Сочинение: Правила ведения переговоров

Оглавление

Введение

1. Подготовка и проведениепереговоров

2. Проведение переговоров

3. Недостатки при ведении переговоров

4. Национальные особенности веденияпереговоров

Вывод

Список используемой литературы

Введение

Нормы нравственности,сложившиеся между людьми как в общественной, так и в семейной жизни, являютсярезультатом многовекового процесса становления взаимоотношений. Без соблюденияэтих норм невозможны политические, экономические, культурные и семейныеотношения, иначе мы не можем существовать, не считаться друг с другом, не налагаяна себя определенных ограничений. И здесь очень важная роль принадлежитэтикету.

Этикетом называетсясоставная часть внешней культуры человека и общества. В него входят тетребования, которые приобретают характер более или менее строго регламентированногоцеремониала и в соблюдении которых особое значение имеет определенная формаповедения.

Переговоры становятсячастью нашей повседневной жизни. Этого требуют такие появившиеся в нашей жизниреалии, как многопартийность политике и рыночные отношения в экономике. Насегодняшний день уже большинство решений достигается путем переговоров, накоторые возлагаются определенные надежды, пологая, что они приведут к разумномусоглашению.

Современные средствасвязи позволяют решать многие деловые вопросы, не встречаясь со своимипартнерами. Но они эффективны только тогда, когда уже достигнутовзаимопонимание и согласованы основные условия сотрудничества. В решениипринципиальных вопросов главную роль играют личные контакты.

Они могут осуществлятьсяв разнообразных формах: от неофициальных встреч до официальных переговоров сзаранее подготовленной повесткой дня. Успех личных контактов зависит от того,удалось ли достигнуть взаимопонимания, а это требует тщательной подготовкилюбой встречи, даже если она носит неофициальный характер.

Хотя с деловымипартнерами переговоры проходят довольно часто, проводить их должным образомнелегко.

Стандартная переговорнаястратегия очень часто оставляет у людей чувство неудовлетворенности, изнуренияили отчуждения, а нередко и всего вместе.

1. Подготовка ипроведение переговоров

Подготовка к переговорамобычно делится на три этапа: на первом этапе следует собрать всю необходимуюинформацию, разобраться в стоящих перед участниками задачах, определить путирешения. На втором этапе следует обдумать различные варианты веденияпереговоров и выбрать приемлемый. На третьем этапе необходимо выявить различияв подходах к обсуждаемым проблемам и попробовать в них разобраться.

Практика показывает, чтопри планировании переговоров важно представлять возможную реакцию партнера наВаши предложения и учитывать его собственные ожидания от этих переговоров.Поэтому план должен быть достаточно гибким, но предусматривающим получениеответа на все интересующие Вас вопросы. Известно, что непредвиденная ситуацияможет привести к срыву переговоров. Избежать этого можно только заблаговременнойподготовкой альтернативных предложений.

Любые переговоры должныбыть ограничены по времени. Крайне неблагоприятное впечатление оставляют нелимитированныепо продолжительности переговоры. Они свидетельствуют о неподготовленности иформальном отношении к ним инициатора переговоров, о его профессиональнойнеподготовленности и неспособности принимать ответственные решения, онеуважении к своему партнеру.

Одним из не приемлемыхусловий контактов с представителем других организаций (фирм) являетсяпредварительная договоренность о времени и месте встречи. Переговоры не всегдапроводятся в служебных помещениях. Встречи с деловыми партнерами, носящийнеофициальный характер, возможны в театре, кафе, на спортивном мероприятие, напикнике и т.д. Переговоры в неофициальной обстановке требуют особеннотщательной подготовки. Желательно не иметь при себе ни плана переговоров, нидокументов подкрепляющих ваши аргументы. Не исключено что свидетелями могутоказаться представители конкурирующих фирм.

План переговоров долженсодержать:

-место, дату и времявстречи;

-состав участников;

-вопросы для обсуждения;

-альтернативы на случайконтрпредложений;

-ответственного заподготовку справочных материалов (образцы товаров, каталогов, рекламы);

-ответственного завстречу проводы представителей;

-ответственного заорганизацию угощения в ходе переговоров;

При подготовкепереговоров важнейшее значение имеет правильный выбор языка общения. Если деловыепартнеры свободно владеют одним и тем же языком, то проблем не возникнет. Еслиязыковая среда различна, то как правило, переговоры ведутся на языкепринимающей стороны с участием переводчика. Многие намеренно скрывают знанияязыка, для того чтобы другая сторона думающая что их не понимают, можетпроизнести фразу или реплику которая может дать полезную информацию илиповлиять на ход решения.

2. Проведениепереговоров

Переговоры следуетпроводить в отдельном помещении. Участники переговоров от принимающей стороныдолжны занять место в комнате переговоров до прихода туда представителей другойстороны.

Принимающий долженпредставить своих коллег по фамилиям и занимаемым должностям, включая иприглашенных на переговоры представителей других организаций. Затемпредставляет своих коллег руководитель другой стороны. Если участникипереговоров не очень хорошо знают друг друга или встречаются впервые, тоследует предварительно обменяться визитными карточками. Положив карточки передсобой в то порядке, в котором сидят партнеры по переговорам, легко вестибеседу, обращаться друг к другу по имени и при этом хорошо представляя себеуровень полномочий и компетентности собеседников.

Традиционно гостизанимают места лицом к окну, спиной к двери. В неофициальной обстановкирассадка участников встречи предпочтительна смешанная, так как это облегчаетоткровенный обмен мнениями. Руководители сторон обычно садятся рядом, остальныеучастники встречи – по симпатиям или по принципу субординации. После того каквсе займу свои места за столом переговоров, доступ в комнату встречи долженбыть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что крайненежелательно. Следует особо подчеркнуть, что присутствие на переговораханонимных свидетелей воспринимается с предубеждением, вызывает тревожноебеспокойство, не способствующее откровенному деловому разговору.

Независимо от важностипереговоров, начинаться они должны с неофициальных фраз, подчеркивающихвнимание принимающего к собеседникам, его личную благожелательнуюзаинтересованность в них. Эффективности беседы зависят от стиля ее проведения,содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя впереговорах с обеих сторон могут принимать участия несколько человек, какправило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во времяпереговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставитьслово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинствеслучаев всю тяжесть беседы по всему кругу обсуждаемых проблем ведущий долженбрать на себя.

Начинать переговорыследует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнутьсогласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которымможно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и толькопосле этого переходить к ключевым вопросам, требующим подробного разбора.

Имеется тактика веденияпереговоров проверенная временем:

-доходчиво объясните своепредложение;

-не обещайте ничегоневозможного;

-учитесь отклонять невыполнимые требования;

-записывайте все, с чемвы соглашаетесь и что вы обещаете;

-не верьте причинеотказа, если она убедительно не обоснована;

-не идите на прямуюконфронтацию;

-трудные вопросыобсуждайте в самом конце.

Метод принципиальныхпереговоров.

Этот метод предполагаетстремление найти взаимную выгоду везде, где это возможно, а там, где интересыне совпадают, следует настаивать на таком результате, который бал бы обоснованкаким-то справедливыми нормами независимо от воли каждой из сторон. Он включаетв себя четыре элемента:

1. Люди. Разграничивайтеучастников и предмет переговоров. Если не прямо, то косвенно участникипереговоров должны прийти к пониманию того, что им необходимо работать бок обок и разбираться с проблемой, а не друг с другом.

2. Интересы. Сосредоточьтесьна интересах, не на позициях. Цель переговоров состоит не в отсутствиивысказанных позиций, а в удовлетворении подспудных интересов. Принятая напереговорах позиция часто скрывает то, чего вы в действительности хотите, имешает достижению ваших истинных интересов.

3. Варианты. Прежде чемрешить, что делать, выделите круг возможностей. Успеху переговоров часто мешаютдефицит времени и стремления отыскать единственно правильное решение. Поэтомуважно найти время для обдумывания широкого круга возможных решений, которыеучитывали бы общие интересы и творчески примиряли интересы несовпадающие.

4. Критерии. Настаивайтена том, чтобы результат основывался на какой-то объективной норме. Когдаинтересам участника переговоров что-либо прямо противопоставляет, он можетдостичь благоприятного результата, просто проявив упрямство. Однако можнопротивостоять такому нажиму, настаивая на том, что неуступчивость не являетсядостаточным аргументом и что соглашение должно отображать какие-то справедливыенормы, а не зависеть от «железно» воли каждой из сторон.

Эти нормы, принимаемыевсеми договаривающимися сторонами, играют роль фундамента, на котором строится взаимоприемлемоесоглашение. Такими нормами, или объективными критериями, могут быть общиеподходы, общие ценности, обычаи, правила, инструкции, законы, экспертныеоценки, аналогичные примеры и пр.

Эти четыре элементапринципиальных переговоров могут учитываться вами, как только вы начнетеобдумывать переговоры и вплоть до момента, когда соглашение уже принимается,либо вы решаете отказаться от дальнейших усилий. Этот период можно разделить натри отдельные стадии:

— анализ (сборинформации, осмысление ее, постановка диагноза ситуации);

— планирование(составление плана действий, последовательности высказывания предложений,аргументов, контрдоводов);

— дискуссия.

3. Недостатки приведении переговоров

Партнер вступает впереговоры, не обдумав предварительно в достаточной степени их необходимость ицель, сложность и возможные последствия. В таком случае за ним лишь «ответныйход», т.е он будет реагировать, а не действовать, не от него будет исходитьинициатива.

Отсутствие программы. Упартнера нет четкого плана действий в пределах максимальных и минимальныхтребований. Легче вести переговоры, имея в голове или на бумаге различныеварианты действий.

Партнер настольковыпячивает собственные интересы, что не оставляет вам никаких преимуществ.Подобное несовпадение интересов, зачастую вызываемое эгоистичнымисоображениями, блокирует собеседника, отбивает у него охоту вести переговорывообще.

Недостаточная подготовкапереговоров. Эффективность переговоров снижается, когда партнер не имеетчеткого представления о собственных конкретных предложениях и аргументах,детальных требованиях и критериях оценки предмета переговоров, позиции иожидаемой реакции противной стороны.

Неправильное поведениеодного из партнеров отрицательно сказывается на атмосфере переговоров, мешаетдостижению их цели.

Партнер разучился слушатьили никогда не владел этим искусством. А это является условием эффективностивсяких переговоров. Участник переговоров в ответ на взыскания партнера:

-ведет себя непо-деловому, эмоционально, несдержанно;

-не аргументирует, асвоенравно отстаивает свою позицию;

-не приводит новые факты,не выдвигает новые предложения, а излагает уже известные позиции, мешающиерешению проблемы;

-участник переговоров неруководствуется общими интересами, совместной ответственностью за общее дело,не выделяет этот аспект. С помощью анализа реального положения дел выявляетсянесовпадение интересов участвующих в переговорах сторон, что и ведет квозражениям, встречным требованиям, отказам и т.д.

Недооценивается значениепсихологических моментов. Например, готовности участника переговоров пойтинавстречу партнеру. У многих руководителей эти способности развитынедостаточно.

4. Национальные особенностиведения переговоров

Трудности на переговорахзачастую обуславливаются различиями национальных культур. Принято различать культуры,в которых произнесенные слова воспринимаются практически без учета возможногоскрытого смысла. Это так называемые культуры с низким уровнем контекста. К нимотносятся американская и немецкая. В других культурах, в частности персидской,французской, японской, значение контекста очень велико. Порой скрытый в словах смыслспособен менять сказанное на прямо противоположное.

Довольно распространеннымявляется мнение, что легче вести переговоры представителям одной расы и темболее одной национальности. Между тем это не всегда так. Ученые пришли квыводу, что чем ближе народы друг к другу этнически, тем более существеннымипредставляются им различия во взглядах на ту или иную проблему. Зато чем большеразнятся народы в этническом плане, тем более значимыми для их представителейбудут совпадения во мнениях. При этом следует отметить, что при совпаденииинтересов сторон национальные различия не замечаются, но стоит возникнутьконфликту, как они начинают играть важную роль.

Надо учитывать, гдеучастник переговоров родился, получил образование, живет и работает в настоящиевремя. Так, японец, проживающий в США и ведущий переговоры от имениамериканской компании, в определенной мере может сохранить черты, присущиеяпонскому национальному характеру, и это будет влиять на его поведение напереговорах. Однако в целом его стиль ведения переговоров будет скорееамериканским, поскольку на формирование его личности большое влияние оказала тасреда, в которой он был воспитан.

Американцы при решениипроблемы стремятся обсудить не только общие подходы, но и детали, связанные среализацией договоренностей. Они ценят в людях открытость и честность, быстропереходят к сути дела, не тратя времени на формальности.

Англичане не уделяютособого внимания тщательной подготовке переговорного процесса. Подходят к любойпроблеме с изрядной долей прагматизма, пологая, что в зависимости от позициипартнера непосредственно в ходе переговоров можно будет найти оптимальноерешение.

Арабы стараютсяустановить на переговорах атмосферу взаимного доверия. При первом знакомствеобязательно выкажут партнеру радушие и любезность. Они предпочитают торг застолом переговоров всем иным формам взаимодействия с деловыми партнером.

Ирландцы считаются самымитрудными переговорщиками во всей Западной Европе. В силу определенныхисторических причин у них выработалось особая модель проведения по отношению киностранцам – делать так, чтобы во второй раз не обращались.

Испанцы искренни,сердечны, открыты, обладают чувством юмора и способностью работать в команде.Переговоры с испанскими предпринимателями обычно протекают менее динамично, чемс американскими или корейскими.

Китайцы во время деловыхвстреч очень внимательны к двум вещам: сбору информации, касающейся предметапереговоров, и созданию «духа дружбы». По сути это просто хорошие личныеотношения партнеров по переговорам.

Корейцы высоко ценятличные контакты, непосредственное общение, поэтому без них в Корее невозможнорешить ни одной серьезной проблемы. Завязать с ними контакт в письменной формепросто не возможно.

Немцы предпочитаютначинать переговоры, если они твердо уверенны в том, что придут к какому-тосоглашению с партнером Очень ценят пунктуальность, известны своим педантизмом,поэтому, ведя с ними переговоры, необходимо строго придерживаться протокола.

Французы в отличии отамериканцев, стараются избегать официальных обсуждений любых вопросов один наодин. Любят досконально изучать все аспекты и последствия поступающихпредложений, поэтому переговоры с ними проходят в значительно более медленномтемпе.

Шведы аккуратны,пунктуальны, порядочны и надежны во всех отношениях. Как правило, владеютнесколькими европейскими языками. Любят планировать дела заранее, поэтому оделовых встречах лучше договариваться заблаговременно.

Японцы трудолюбивы,привержены традициям, дисциплинированны, вежливы и аккуратны. Японские предпринимателипривыкли судить о партнере прежде всего по его принадлежности к той или инойгруппе или группировки.

Начиная переговоры слюбыми представителями Запада или Востока и пытаясь изменить в свою пользу ихход, никогда не следует прибегать к уловке, которую иногда позволяют себероссияне: они говорят, что кое-кто предлагает им более выгодные условия сделки.Среди солидных людей это считается шантажом и бестактностью. Там принятосчитать, что каждый волен выбирать себе самого выгодного партнера, но долженделать это достойно, не оскорбляя других.

Вывод

Подготовка новой сделкиможет занимать сколько угодно времени, но само решение должно приниматьсябыстро и немедленно реализовываться. Кстати один из постулатов японскогобизнеса гласит: реагировать мгновенно, действовать молниеносно. Грузответственности при этом очень велик – ведь в случае неудачи или банкротстванекого винить, кроме самого себя, поэтому планирование переговоров – важнейшийэтап их подготовки. План должен с максимальной полнотой охватывать интересующиевас проблемы. Он не может быть ограничен только определением даты, времени иместа переговоров. В нем в общем виде намечаются основные проблемы, подлежащиерассмотрению, и состав участников. Наличие плана вселяет в исполнителейуверенность в успехе любого дела.

Успех переговоров не впоследнюю очередь зависит от принципиальных отношений собеседников кпереговорам вообще и от их поведения в конкретной ситуации. Исходите из того,что переговоры необходимы и полезны для решения поставленных перед вами задач.

На протяжении многолетнейпрактики выработаны определенные правила ведения переговоров, пренебрегатькоторыми не в деловом, ни в дипломатии не принято.

Список используемойлитературы

1. Современный этикет и деловойпротокол. – 2-е изд. / Э.Я. Соловьев — М.: Издательство «Ось-89», 1999.

2. Основы бизнес-планирование:Учебное пособие / С.Р. Демьяненко — М.: Советский спорт, 2002.

3. Деловое общение. Деловой этикет:Учебное пособие / И.Н. Кузнецов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.