговля
· денежные средства — деньги
Термины и процедурная лексика составляют опорную,стилеобразующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от50 до 70% всех словоупотреблений.
Важнейшей особенностью процедурной лексикиявляется то, что слова используется в тексте в одном возможном значении.Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа:
Стороныобязуются обеспечить взаимные бартерные поставки...
При всей многозначности слово «стороны»прочитывается только в юридическом аспекте — «юридические лица,заключающие договор».
Высокая степень обобщенности и абстрактностиосновной стилеобразующей лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет,работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой письменной речисочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики.
Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативнымзначением как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурнойлексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров — термины ипроцедурная лексика, в приложениях к договорам — номенклатурная лексика. Вопросных листах, реестрах, спецификациях, заявках и т.п. термины как быполучают свою расшифровку.
Договор -
продукция:
спецификация
бензин А-76, мазут, цемент, рубероид
Договор -
услуги:
калькуляция
подготовка оригинала-макета
изготовление и подготовка формы
переплетные работы
В текстах документов не допускается употреблениябранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов,тем не менее в язык деловой переписки попадают профессиональные и жаргонныеслова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование подобнойлексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов вбытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферойобщения и отвечать требованию точности она не может.
Грамматикаязыка деловых документовК грамматическим нормам делового стиля,представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структурысловосочетания, словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный закаждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пунктначинается с указания адресата в дательном надеже — «кому?», а затем«что исполнить?»:
1. Начальнику технического отдела Волкову М.Ю.организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96г.
2. Гл. бухгалтеру Славину О.Г. подготовитьпредложение по оплате сверхурочных дней.
При этом особенно важно учитывать закрепленностьпроизводных предлогов за определенной падежной формой. Как правило, ониупотребляются либо с родительным, либо с дательным падежом. Самой массовойошибкой во всех типах документов является использование предлога«согласно» с родительным падежом вместо дательного.
Ошибочно
согласно приказа
согласно положения
Правильно
согласно приказу
согласно положению
Употребление предлогов и предложных сочетанийУпотребляются с Р.п. (чего?)
в отношении
в сторону
во избежание
в целях
в течение
в продолжение
вследствие
ввиду
в силу
в сопровождении
впредь до
за счет
касательно
насчет
независимо от
относительно
по мере
по линии
по причине
при посредстве
со стороны
Употребляются с Д.п. (чему?)
благодаря
в отношении к
применительно к
сообразно
согласно
соответственно
вопреки
Исходяиз (чего?) имеющейся потребности, в заключение (чего?) отчета, сообразно (с чем?) спринятым ранее решением, согласно (чему?) принятому ранее решению, включая(что?) начисления (пени) за непогашенную задолженность, впредь (до чего?) доособого распоряжения и тому подобные канцеляризмы, представляющие собойклишированные фразы, закреплены за одной грамматической падежной формой. Нарядус канцеляризмами-фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению,поставить на голосование, принимать меры, довести до сведения и т.п.) такиесловосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся вовзаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.
Так, в клишированном предложении Договор вступаетв силу со дня подписания трудно выделить сказуемое и второстепенные членыпредложения — настолько слова слиты в единое смысловое целое. На самом деле,нельзя написать «Договор вступает» и поставить точку, тем самым мыразрываем сказуемое «вступает в силу». «Договор вступает всилу» — с правовой и лингвистической точек зрения тоже незаконченноепредложение: непременно нужно указать, с какого момента. Вот и выходит, чтопредложение в языке документов становится неразложимым, легко воспроизводимым вопределенной ситуации, знаком ситуации. Таких предложений в тексте документабывает немного, однако конструктивная, текстообразующая роль их велика. На этоуказывает тот факт, что, как правило, они начинают и завершают текст договора,приказа, распоряжения и других типов документов.
Синтаксисязыка деловых документов1. В деловой письменной речи доминируют простыепредложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг являетсято, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равнаинформации, передаваемой с помощью сложного предложения. За счет чего этодостигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкостипредложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, какпридаточные предложения.
Пообоюдному согласию возможны изменения условий договора, которыеявляются неотъемлемой частью данного договора = если будет достигнуто обоюдное согласие...
Принеуплате налога до указанного срока плательщик лишается праваповторно выставлять свою кандидатуру на получение кредита. = Если налоги не будут уплачены доуказанного срока...
Как видно из примеров, словосочетание с легкостьюзаменяет предложение, становясь номинацией события. Вместе с тем подобныесловосочетания не просто уплотняют, конденсируют информацию, занимая меньшийобъем, чем предложение, они создают жесткую структуру высказывания, в которойодин компонент зависим от другого.
В случае задержки оплаты...
Для принятия решения...
С целью скорейшего принятия решения
Они мотивируют действие, являясь неразложимым инеобходимым компонентом высказывания.
2. Предложение в деловой письменной речи частоосложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Такимобразом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях)до абзаца, иногда — страницы, т.е. до нескольких сотен слов. Есть жанры, вкоторых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ,постановление). Таблица также представляет собой предложение особой структуры:подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся вбоковиках, а сказуемое — переменную информацию, располагающуюся в вертикальныхграфах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.
3. Порядок слов предложения в официально-деловомстиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русскогопредложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествованииподлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения — поотношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова — поотношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены,выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения естьобычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения,способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди другихслов, которые непосредственно с ним связаны. Так, например, несогласованноеопределение, выраженное именем существительным в косвенном падеже, должностоять после определяемого слова. Для языка деловой письменности характерныцепочки родительных падежей: распоряжение Главы администрации города.
В безличных предложениях и пассивных конструкциях первуюпозицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный членпредложения.
Комиссиейустанавливается ответственность и размеры компенсации запричиненный ущерб.
4. Формально-логический тип текстовой организациипроявляется в рубрикаций простого предложения, т.е. в членении текста насоставные части графически. Как правило, рубрикацией разбиваются однородныечлены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастнымиоборотами, придаточными предложениями, вводными словами:
Посредник своевременно предупреждает Заказчика:
о непригодности или недоброкачественности товара,полученного от Заказчика;
о том, что соблюдение указаний Заказчика впроцессе выполнения работ, обусловленных договором, приведет к порче товара;
о наличии иных, не зависящих от Посредникаобстоятельств, грозящих ухудшением качества товара или невозможностьювыполнения условий настоящего договора.
Рубрикация на текстовом уровне связана с делениемтекста на пункты и подпункты, которые в документах обозначаются только арабскимицифрами:
1.1.1.1.1.1.
2.1.2.1.1.2.
3.1.3.1.1.3.
В зависимости от сложности деления выбираетсяодно-, двух- или трехзначное обозначение пункта, подпункта. Подзаголовкипунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер(что свойственно для текстовой организации контрактов, договоров, соглашений).
5. В качестве логических текстовых скреп в текстедокумента выступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, содной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документоввыступают указательные местоимения и причастия, которые замещают в текстеноменклатурные наименования, термины:
указанный, приведенный, следующий, данный,настоящий, последний и т.п.
Подрядчик обязан приступить к выполнению работ непозднее трехдневного срока после перечисления оплаты. Указанный срок необходимдля приобретения материалов по данному заказу.
В текстах контрактов (договоров) эту же функциювыполняют ролевые обозначения контрагентов (Заказчик — Исполнитель, Заказчик — Подрядчик, Арендатор — Арендодатель, Покупатель — Продавец, Поставщик — Покупатель и т.д.), замещающие развернутые номинации юридических лиц.
6. Текст объединяет логика развития темы, котораядробится на микротемы, каждая из которых рассматривается самостоятельно. Приэтом неизбежным оказывается использование параллельных синтаксическихконструкций.
· Договор
· 1. Предмет договора
· 1.1. Поставщик обязуется…
· 1.2. Покупатель обязуется…
· 2. Ответственность сторон
· 2.1. В случае невыполнения…
· 2.2. В случае отступления от условийдоговора…
· 2.3. За несвоевременную оплату…
· 2.4. За нарушение обязательств…
7. Особенность текстовой организациипостановлений, распоряжений, резолюций заключается в том, что этот текст — одноразвернутое предложение директивного характера с инфинитивными конструкциями вкачестве однородных членов. Нанизывание этих конструкций создает открытый ряд.Открытость для добавлений создает своеобразие текстовой организации ОДС:
ПостановлениеДля подготовки предложений по реализацииактуальных экономических проблем перспективного и текущего развития городапостановляю:
1. Считать утратившим силу распоряжение Главыадминистрации города от 25.06.92 г. № 381-р.
2. Создать финансово-экономический совет при Главегорода.
3. Утвердить Положение о финансово-экономическомсовете при Главе города.
Текстовая организация деловых писем, служебныхзаписок отличается большей свободой, меньшей каноничностью, однакорегламентированные письма приближаются по степени стандартизации к текстам ОРД.
Несмотря на своеобразие, все рассмотренные вышежанры деловой письменности объединяет высокая степень стандартизации, котораяохватывает все уровни языка — лексику, морфологию, синтаксис и текстовыйуровень. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийсяконсерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, дляпроявления индивидуального стиля автора. Безличность изложения выражается вотказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакции.
8. Деловая речь накопила огромное количествопроверенных многолетней практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знаниекоторых помогает создавать новые деловые тексты. Формула «типовая ситуация- стандартизованная речевая манера» обусловливает использование стандартныхсредств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ отлюбой другой бумаги. Стандартизация облегчает восприятие и обработкуинформации, держащейся в документе. Таким образом, официально-деловой стиль ите жанры, которыми он представлен в деловом общении, имеют ряд характерныхчерт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистическойподготовки составителя документа.
· Составитель документа должен знать:
o доминанту и основныечерты официально-делового стиля (т.е. требования, предъявляемые к языкудокумента);
o арсенал устойчивыхформул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи;
o характеристики жанрови их привязанность к той или иной ситуации делового общения.
· Составитель документа должен уметь:
o адекватно использоватьречевые средства в тексте при соблюдении языковых норм;
o грамотно составитьпроект документа и (или) отредактировать его
ДеловыеписьмаОфициальная корреспонденция различных типов,которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации,учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписанаодним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.
Деловое письмо является особым типом документов,менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющимюридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеихорганизациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письмаклассифицируются по различным признакам.
1. По функциональному признаку деловые письмаделятся на:
· требующие обязательного письма-ответа
· и не требующие такового.
2. По виду деловые письма могут строиться как:
· инициативные коммерческие письма(письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)
· письмо-просьба
· письмо-приглашение
· письмо-подтверждение
· письмо-извещение
· письмо-напоминание
· письмо-предупреждение
· письмо-декларация (заявление)
· письмо-распоряжение
· письмо-отказ
· сопроводительное письмо
· гарантийное письмо
· информационное письмо
3. По признаку адресата деловые письма делятся на:
· обычные, то есть письма, которыенаправляются в один адрес;
· циркулярные — письма, которые направляютсяиз одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).
4. По форме отправления можно выделить, наряду страдиционным почтовым отправлением:
· электронную почту,
· факсимильную связь,
· телетайпную и телеграфную связь.
При этом электронная и факсимильная связьиспользуется для решения оперативных вопросов.
5. По структурным признакам деловые письма делятсяна регламентированные и нерегламентированные.
· Регламентированные письма составляются поопределенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания,но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письморешает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется ввиде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартныхсинтаксических конструкций.
· К таким стандартным конструкциям относятсяформулировки, указывающие:
o на причину обращения:
o В связи с неполучениемсчета-фактуры...
o Ввиду задержкиполучения груза…
o на ссылки:
o Ссылаясь на Ваш запросот...
o Согласно протоколу овзаимных поставках…
o на цель:
o В целях скорейшегорешения вопроса ...
o В ответ на Ваш запрос…
Регламентированные письма имеют четкую структуру,как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаютсяпричины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которыхделаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую,основную часть письма:
Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…
Просим рассмотреть наше предложение…
· Нерегламентированные письма представляютсобой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического илиэтикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историювопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевоедействие:
o этикетные ритуалы:благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;
o сообщения: сообщаем,ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
o подтверждения:подтверждаем;
o заявления: заявляем,объявляем;
o требования, просьбы:приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
o обещания: гарантируем,заверяем, обязуемся;
o напоминания:напоминаем;
o предложения:предлагаем
Как видно из примеров, эти глаголы-перформативыупотребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественногочисла, реже — в форме 3-го лица единственного числа.
В отличие от регламентированных деловых писемнерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в нихреже используются стандартные фразы.
Однако было бы неверно полагать, что языкнерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации.Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обороты)используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивныеписьма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления,предложение-представление и т.п.
Реклама является органичной и неотъемлемой частьюкоммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями,освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения.Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации,письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы деловогосообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции.Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт деловогои публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, иэкспрессия — с другой.
Вообще же язык нерегламентированных писемотличается от языка регламентированных писем включением значительного пластаобщелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкцийвысказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла. Общими чертами языкарегламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являютсяофициальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремлениесоздать благоприятный фон общения определяет универсальность использованияэтикетных средств. Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Онначинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.
В заключение нужно заметить, что деловая перепискасегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать летназад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в числоприоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четкоизложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение,просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой.Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевыхсредств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.
Видыделовых писемПисьмо-напоминание направляют тогда, когда неудается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответили добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоитиз двух логических элементов: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос;2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер,которые будут предприняты в случае их невыполнения.
Помета «вторично», помещаемая на полеписьма, указывает на то, что это напоминание.
Российская Федерация
Администрация г. Москвы
Главное управление образования
117103, г. Москва, ул. Садовая-Ямская, 41
№ 645
4.10.99 г.
Директору ТОО
«Владос»
Кузьмину Н.С.
Напоминаем, что в 1998 г. подписано соглашение между Главным управлением образования Администрации г. Москвы и Роскнигой. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет.Начальник Главного
управления образования
С.Н. ПетроваХодатайство
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КАЛУГИ
РОССИЯ, 243010, г. Калуга, ул. Куйбышева, 135 тел.: (346 2) 322 068 факс: (146 2) 332 635
17.11.99 г. №03-358 № _______г. Самара, Волжский пр-т, 19
Председателю ликвидационной
комиссии «Прима-банка»
ТУЛИНУ П.Б.
Уважаемый Павел Борисович!Прошу Вас оказать содействие в получении денежного вклада на сумму 2 млн. руб. пенсионерке, вдове участника Великой Отечественной войны. Абрамовой Лидии Алексеевне, проживающей по адресу: г. Калуга, ул. Советской Армии, 39-23.
На иждивении у гражданки Абрамовой Л.А. находится престарелая мать в возрасте 87 лет, сама Абрамова Л.А. является инвалидом детства.
Семья Абрамовой ЛА. действительно нуждается в помощи.
Первый заместитель главы администрации города С.Н. СидоренкоИнформационное письмо. К информационным письмамотносятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления,рекламно-информационные письма, например:
Российская Федерация
Администрация г. Москвы
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ОБРАЗОВАНИЯ
117103, г.Москва, ул.Садовая-Ямская, 41
Телефон 132-11-07
№ 5627 августа 1999 г.
Генеральному директору
акционерного общества
«Производственное объединение
»Школьная книга"
Буракову В.В.
вх № 3 от 8.08.99 г.
Копия: Начальнику комитета
по экономике и финансам
Горбунову А.В.
Уважаемый Вячеслав Викторович! Сообщаю, что на 1 августа 1999 года из 800 миллионов кредита (распоряжение Главы администрации города Москвы № 722 от 30.12.98г.) Вами возвращено 321 541 (триста двадцать одна тысяча пятьсот сорок один) рубль. Из них на 231 019, (двести тридцать одну тысячу девятнадцать) рублей отгружено литературы Главному управлению образования:1. Буквари по системе Занкова
2. Тезисы докладов
3. Информац.-методический сборник №21
4. — \\ — № 22
5. — \\ — № 23
6. Адресные папки
7. Метод. пособие по экономике
Находятся в работе:
1. Уроки самоопределения. Метод, пособие
2. Основы физкультуры среднего школьника
3. Основы физкультуры старшего школьника
15500 экз.217 000 руб.
1000 экз.1 170 руб.
3000 экз.1 197 руб.
3000 экз.1 936 руб.
2000 экз.1 068 руб.
60 экз.819 руб.
5000 экз.7 827 руб.
2000 экз.5 762 руб.
10000 экз.41 878 руб.
10000 экз.42 881 руб.
На общую сумму 90 522 (девяносто тысяч пятьсот двадцать два) рубля.
Также сообщаю, что у Вас в производственном отделе находятся 2 экземпляра рукописей, сданные 15 мая и 1 июня с.г., работы по которым до сих пор не начаты:
1. Памятники деревянного зодчества.
2. Основы маркетинга.
Предлагаю Вам назначить дату, время и место встречи для согласования путей и сроков возврата оставшегося кредита в размере 478 458 (четырехсот семидесяти восьми тысячи четырехсот пятидесяти восьми) рублей.
И.о. начальника
Главного управления образования
Администрации г. Москвы
В.А. ПоддубнаяПисьмо-приглашение. Письма-приглашения относятся кодному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость вделовых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицамот имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющеготу или иную организацию. При необходимости приглашения большого количествалюдей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества.Система факсовой связи сегодня облегчает задачи распространениякорреспонденции.
Всероссийский
научно-исследовательский
институт машиностроения
Адрес: ...
Телефон: ...
Факс: ...
Главному инженеру
завода «Прогресс»
канд. техн. наук Аристову А.В.
Приглашение
Глубокоуважаемый Александр Васильевич!
16 апреля 2000 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой комплектации автомобилей ВАЗ-10.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие в его обсуждении.
Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ...
Председатель Ученого совета института
Секретарь Ученого совета
П. Н. Сергеев
А. Д. Сухов
Благодарственное письмо. Благодарственные письмавсе активнее входят в практику делового общения. Широкое использование этогожанра в западноевропейском менеджменте определяется не только стандартомповедения менеджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров.Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, закачественно выполненную работу.
Г-ну П. Кутю
Вице-президенту IАМТI
Уважаемый господин Кутю!Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного аэропорта Шереметьево II.
Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Правительства г. Москвы и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.
Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным.
С уважением, В.Ф. БобровГарантийные письма составляются с цельюподтверждения определенных обещании или условий осуществления сделки.Гарантироваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения,качество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, оплатаполученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержание целогописьма или войти в текст письма в качестве его составляющей.
Директору завода «Стандарт»
242730 г. Орел, ул. Кирова, д.24
Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик «Расход-7» для измерения расхода воды холодной питьевой.
Оплату гарантируем с нашего р/счета № 425902 в Тушинском филиале ММКБ, МФОМ № 211059. Код С-6.
Директор Клязменского
автотранспортного предприятия
Главный бухгалтер
В.В. Серых
М.И. Притула
Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмосоставляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов,материальных ценностей, например, об отсылке контрактов, спецификаций,каталогов, образцов товара, грузов. Сопроводительные письма выполняют важнуюфункцию контроля за прохождением документов, грузов, выполняя вместе с тем функциюярлыка.
Генеральному директору Мосдортранс
г-ну Тазову А.Ф.
Уважаемый Александр Федорович,Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор на использование подъездного пути № 216д/97.
Просим Вас в срок, предусмотренный законом, рассмотреть, подписать, скрепить печатью 1 экземпляр договора и протоколы разногласий к нему, если таковые возникнут, вернуть в наш адрес. В случае несогласия с пунктами договора представитель Вашей организации может решить спорные вопросы в отделе, коммерческих услуг ОАО «Международный аэропорт Самара».
Надеемся на добрые и взаимовыгодные отношения.
Приложение: 5 лист.С уважением,
начальник отдела
коммерческих услуг
Тел. отдела коммерческих услуг: 227-48-17; 226-18-18
Л.Н. КамышеваПисьмо-запрос — это коммерческий документ,представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя кпродавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товареи направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
Коммерческий запрос443022 ПО «Экран»
Самара, пр. Кирова. 24
03.03.99г. № 50-279/56 1
АО «Кельмекс»О запросе предложения на запасные части
Просим вас выслать о наш адрес предложение в 3 экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.
В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах.
Просим также указать отдельно стоимость упаковки и транспортировки.
Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки вашего предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за Ваше сообщение об этом в минимальный срок обратной почтой.
При ответе просим ссылаться на наш номер.
Заранее благодарим.
Коммерческий директор Л. Н. ШишаковКоммерческое предложение (оферта) — это заявлениепродавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретныхусловий. Предложение о заключении сделки может быть направлено в ответ назапрос покупателя на основе твердой договоренности или и порядке инициативы. Впредложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условияплатежа и другие условия сделки. Предложение такого типа аналогично текстудоговора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательномурассмотрению. Предложение может быть твердым и свободным. Если предложениеделается только одному покупателю и указывается срок, и течение которогопродавец считает себя связанным условиями предложения, оно считается твердым.Если срок действенности предложения отсутствует, или оно рассылается внесколько адресов, оно считается свободным.
ООО «ПОМАТУР»
0702.2000 г. № 21/ОР-ОЗ
Директору рекламной
фирмы «Прайм-тайм»
Предложение
о размещении рекламы
Уважаемый господин директор!
Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор о проведении рекламной компании для продвижения на рынке нашей новой книжной продукции: словарей, справочников, энциклопедий. Сроки проведения рекламной компании — I квартал 2001 года. Условия сделки — предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости.
Наш адрес: ...
Ответ па предложение (акцепт). В письме-ответе напредложение в случае принятия условий предложения адресант подтверждает егопринятие, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения являетсявыдача заказа или заключение контракта. Положительныйответ на коммерческое предложение называется акцептом, а лицо,принимающее предложение, — акцептантом. Если положительный ответ не исключаетвозражений по отдельным пунктам, между контрагентами завязывается переписка.
Рекламация. Рекламация — это коммерческийдокумент, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себяобязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут бытьпредъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки,маркировки, платежа и других условий контракта. Необходимым компонентомрекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация,доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию. Крекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товара.
Директору ОАО «Бумлесторг»
Феклистову О.А.
О просрочке поставки товара Олег Алексеевич!По контракту № 24 от 17.09.99 г. Ваше предприятие должно было поставить товар не позднее 01.10.99 г. Однако в нарушение п.4.1 контракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня. На основании п.5.4 контракта наша фирма начисляет Вам пени в размере… руб.
Указанную сумму просим перевести в течение 5 банковских дней на наш расчетный счет №… в Инкомбанке.
В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вынуждены обратиться в арбитраж.
Приложение: Акт приема товаров от 23.09.99 г.
Директор фирмы... подписьСлужебная телеграмма. Как известно, служебнаятелеграмма в качестве официального документа используется для передачиэкстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма сзаверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма,телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише). В рядудругих текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком икомпозицией, которые получили название «телеграфный стиль». Этот стильсложился под влиянием двух факторов. Первый фактор — высокая стоимостьтелеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграфпользуется понятием «тарифное слово», которое не обязательносовпадает со словом грамматическим. Например, предлог «в отношении к»определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицируеттри словесные единицы. Стремление к лаконизму приводит к исключению из текставсех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предлоги,местоимения, крайне редко используются прилагательные, наречия. По возможностисокращаются глагольные формы. Информация о количестве и датах принята нателеграфе в цифровом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются толькооднословные числительные. В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложныепредложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводныеструктуры. Информация передается простыми предложениями, которые частопредставляют собой неполные или усеченные высказывания.
Все это требует особого навыка при составлении иобработке телеграфных текстов, так как часто они производят нанеподготовленного читателя впечатление бессвязного высказывания:
Ликвидации последствий землетрясения отгрузить непозднее 10 июня Длсамбулъская область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельскоюхозяйства Казахской второй квартал шесть штук третий квартал шестнадцать
Второй фактор — сформировавший телеграфный стиль — должен содержать доступную, понятную информацию для адресата. Очевидно, что обаназванных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текстателеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста. При этом нужноучитывать: 1) степень осведомленности адресата о сообщаемом; 2) определенныетрансформационные правила: использование именительного падежа вместо косвенныхдля обозначения места и времени (Джамбульская область, второй квартал), заменаглаголов отглагольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие,отгрузка и т.п.), например:
МоскваБольницаБоткина
Больница организует новый глазной отдел тчк просим прислать специалиста глазному оборудованию Вологда, проспект Ленина, 35
Директор больницы № 1 А.Н. НиколаеваМосква 000 АТЛАНТ
Подтверждаем получение счета-фактуры 806/12 май июнь
ЗАО ЧЕРМЕТ Астахов.
Список литературы
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта websites.pfu.edu.ru/IDO/ffec/